Gestiona el exceso de tesorería

La gestión de la tesorería es uno de los elementos más importantes en la gestión financiera de las empresas. Significa asegurarse de tener dinero para realizar los pagos cuando éstos se presentan. Pero también (y esto es importante, y algo que muchas veces se obvia) minimizar el dinero que está «muerto», sin producir rentabilidad (es más, devaluándose por efecto de la inflación), esperando a que lleguen los pagos. Ese equilibrio de tener a mano el dinero necesario cuando es necesario, e invertirlo bien cuando no lo es, es la clave de la gestión de tesorería.
Un ejercicio que también se puede hacer, sin duda, en el ámbito doméstico. La operativa de muchos de nosotros es muy sencilla en este sentido: vamos recibiendo pagos en nuestra cuenta corriente, vamos haciendo gastos (con la tarjeta, o sacando en el cajero)… y ahí va quedando el saldo de la cuenta corriente como resultado. Si nos encontramos en una dinámica de «ahorro» (es decir, que en condiciones normales ganamos más de lo que gastamos), ese saldo va creciendo poquito a poco… y se remunera a un tipo de interés irrisorio. ¿No podemos sacarle un poquito más a nuestro dinero? Seguro que sí… ahí van algunas recomendaciones:

  • Analiza bien tus gastos e ingresos corrientes a lo largo de un periodo reciente y razonablemente largo. Los ingresos y gastos corrientes (la nómina, la cuota de la hipoteca, la luz, el gas, el agua, los seguros…) son fácilmente extrapolables al futuro, y te van a permitir saber cuánto dinero te va a sobrar y cuánto vas a necesitar en los próximos meses
  • Planifica los gastos e ingresos no recurrentes que puedas tener en los próximos meses: si sabes que vas a reformar parte de la casa, que toca revisión del coche, que necesitas comprar muebles para una habitación, que te quieres ir de vacaciones… tenlo en cuenta a la hora de valorar cuánto (y cuándo) necesitarás el dinero
  • Define tu colchón de seguridad: así como en las empresas puede ser normal que haya una gestión de la tesorería muy dedicada y sofisticada (analizando las necesidades y excesos de tesorería prácticamente al día, y utilizando productos financieros complejos que permiten colocar los excesos a periodos muy cortos), en la gestión doméstica no es habitual poder dedicarle ese nivel de atención ni tener acceso a esos productos. Así que es importante plantear un determinado volumen de caja «de seguridad» que nos permita despreocuparnos de si un pago se adelanta, o un ingreso se retrasa: jugar demasiado al límite podría provocarnos un descubierto que tendríamos que pagar a precio de oro.
  • Invierte tu dinero en productos con plazos adecuados: a la hora de invertir los excesos de tesorería, no valores únicamente el tipo de interés, también ten en cuenta el plazo. Quizás parte de ese dinero puedas necesitarlo a corto plazo (y un producto a uno o dos meses sea el más adecuado), y otra parte puedas colocarla a un plazo mayor.
  • Ten un plan de contingencia: como los imprevistos ocurren, y puedes tener necesidades financieras en un momento determinado (porque los excesos imprevistos son un «problema» más llevadero), asegurate de que los productos en los que inviertes tienen posibilidades de rescate (aunque sea renunciando a parte de la rentabilidad) o de contar con alternativas de financiación prepactadas (posibilidades de un préstamo personal, ampliación de hipotecas, líneas de crédito, amigos con recursos…)

Esta mañana hemos bajado mi mujer y yo a contratar un depósito de ahorro a plazo con el exceso que teníamos. A un 4,5% TAE puede que no parezca mucho (sobre 1.000 euros supondría 45 de intereses, sobre 10.000 euros 450, etc.), pero es tontería renunciar a ello simplemente por no preocuparse, ¿no os parece?

Cómo hacer el seguimiento de tus finanzas personales

Calculadora

Lo comentaba ayer: para poder hacer una gestión de las finanzas personales (en vez de simplemente «dejarse llevar» y «a ver qué pasa»), es necesario tener un control muy completo sobre nuestra situación y evolución. Cuánto tenemos, cuánto debemos, cuánto nos deben, cuánto ganamos, cuánto gastamos… sólo si tenemos claro esto podremos empezar a hacer análisis en condiciones y tomar decisiones que nos permitan mejorar nuestra situación presente y futura. ¿Y cómo hacer este seguimiento? Con datos.
Tras unos primeros años de vida laboral en los que no presté mucha atención a este asunto (básicamente entraba más dinero del que salía, así que no me preocupaba), en 2002 se sucedieron un conjunto de circunstancias (empezar a hacer cuentas en común con mi mujer, valoración y compra de un coche, valoración y compra de un piso) que me llevaron a seguir un cierto control, para lo cual empecé (como muchos) con una hoja de cálculo.
El problema de la hoja de cálculo (aparte de haberla ido construyendo «sobre la marcha» y por lo tanto sin método) es que en realidad consistía en un resumen mes a mes de mi situación. Es decir, no era capaz de hacer un seguimiento de detalle, lo cual a posteriori es un incordio sobre todo cuando quieres profundizar. Así que empecé a utilizar un software específico. En mi caso fue el MS Money, aunque ahora hay cada vez más alternativas.
MS Money es un programa muy potente, pero a la vez un tanto intimidador al principio: tiene muchas opciones, un funcionamiento «contable» que es interesante conocer a priori… en definitiva, con una curva de aprendizaje lenta, conviene cacharrear bastante con él antes de poder extraerle todo el jugo. Y por otro lado es bastante exigente después: se basa en un sistema de registro transacción a transacción. Es decir, en ir anotando y categorizando todos y cada uno de los moviemientos financieros que vayamos teniendo. Esto nos permitirá después alcanzar niveles de análisis fabulosos, pero nos exige rigor y constancia para mantenerlo correctamente actualizado…
La cuestión es que si superamos esas dos barreras (el aprendizaje inicial y la exigencia de actualización posterior), este tipo de software es una herramienta fantástica tanto para hacer el seguimiento de nuestras finanzas, analizarlas y ayudarnos a tomar decisiones. Ahí van algunos consejos para extraerle el máximo rendimiento a este tipo de programas:

  • Antes de empezar, emplea tiempo en familiarizarte con el sistema de cuentas, la estructura de categorías y el funcionamiento general del programa. Lee los tutoriales, crea algunas cuentas y transacciones de prueba… todo esto ayudará a que cuando empieces con tus cuentas «de verdad» todo sea más sencillo y menos frustrante.
  • Adapta a priori el sistema a tus necesidades: crea las cuentas que vayas a necesitar, renombra y reorganiza las categorías para que se adapten a tus transacciones, ten en cuenta las posibles necesidades de adaptación a tu país (este tipo de software suele venir muy centrado en el mundo anglosajón)… todo esto facilitará que luego los análisis tengan más sentido. Siempre podrás ir haciendo ajustes sobre la marcha, pero cuanto más sólido sea el esquema al principio, mejor.
  • Siempre que puedas, realiza tus transacciones de forma que quede constancia de ellas: tarjetas de débito y crédito, banca electrónica… dejan un rastro que te facilitará luego el volcar las transacciones al sistema. Ya que lamentablemente no contamos con muchas entidades que permitan alimentar directamente al programa mediante conexión directa, al menos podremos introducir manualmente los extractos.
  • Actualiza con cierta frecuencia. La frecuencia es necesaria para llevar un control real sobre tus finanzas; de poco vale darte cuenta de algo al cabo de los meses, si requería una actuación más ágil. Si no lo haces con frecuencia, tendrás un bonito repositorio de información, pero de utilidad limitada.
  • Sé disciplinado en la actualización. Se trata de un trabajo esencialmente manual (aunque puedes automatizarlo en cierta medida a partir de la información que te dé tu banca electrónica) y da una cierta pereza; pero si lo dejas, el trabajo se acumula con lo cual la pereza es mayor y acabarás dejándolo.
  • Procura introducir inmediatamente (si es posible al día, mejor) las operaciones que hagas en metálico. Porque si lo dejas, acabas olvidando el detalle de las mismas, y al final simplemente acabas sabiendo que sacaste 40 euros y no sabes en qué te los has gastado. Y al final es mucho dinero sin controlar; haz las cuentas y lo verás.
  • Añade el máximo nivel de información a las transacciones. Asigna categorías con la mayor precisión posible, ya que eso te permitirá hacer un análisis mucho más granular a posteriori, e introduce notas de texto que ayuden a identificar la transacción; lo que hoy está fresco en tu memoria, dentro de dos años no recordarás de qué se trata.
  • Refleja las transacciones de la forma más fiel posible: desglosa la nómina para reflejar retenciones y contribuciones, desglosa las facturas con IVA si luego te lo puedes deducir, etc… de esta forma, los análisis posteriores serán más reales
  • Cada vez que detectes una operación recurrente (aunque no sea exacta), incorpórala a la lista de operaciones recurrentes. Te ayudará a planificar mejor, y a simplificar en parte el sistema de introducción de datos; éstas se introducen solas.
  • A la hora de planificar, procura disponer de una visión retrospectiva amplia para identificar elementos que por su estacionalidad puedan no estar presentes en el día a día. Y hacer una distinción clara entre operaciones corrientes y operaciones extraordinarias, que pueden distorsionar los análisis.

En fin, este tipo de herramientas es muy potente pero exige dedicación. Eso sí, una vez que se empieza a manejar con soltura nos permite hacer de todo. Personalmente he caido en la mayoría de los errores, pero poco a poco he ido mejorando en su uso; ¡y todavía me queda por extraerle todo el jugo!
Foto | Afroswede