Getting things done y los trabajadores del conocimiento

Leí «Getting Things Done» de David Allen hace ya un tiempo. De hecho, lo releo con cierta frecuencia, y recientemente lo he re-escuchado (lo conseguí en audiobook… una forma muy interesante de aprovechar las idas y venidas en coche, frente a la dicotomía de la música o las tertulias radiofónicas). Me gusta el método, procuro aplicarlo lo mejor que puedo (con algunas partes me peleo más que con otras), y creo que en general me ayuda a tener el control sobre todo lo que tengo que hacer.
Probablemente una de las cosas que más haya «resonado» en mí, que más me haya hecho identificarme con el método GTD, es su adaptación al perfil del «trabajador del conocimiento». Cita David Allen a Peter Drucker en el libro:

In knowledge work… the task is not given; it has to be determined. ‘What­ are the expected results from this work?’ is the key question in making knowledge workers productive. And it is a question that demands risky decisions. There is usually no right answer; there are choices instead. And results have to be clearly specified, if productivity is to be achieved.»

Cuando uno se dedica a lo que yo me dedico, la sensación de incertidumbre acerca de tu trabajo es constante. Tienes uno o varios proyectos paralelos, en los que en mejor de los casos hay un objetivo difuso. Sabes que tienes que hacer cosas, pero no tienes muy claro por dónde avanzar. Para colmo, las circunstancias cambian de un día para otro, nuevos inputs, nuevas prioridades, nuevos proyectos que entran en colisión. Aguas turbulentas. En estas circunstancias, es facil sentirse abrumado, superado por la bola de «stuff» (que llama Allen), de cosas a las que sabes que tienes que ponerte, pero no sabes muy bien cómo.
En este sentido, el planteamiento de GTD siento que me ayuda en dos ámbitos:

• Por un lado, su enfoque de «planificación natural» ayuda a clarificar en cierta medida ese batiburrillo que tienes en la cabeza. Te obliga a individualizar cada proyecto como un «estado deseado de las cosas». Te obligas a «visualizar» el resultado. Te obligas a identificar al menos unos primeros pasos para avanzar. Posiblemente, a poco complejo que sea el proyecto, no puedes determinar todas y cada una de las tareas que conllevará… pero no importa. El elefante hay que comerlo a trocitos, el viaje más largo empieza con un primer paso, etc… así que en la medida en que al menos has identificado al menos una «próxima acción» que te acerque al objetivo final (aunque no sea en línea recta), estarás mejor de lo que estabas. Ya tienes por dónde empezar, y ya llegará el momento de ver cuál es el siguiente paso. De momento, a avanzar.
• Por otro lado, su rutina de «revisión semanal» permite realizar una visión horizontal de todo lo que tienes encima de la mesa. Aquí es donde puedes ver si hay nuevos proyectos que entren en conflicto con los que ya tenías, si ha variado la importancia relativa de alguno de ellos, incluso si alguno se ha caído. Como dice el libro, «renegocias tus compromisos». Es como replegar a tu ejército para pasar revista, y decidir qué batallas vas a afrontar en los siguientes días, y cómo lo vas a hacer.

Ambos procesos (el de planificación de cada proyecto – visión vertical – y el de la revisión – visión horizontal) son iterativos. El objetivo no es hacerlo una vez de forma perfecta, sino hacerlos cada vez que sea necesario, reajustar todo lo que sea necesario reajustar, y sobre todo clarificar el conjunto de «próximas acciones» que vas a empujar. Cada vez que te entren dudas, vuelves «a boxes», piensas, reorganizas… y cuando lo tengas lo suficientemente claro vuelves a la carretera a dar pedales. A hacer.
Porque a medida que vas haciendo, los proyectos van tomando forma. Las incertidumbres se despejan, y quizás surjan otras nuevas. Los objetivos se van clarificando. Cada vez estarás más cerca de conseguirlo. Posiblemente, cuando mires hacia atrás, verás que has dado algún rodeo que otro, que no has sido tan eficiente como podrías haber sido, incluso en ocasiones que has llegado a trabajar para nada. Es facil decirlo a toro pasado, con toda la información en la mano. Pero esa no es nuestra realidad. Tenemos que hacer lo que podamos con la información de que dispongamos en cada momento.