Llevo un tiempo dándole vueltas a cuestiones relacionadas con la «productividad personal«. Esa disciplina que te permite, en teoría, hacer el mejor uso posible de tu tiempo. Y he de reconocer que, sin ser un experto, me gusta la filosofía y las técnicas que hay detrás.
Sin embargo, hay un punto en el que todavía no he conseguido encajar bien todas las piezas. Comentaba hoy mismo en un tuit que «El problema no suele ser tener «mucho qué hacer», sino hacerlo en condiciones de incertidumbre«. Y en verdad lo pienso. Porque si uno tiene muchas cosas que hacer, está «desbordado»… cualquier sistema de productividad personal te va a permitir poner orden, establecer prioridades… y luego simplemente es cuestión de ponerse. Pim, pam, pim, pam… y se van resolviendo «to dos» o «quehaceres», a veces con más concentración, otras con menos… pero digamos que es cosa de organizarse mínimamente y luego aplicar «fuerza bruta» a la ejecución.
La verdad, ójala ése fuera todo el problema.
Pero te encuentras, en el día a día, con muchas situaciones grises que impiden aplicar ese esquema. Por ejemplo, con tareas que no están bien definidas. «Pues lo que hay que hacer como primera tarea es clarificar la tarea», dirán los puristas del sistema. Ya, en un mundo ideal tenemos en el minuto cero todos los datos, o es cuestión de buscar en algún sitio, o de preguntarle a alguien que además está siempre disponible, y tiene la respuesta que queremos. En definitiva, que tenemos en nuestra mano «clarificar la tarea». Y que además no corre el reloj, y las fechas de entrega no se acercan. Pero en la vida real, tienes que trazar un plan «medianamente viable» aunque no sea perfecto, e ir ajustando sobre la marcha. Pero eso implica que en muchas ocasiones no tienes claro por dónde avanzar, ni tienes claro si el esfuerzo que estás dedicando a una tarea finalmente tendrá sentido, ni puedes quitarte la sensación de impotencia de un proyecto que «debería avanzar» pero no sabes muy bien cómo lograrlo.
Por no hablar, claro está, de cuando estás en un entorno corporativo en el que las prioridades son volátiles, sujetas a mil y una historias, donde hay decenas de cocineros metiendo la cuchara en el guiso movidos cada uno por su interés, donde lo que es importante para uno no es importante para el otro, lo que hoy es una prioridad mañana se deja de lado… pero sólo hasta que alguien se acuerda y vuelve a convertirse en «proyecto estrella».
Sí, sé de sobra que esto no es un problema de «productividad» propiamente dicho, sino de organización, de comunicación, y si me apuras de estrategia/liderazgo. Un colectivo debería tener claro a dónde va (de forma flexible, sí, pero sin bandazos), debería tener una organización clara (donde esté perfectamente definido quién decide qué, y quién es responsable de qué), y unos canales claros que permitiesen que la comunicación fluyese de forma clara, puntual e inequívoca. Eso sin duda ayudaría a limitar (que no eliminar) el grado de incertidumbre, y permitiría aplicar los criterios de productividad de forma más razonable. Pero no siendo así, me temo (al menos yo no he sabido cómo evitarlo) la productividad se ve arrasada por la incertidumbre.
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De hecho, una de las claves en la productividad personal es definir las cosas en una unidad lo suficientemente pequeña como para que sea clara y no haya esa sensación de «no sé que hacer»… Porque sabes cual es el siguiente paso, aunque no sepas los demás.
La idea es que, si reduces una idea vaga a pasos claros, aunque sea sólamente el primero, eliminas mucha de ese «rozamiento» o «resistencia» que causa en tu mente el pensar en una tarea sin tenerla definida, que no hace más que eliminar productividad.
Ojo, que no digo que sea fácil. Yo ando lidiando con GTD (me dieron un curso reciente), y tiene mucho de terminar interiorizando y adaptando el sistema hasta que «se integre» lo que a tí te funciona y cómo trabajas. Es un proceso sin duda complejo y que lleva tiempo y esfuerzo…
En estos casos procuro siempre definir claramente cuales son los inputs y cuales los outputs. Como si mi tarea fuese una caja negra donde entran tres entradas (por ejemplo 3 informes de una hoja) y una salida.
Definir qué se necesita y qué no, en qué formato y con cuánto tiempo de antelación.
Aunque reconozco que como ex-auditor es complicado conseguir que los demás respeten estas cosas y no acaben enviando luego todo por partes, con información extra, a destiempo y finalmente pidiendo un adelanto en la entrega de los «deliverables».
Los auditores sois gente simpática :). Y fíjate que en una auditoría te pueden «marear» con la información, pero ninguna de esa información altera el objetivo final de tu trabajo (por así decirlo, es un puzzle del que te pueden faltar piezas, pero no te cambian el puzzle a mitad de la partida…)
Jaime, precisamente con el GTD ando yo. Y en este punto es donde yo lo veo… ¿insuficiente? Insiste mucho el sistema en «hacer lo que verdaderamente es importante», y en la vida real te encuentras muchas veces haciendo cosas que no sabes si son importantes o no hasta después de haberlas hecho…
En el «mundo real» las prioridades que has definido a priori no sirven de nada porque, para cuando vayas a hacer la tarea, habrán cambiado. Lo mismo pasa con la importancia y la urgencia. Son dinámicas y no sirven como referencia. Para colmo, en la «presión del momento» no puedes ponerte a pensar y a evaluar alternativas, riesgos… ¿Cuál es la solución? Tiene varias partes, de las que adelanto un par de ellas:
1) Olvida las prioridades, importancias y urgencias. La nueva forma de pensar es: «ahora, en donde estoy, con las herramientas que tengo a mi alcance, mi nivel de energía mental y el tiempo de que dispongo, ¿qué cosas puedo hacer?» A lo mejor lo más importante, urgente y prioritario que tienes que hacer hoy es una llamada telefónica pero, ¿qué sentido tiene agobiarte con ello si estás en un avión y no puedes hacerla?
2) Construye una «intuición formada». Si no tienes claros tu propósito, visión, objetivos a largo y medio plazo, la toma de decisiones en el corto plazo es extremadamente difícil. Aclarar los niveles superiores de perspectiva se traduce automáticamente en que lo que tienes que hacer hoy y ahora pase a ser evidente.
GTD tiene muchas capas. La «chicha» está en la filosofía, no en la metodología 😉
Yo me muevo en un entorno de incetidumbre, con prioridades cambiantes y GTD te ayuda bastante también. Como dice Jose Miguel, por encima de la parte organizativa que te aporta control (las 5 fases, la regla de los 2 minutos, las revisiones) hay un sistema «filosófico» (los 4 últimos de los 6 niveles) que hará que empieces a no ir a reuniones a las que antes ibas, a preparar mejor las tuyas y convocarlas sólo cuando es estrictamente necesario y sealinean con tus objetivos, etc. Un mundo.
Amigo Hernández, muy interesante su artículo. Ante su planteamiento, hay un sólo camino: trabajar con las ciencias de la complejidad