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Ventajas y desventajas de trabajar en oficinas abiertas

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Si trabajas en un entorno de oficina, raro será que no trabajes en un espacio abierto. Ya sabes, oficinas diáfanas, con un montón de mesas corridas llenas de ordenadores. Mucha luz, mucha gente, mucho ruido. Hubo una época en la que se glosaban los efectos beneficiosos que esa disposición tendría para los trabajadores (¡más colaboración! ¡más trabajo en equipo! ¡más flujo de ideas!), pero en tiempos recientes cada vez son más las voces críticas con las oficinas abiertas.

A lo largo de los años he tenido la oportunidad de trabajar en distintos entornos. He conocido las oficinas abiertas (el «staff», o «la pradera» como se le solía llamar) en mis primeros años de consultoría, un despacho en una etapa posterior, trabajar desde casa, vuelta a una oficina abierta…

El haber conocido estas distintas opciones me ha permitido valorar, de primera mano (y siempre desde mi subjetividad) cuáles son las ventajas y desventajas de trabajar en un espacio abierto.

Desventajas de trabajar en oficinas abiertas

Empecemos con las desventajas que, si has experimentado este entorno de trabajo, seguro que reconoces rápidamente:

  • Potencial de distracción: gente hablando, conversaciones telefónicas, movimiento, compañeros que te vienen a contar algo, cafés… en un espacio abierto tienes menos defensa frente a todas esas «agresiones». Y si necesitas concentración, lo vas a tener difícil.
  • Falta de privacidad: ahí estás, a la vista de todo el mundo. Tus conversaciones se escuchan, lo que haces en el ordenador se ve… vale que tampoco vas a hacer nada raro (¿o sí?), pero es muy incómodo tener la sensación de que, como en Gran Hermano, muchos ojos te vigilan.
  • Fatal para según qué trabajos: si tu trabajo depende de tener un elevado nivel de concentración, o necesitas calma para pensar, o tienes que tener conversaciones mínimamente delicadas… un espacio abierto se convierte en un campo de minas para tu actividad.
  • El infierno de los introvertidos: si eres (como yo tiendo a ser) de los que necesitan cierta distancia con otros seres humanos… esa exposición permanente a la socialización acaba siendo angustiosa.

Ventajas de trabajar en oficinas abiertas

Con tantas desventajas, parece que no hubiese mucho lugar a la duda. Y sin embargo, cuando he trabajado en un despacho o desde casa, hay cosas que he echado mucho de menos:

  • Socialización: trabajar en un entorno abierto permite muchos momentos de interacción con tus compañeros, tanto «hablando de trabajo» como de cualquier otra cosa. Esa fina red social, ese intangible… es algo que luego tiene su impacto en el desarrollo del trabajo. Por ejemplo, cuando tienes un problema, necesitas ayuda, o echar una mano… es mucho más fácil si tienes creados esos vínculos.
  • Aprendizaje: tú estás a lo tuyo, pero quieras o no también te llegan ecos de lo que hacen los demás. Aprendes de lo que hacen, de cómo lo hacen, de sus éxitos y sus fracasos. Te vas formando, a través de ellos, una idea de cómo funcionan otros departamentos, de cómo son otras personas, etc., etc. Del mismo modo, puede que escuches una conversación a vuelapluma y puedas aportar a otros una solución que les ahorre muchos dolores de cabeza. Eso, si estás encerrado en un despacho, es mucho más difícil.
  • Colaboración: cuando realmente necesitas trabajar con alguien, es mucho más sencillo estar codo a codo, apoyándose uno a otro… si estás ocupando el mismo espacio físico. Sí, hay tecnología que permite coordinar… pero estaremos acuerdo en que no es lo mismo.

¿Cuál es la mejor forma de trabajar?

La respuesta, no por esperable, es menos cierta. Y es que… depende. Depende de las características de la persona, depende de las características de su trabajo. Depende del flujo de trabajo, depende hasta del momento del día. Por eso lo interesante es tener opciones. Trabajar en un entorno que permita ajustarse en función de todas esas características, y disfrutar de las ventajas que cada opción ofrece.

Habrá días (incluso ratos) en los que seas feliz en un entorno abierto, te sirva para conectar con tus compañeros, para aprender, para generar vínculos. Habrá otros días (o ratos) en los que necesites desesperadamente una puerta cerrada, silencio y concentración.

La clave es tener la consciencia de reconocer cuándo necesitas una cosa u otra, y disponer de los recursos para poder autogestionarte sin estar atado a una de las alternativas.

Otra forma de trabajar en la oficina debe ser posible

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Voy a hablar de mí, aunque creo que mi razonamiento puede ser extrapolable a muchas otras personas, miembros de esa casta que podríamos llamar «trabajadores del conocimiento». Ya sabéis, el mundo de los cubículos y los depachos, las reuniones y largas jornadas sentados en un escritorio, con un trabajo que no es repetitivo/mecánico sino que tiene mucho que ver con planificación, gestión, seguimiento, a veces incluso algo de creatividad…
Mis días de oficina (cuando voy a la oficina; luego hago mención a los días que trabajo en casa) tienen dos componentes. Por un lado, sentado en un escritorio delante del ordenador; ahí hago el trabajo que tiene que ver con elaborar informes, con hacer seguimiento, con responder emails (uy, ¿eso es un trabajo?), con planificar proyectos… Y luego hay otra parte, el mundo de las reuniones, que se desarrolla en salas al efecto; algunas de ellas productivas (te juntas con la gente que te tienes que juntar, tienes claro los temas que tienes que resolver, pim, pam, y en seguida has terminado) y muchas otras no. Entre ambas situaciones, aderezadas con la relación social (conversaciones de trabajo o de no trabajo, chascarrillos, etc.) consumen el 99% del tiempo que pasa entre que llegas por la mañana y enciendes el ordenador, y que te vas por la tarde.
Y yo confieso: no es una situación que me guste. Es más, me frustra bastante.
Una de las cosas que me da rabia es la suma de horas con el culo pegado a la silla. Cada vez son más las voces que se alzan para avisar de que pasar tantas horas sentado es muy malo para el cuerpo. Sedentarismo y obesidad, problemas musculares y de articulaciones… de esas cosas que no notas mucho en el día a día, pero que tienen un brutal efecto acumulativo. Yo noto particularmente el impacto en la energía… ¿cómo puedes acabar cansado de estar sentado? Pues sucede.
Hay alternativas, claro. Desde gente que promueve escritorios de pie (incluso ligados a una cinta de andar), a gente que fomenta reuniones de pie o incluso dando paseos. Es decir, puedes hacer el trabajo que tienes que hacer sin necesidad de estar sentado, y no pasa nada.
Otra cosa que me molesta es la sobreutilización del ordenador. Si te pones a pensar, ¿qué porcentaje de tu jornada realmente necesitas el ordenador? Hay muchas tareas que podrías hacer sin él. Y sin embargo lo tienes ahí, enfrente, abierto y encendido. Y mitad queriendo y mitad sin querer acabas usándolo más de lo que deberías, y en muchísimos casos para cosas que no te aportan nada. A veces desearía tener un espacio y tiempo alejado del ordenador, romper esa inercia.
No me gusta tampoco la idea de tener tu «espacio asignado». Me gustaría disponer de espacios multidisciplinares, a los que poder acceder según las necesidades. Porque tampoco el 100% del tiempo «estar sentado en tu silla» es lo que te va a permitir trabajar mejor. A mí, por ejemplo, me gustaría poder dedicar más tiempo a leer (artículos, libros, etc.), pero «sentado en la mesa» no me sale. Me gustaría tener un sofá en el que poder leer tranquilamente, con una libretita para ir anotando ideas. A veces lo que necesitaría sería una gran pared en la que ir colocando postits, en la que poder coger distancia para ver el cuadro global, o acercarme para ver los detalles. A veces necesitaría una mesa despejada en la que poder extender un montón de papeles. Pero como tienes «tu sitio»… y si no estás en «tu sitio»… ¿qué estás haciendo?
Tampoco vivo bien esa distinción entre «tiempo de trabajo» y «otras cosas. Parece que por el hecho de estar en la oficina tienes que «estar trabajando» (además, con una visión muy concreta de lo que es «estar trabajando»). Y sin embargo, la realidad en este tipo de trabajos es que es muy difícil separar tiempo de trabajo y tiempo de «otras cosas». A veces se te ocurren ideas cuando estás en casa, y a veces necesitas «desconectar» cuando estás en la oficina. De hecho, nuestros cerebros no están hechos para mantener determinado tipo de foco de forma constante, necesitamos cambiar de tipo de actividad, a veces a cosas que directamente son evasión. Pero no basta con «entrar en Facebook», a veces hay que darse un paseo, o jugar, o moverse, o dedicar tiempo a otras áreas del cerebro (pintar, tocar música). O meditar. O echar una cabezadita. Pero ponte a hacerlo en la oficina… De hecho es que a veces «ir a la oficina» directamente no te aporta nada. Y sin embargo, como es «lo que toca»…
¿Y por qué no cambiar, no hacerlo de otra forma? A veces es pura inercia; hay varios comportamientos de los arriba citados que simplemente es cuestión de cambiarlos. Por ejemplo, quitar el ordenador de enmedio salvo que vayas realmente a usarlo. O irte a otra ubicación si necesitas cambiar el entorno. Y sin embargo, cuesta primero ser consciente y segundo acabar con el hábito. También influye el entorno físico, cómo estén diseñadas las oficinas. ¿Hay espacios para sentarse a leer, o para reposar? ¿Cómo son las salas de reuniones? ¿Hay sitios donde podrías trabajar de pie? Y por supuesto no podemos olvidarnos de la presión social: ¿qué pensaría la gente si te ve, por ejemplo, sacando una guitarra? ¿o sentado en un sofá simplemente leyendo? ¿o echando una cabezadita? ¿o haciendo unos ejercicios de estiramiento? ¿qué pasa el día que no estás en la oficina, o el que te vas a mediodía? A mí hay veces que se sonríen cuando me pongo a garabatear cosas en una hoja, o cuando cojo un papel para hacer una pajarita…
Curiosamente yo tengo la oportunidad de trabajar algunos días en casa, y de poner en práctica algunas de estas ideas. Si quiero leer un rato, me siento en el sofá con la tablet y santas pascuas. Dedico un rato en el día para salir a dar un paseo, estirar las piernas y que me dé el aire. Cuando estoy atorado, salgo al balcón a mirar las plantas, o cojo la guitarra y hago unas escalas. En definitiva, voy probando cosas. Y aun así, hay ratos en que siento una invisible (porque no hay nadie que me vigile) presión para estar «sentado delante del ordenador» porque «debes estar trabajando».
Definitivamente, hay otras formas de trabajar. Debe haberlas. Porque son buenas para las personas, pero estoy convencido de que también lo son para la productividad y creatividad. Hay que romper con ese paradigma que implica que todo lo que no sea «estar sentado frente al ordenador» no es trabajar. Pero los primeros que tenemos que romper con ello somos cada uno de nosotros, y creo que es el paso más difícil. Hace años hablaba de la «oficina del futuro«, pero creo que los que tenemos que conquistar ese futuro somos cada uno de nosotros, haciendo evolucionar nuestros espacios de trabajo y nuestras formas de trabajar.

Enchufes en el suelo

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EnchufeEntiendo la lógica de los enchufes en el suelo: para los que montan las oficinas es sencillo, hacen la instalación por el falso suelo, montan unos cajetines por aquí y otros por allá… y se olvidan para siempre. Esta disposición facilita además los procesos de mudanza y otros cambios de las oficinas: uno mueve mesas, estanterías… y total, los enchufes están en el suelo y no hay que moverlos.
Pero… ¿nadie piensa en los usuarios de los enchufes? Todavía si se trata de equipos fijos, que se enchufan una vez y no se desenchufan en años, vale. Pero los que tenemos que ir de acá para allá con nuestros portátiles… cada vez que hay que enchufar (una vez al día, al menos) toca agacharse debajo de las mesas hasta llegar al cajetín más próximo. Y para desenchufar, tres cuartas de lo mismo. Por no hablar del cargador del móvil, del cargador de la PDA, del cargador del MP3…
Recuerdo que así era en la flamante Torre Picasso. Los chicos con nuestros trajes arrastrándonos por el suelo, las chicas tan monas ellas con lo mismo… ¡Con lo fácil y cómodo que es tener una ristra de enchufes a la altura del escritorio! Fácil y cómodo para los que los tenemos que usar, claro… pero bueno, supongo que esa no era una prioridad, no siendo que un día hubiese que llamar a un electricista para montar enchufes… que eso sí que cuesta dinero y no decenas de consultores arrastrados por los suelos día sí y día también.
Un día una compañera estaba culo en pompa debajo de la mesa enchufando su portátil… y no se le ocurre otra cosa que decir «si queréis enchufar algo, aprovechad ahora». En fin, si estuviésemos en Estados Unidos o la chica hubiese sido un poco idiota las risas y comentarios de los allí presentes hubiesen sido motivo de encarcelamiento por acoso… pero hubo suerte.
En fin, una de las modificaciones que he hecho en mi despacho es ponerme una base de enchufes pegada en la pared a la altura de la mano. Enchufar y desenchufar cualquier cosa se ha vuelto una tarea de lo más sencilla. Muy recomendable, de verdad.