Método GTD: conceptos básicos para principiantes

¿Qué es GTD?

GTD son las siglas de Getting Things Done. Se trata de un libro que escribió David Allen en 2001, en el que explica un método para «organizarse con eficacia». Para mí supuso un antes y un después en mi visión de «cómo organizarme». Me hizo darme cuenta de algunas cosas muy importantes que estaba pasando por alto, y me proporcionó una «guía de actuación» que me ha ayudado mucho a lo largo de los años (y de hecho es algo de lo que he hablado de vez en cuando en el blog). Luego puedes entrar en matices y discusiones un poco bizantinas (y los «expertos en productividad» son muy dados a ello), pero para mí sigue siendo un punto de partida más que interesante.

GTD te ayuda a tener «bajo control» todas las responsabilidades y compromisos que tienes en tu vida (la profesional y la personal), y te da herramientas para que esas responsabilidades se transformen en «tareas para hacer». De esta manera, te facilita que luego las hagas efectivamente y, así, avances hacia tus objetivos.

El método puede parecer de primeras algo complejo (luego verás que no es para tanto), pero se basa en una serie de ideas fundamentales que no es difícil incorporar. Mi objetivo en este artículo es hacer un repaso de alto nivel, resaltando esas ideas clave. Y si te pica el gusanillo y quieres profundizar, te invito a que te leas el libro y sigas tirando del hilo a partir de ahí.

¿Estamos preparados? Pues empecemos.

El punto de partida: tienes mucho lío

¿Cuántas cosas tienes en tu cabeza? La reunión de trabajo de la semana que viene, el viaje que tienes que organizar a no sé dónde, el informe que tu jefe te lleva pidiendo dos semanas, alguien que te dice que «tenemos que hablar» en el pasillo, el IRPF, renovar el carnet de conducir, arreglar el desagüe del baño, comprar un teléfono nuevo que el que tienes se está quedando estropeado, pensar en las vacaciones de verano, una lista interminable de libros por leer, una llamada pendiente, la bandeja de entrada del mail a rebosar… Te agobia solo pensarlo, ¿verdad?

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Algunas de estas cosas son demandas externas: la llamada que te entra, el mail que recibes, la petición de tu jefe, el plazo para presentar la declaración… cosas que caen en tu plato y a las que tienes que responder. Pero también hay otra serie de cosas que responden a una iniciativa interna: eres tú quien quiere hacer un viaje en vacaciones, o buscar un nuevo trabajo; nadie te lo pide. Pero sea por un origen o por otro, la situación es la misma: si quieres que los temas avancen, tienes que hacer algo al respecto.

Esta sensación de «tener mucho lío» puede llegar a ser muy agobiante. Especialmente si todas esas responsabilidades «están en nuestra cabeza», luchando por nuestra atención, con el riesgo de que nos olvidemos de ellas. Nuestra memoria a corto plazo tiene una capacidad limitada, y en ella entran y salen ideas a toda velocidad. Un montón de «tengo que…» sobre los que rumiamos unos segundos para pasar enseguida a otro tema… sin haber hecho nada al respecto.

Y ése es el problema: la cantidad de «ciclos mentales» que dedicamos a rumiar cosas sin hacer nada con ellas. Y es que la cabeza no es el sitio en el que almacenar, porque las ideas se quedan flotando ahí agobiándonos… o peor aún, se nos olvidan y es como si no las hubiéramos tenido nunca.

Capturar para sacar de tu cabeza

El primer hábito fundamental que propone GTD tiene precisamente que ver con esto. Si tu cabeza no es un buen sitio para mantener las ideas… lo que tienes que hacer es sacarlas de ahí y llevarlas a otro sitio. Este hábito de «capturar» (en papel, o en una aplicación… o donde sea) es el primer paso para transformar tus pensamientos en realidades.

Oficina, Inicio, Negocio, Oficina En Casa, Empresario

Se trata de capturar tus pensamientos tal y como se producen. Acabas una reunión con una serie de ideas… pues las pones negro sobre blanco y las llevas a tu «bandeja de entrada». Alguien te recomienda una serie… pues la apuntas para que no se te olvide. Vas de paseo escuchando un podcast y mencionan un concepto en el que quieres profundizar… pues lo anotas. Alguien te pilla en el pasillo y te dice que quiere hablar contigo… pues lo apuntas.

La gracia de capturar es que no tienes que «hacer nada» en ese momento. No tienes que decidir si es importante o no, no tienes que dar una respuesta, no tienes que asumir ningún compromiso, no tienes que ejecutar nada. Se trata únicamente de apuntar para que no se te olvide, y para que el pensamiento no esté flotando en tu cabeza.

Es la hora de procesar y organizar

De nada serviría capturar todas tus ideas si luego no haces nada con ellas. Así que tienes que dedicar tiempo a procesar esas ideas, decidir qué significan para ti, y qué vas a hacer al respecto.

Esta fase de procesado es fundamental, ya que es la que te permite pasar de una masa informe de ideas a, en su caso, acciones concretas y tangibles que luego ya estarás en condiciones de ejecutar. Y es que ésa es una de las ideas clave de GTD: que tú solo puedes «hacer» tareas muy concretas. No puedes, por ejemplo, «planificar las vacaciones»: pero sí que puedes hacer un listado de posibles destinos, puedes tener una conversación con tu pareja de qué fechas tenéis libres cada uno, puedes ir a la agencia de viajes a pedir información, puedes hacer un listado con el equipaje que necesitas, puedes llamar a tu amigo Menganito que estuvo allí para que te recomiende sitios…

Uno de los grandes problemas que tenemos en nuestra organización es precisamente ése: que nos cuesta procesar las ideas generales en cosas concretas, tangibles… y accionables. Y para conseguir esto hace falta dedicar tiempo y tomar una serie de decisiones.

Para empezar, ¿es algo con lo que yo quiera hacer algo?

Esta es la primera pregunta que hay que hacerse cuando uno toma un elemento de los que ha capturado. Puede que haya caído en tu «red de captura», pero eso no implica que tú vayas a hacer nada con ello.

Aquí se trata de ser también bastante consciente de los compromisos que asume con otros, y también con uno mismo. A veces sentimos que tenemos «demasiadas cosas que hacer» porque no hemos puesto pie en pared y no hemos dicho «NO» a tiempo. Dentro de GTD éste es el momento en el que decidimos qué cosas se convierten para nosotros en un compromiso de acción, y qué cosas no.

Sello, Aprobar, Goma, Pasar, Rechazan, Cuadro

Hay muchas cosas que, directamente, son para tirar. Hace poco en mi buzón físico entró un folleto de Testigos de Jehová… ¿qué significa para mí? ¿quiero hacer algo al respecto? No. Tirar, no hay nada más que hacer. Sucede también con muchas posibles peticiones que te hacen: hace un tiempo me invitaron a ir a un programa de televisión a dar mi opinión sobre un tema que no tenía nada que ver conmigo. Pues nada, a tirar (con breve mail de rechazo de por medio). No quiero dedicarle ni medio segundo más de atención.

A veces las cosas no son directamente para tirar. Hay ideas que capturas con las que no vas a hacer nada ahora, pero puede que sí algún día. En ese caso, conviene almacenarlas en un sitio (una carpeta «quizás/algún día») que podamos revisar con cierta frecuencia por si nos apetece retomarlo (o con un recordatorio si queremos ponerle fecha a esa revisión). Un ejemplo paradigmático para mí son las recomendaciones de series: en una conversación, o en redes sociales, alguien menciona una serie interesante que está viendo. Yo capturo el nombre de la serie. Y cuando voy a procesarla, pienso «ahora no la voy a ver, pero me interesa tenerla en la recámara». Así que la meto en mi lista de «quizás/algún día». Y así, cuando esté pensando «qué nueva serie empezar a ver», me voy a mi lista y elijo. Esto pasa con un montón de ideas que se te ocurren, posibles proyectos, planes, conversaciones… que hoy no están lo suficientemente madur as como para hacer algo con ellas, pero que no quieres olvidar.

Finalmente hay otro tipo de elementos con los que no vas a hacer nada, pero que te interesa tener bajo control. Sería el «material de referencia». A mí, por ejemplo, me gusta guardar viñetas o frases que encuentro (y que quizás utilice en un artículo o en una presentación). O el manual de usuario de la televisión. O la clave del wifi. Son materiales con los que no tengo que hacer nada, pero que me interesa tener a mano por si un día tengo que consultarlos.

Si voy a hacer algo… ¿qué es lo que voy a hacer?

Bien. Imaginemos que el elemento de la bandeja de entrada que estamos procesando ha pasado ese primer filtro. Sí, queremos hacer algo con ello. La pregunta es… ¿qué?

Joven, Mujer, Niña, Dama, Mujeres, Trabajo, Estudio

Parece una pregunta obvia, pero muchas veces nos la saltamos. ¿Cuál es el resultado que queremos conseguir con nuestra acción? ¿Cuál es nuestra visión de futuro? ¿Qué pasará si tenemos éxito? ¿Cómo podría alguien desde fuera verificar que efectivamente hemos tenido éxito? Es lo que Covey dice de «empezar con un fin en mente»Si tenemos claro a dónde queremos llegar, será más fácil decidir cuáles son los pasos que tenemos que dar para llegar allí. Y la cuestión es que muchas veces no dedicamos unos minutos a clarificar nuestra visión.

Imagina que quieres «arreglar los pilotos del coche» (no es por mí, es por un amigo :D). ¿Cuál es para ti el resultado final? Tener los pilotos del coche arreglados, ok… ¿y te imaginas yendo al taller a que te los cambien? ¿O te imaginas comprándolos tú por internet y hacer la reparación tú mismo? ¿O depende de cuánto te cueste una u otra opción? ¿Es una posibilidad dejarlos sin arreglar, si ves que el coste es demasiado alto? ¿Tienes todo el tiempo del mundo, o estás pendiente de pasar la ITV? Fíjate cómo, a medida que vas concretando tu visión de futuro, se abren distintos cursos de acción: no es lo mismo «llamar al taller a pedir cita» que «hacer una búsqueda en internet buscando el recambio» (para lo cual posiblemente antes tengas que «ver cuál es el modelo concreto de recambio que necesitas»).

Como ves, si no dedicas un tiempo a clarificar qué significa para ti eso que tienes entre manos, y a tener una visión muy concreta de por dónde quieres avanzar, va a ser muy difícil que hagas nada al respecto. «Arreglar los pilotos del coche» seguirá siendo un «pendiente».

¿Cuál es la siguiente acción?

Y es que GTD hace mucho énfasis en que el objetivo final de la fase de procesado es llegar a tener acciones concretas que puedas ejecutar después. Y para llegar al nivel de «tarea ejecutable» hay que hacer todo ese procesado previo, porque solemos llamar «tareas» a cosas que no están en ese nivel de maduración.

Una tarea ejecutable es algo que se puede «accionar». Algo que haces con tus dedos, con tu boca, con tus pies. Es algo físico, corporal. Son tus dedos marcando un número de teléfono. Es tu mano escribiendo algo en un cuaderno, o tecleando el texto de un email. Son tus brazos llevando algo de un sitio a otro. Es tu garganta formando palabras.

Problema, Pregunta, Solución, Respuesta, Tarea

Ocurre que muchas veces nos da pereza llegar a ese nivel de concreción. Nos quedamos en genéricos como «pensar», «hacer», «preparar», «impulsar»… Y el problema es que, si no lo hacemos, luego cuando nos pongamos a «ejecutar» nos faltará información. Y como resultado, no haremos.

Para mí, la prueba del nueve de una tarea accionable es que pudieras delegársela, en el extremo, a alguien «que no piensa». Dejarlo en un formato de «instrucciones para tontos» en las que no hubiese necesidad de aportar criterio ninguno. Tú ya has hecho la labor de pensar «lo que hay que hacer» con todo el nivel de detalle, y se lo das a otro para que lo haga sin posibilidad de error. Porque en realidad eso es exactamente lo que queremos hacer: darle esa tarea a alguien «tonto», que es nuestro «yo» del futuro. Alguien que simplemente se va a poner a ejecutar lo que otro (nuestro «yo» del presente) ya se ha encargado de pensar.

Esta separación entre «el momento de pensar» y «el momento de ejecutar» es para mí otra de las claves de GTD. Si somos capaces de hacer la fase de procesado al completo, estaremos liberando a nuestro «yo» ejecutor para que se centre en sacar tareas una detrás de otra, sin necesidad de estar replanteándose las cosas.

Tareas vs. proyectos

Un proyecto es, en GTD, cualquier resultado deseado que exija más de una acción física.

Hay tareas que, por sí mismas, ya nos dan el resultado que deseábamos obtener. Por ejemplo, «enviar un mensaje por whatsapp de feliz cumpleaños a mi hermana». Ya está, es una única acción, y resuelve el tema. No hay nada detrás.

Lista De Comprobación, De Verificación, Lista, Marcador

Pero por ejemplo «arreglar el piloto del coche» no es una tarea, es un proyecto; porque seguramente requiera varias tareas (p.j. llamar al taller para pedir cita, llevar el coche al taller, recoger el coche del taller, hacer transferencia al taller por el importe de la factura).

En caso de que identifiquemos que el elemento que estamos procesando es uno de estos casos, tenemos que tomar nota de ese proyecto en una lista propia (la lista de proyectos). ¿Por qué? Porque ahora mismo se trata de identificar solo una «siguiente acción» relacionada con ese proyecto, pero sabemos que habrá más. Y necesitaremos un recordatorio de que ese proyecto sigue vivo, de que tenemos que seguir generando «siguientes acciones» hasta que lo demos por terminado.

¿Qué hacemos con la acción?

Suponemos que ya hemos avanzado en el proceso. Hemos definido claramente cuál es el objetivo que queremos conseguir, y hemos definido una «siguiente acción» de manera muy concreta que nos ayudará a avanzar hacia ese objetivo.

¿Qué podemos hacer con esa siguiente acción? GTD nos plantea cuatro escenarios:

  • Si es una tarea que podemos hacer de forma inmediata, en menos de dos minutos… hagámosla directamente, y nos dejamos de historias. Pim, pam, resuelto. Tardamos menos en hacerla que en apuntarla. Pues hecho, y a otra cosa mariposa.
  • Si es una tarea que tiene una fecha concreta para hacerse, pongámosla en el calendario. «Ir a casa de mis padres a comer» es una tarea concreta, pero no la puedo hacer en cualquier momento… sólo el domingo a las 14:00, que es cuando he quedado. Pues esa tarea va al calendario, y la haremos en el momento en el que toque.
  • Si es una tarea que no vamos a hacer nosotros sino que se la vamos a delegar a alguien… se la delegamos, y la registramos en una lista específica de «tareas delegadas». El objetivo es poder hacer un seguimiento de que esas tareas efectivamente se van haciendo (y, en su caso, poder reclamarlas).
  • Y si ni la podemos hacer de forma inmediata, ni va ligada a una fecha concreta, ni la delegamos… entonces forma parte de nuestra «lista de próximas acciones». Se trata de la lista que miraremos más adelante, cuando estemos en «modo hacer».

Un sistema organizado

Fíjate que lo que hemos hecho durante la fase de procesado es tomar un elemento de nuestra «bandeja de entrada» (donde previamente lo habíamos capturado) y «manipularlo» hasta darle forma y decidir qué hacer con ello.

Empresario, Planificación De La Producción, Control

Como en una fábrica, hemos metido un input y a través de un proceso ha ido pasando por distintas máquinas clasificadoras que lo han acabado transformando y llevando a un sitio concreto.

  • ¿Era algo para tirar? Ya está en la basura.
  • ¿Era algo con lo que de momento no queremos hacer nada pero en el futuro puede que sí? Está en el listado de «quizás/algún día».
  • ¿Era material de consulta que nos interesa tener archivado? Ya está en su sitio.
  • ¿Es algo con lo que queremos hacer algo? Hemos pensado en qué queremos conseguir, y hemos definido una siguiente acción.
  • ¿Es algo que requiere varias acciones? Ya nos hemos anotado el proyecto en el listado de proyectos.
  • ¿Es algo rápido de hacer? Ya lo hemos hecho, fin de la historia.
  • ¿Es algo que tiene fecha fija? Ya está en el calendario.
  • ¿Es algo que hemos delegado? Ya está en nuestra lista de tareas delegadas.
  • ¿Es algo que queda bajo nuestra responsabilidad hacer? Ya está en nuestra lista de próximas acciones.

Si hemos llegado hasta aquí, ese elemento de la bandeja de entrada ya ha sido procesado. Y lo que tenemos que hacer es elegir otro más, y repetir el proceso hasta vaciar la bandeja de entrada y tener todo nuestro «lío» perfectamente clasificado.

Y llegó el momento de hacer

GTD es «getting things done». Hacer que las cosas se hagan. Que salgamos del mundo de las ideas y que haya acción, que avancemos hacia nuestros objetivos. Así que todo lo que hemos visto hasta ahora está muy bien, y es parte fundamental del proceso… pero su objetivo era prepararnos para llegar hasta aquí. Ya hemos dedicado todo el tiempo necesario a pensar, ahora es el momento de ejecutar.

Y ejecutar debería ser, como decía más arriba, pura cuestión de «pico y pala». Ya no hay que pensar, eso ya lo hemos hecho antes. Tenemos nuestra lista de «próximas acciones», redactadas de forma muy concreta. Y se trata de ir moviendo nuestras manos, nuestros pies, nuestra garganta… siguiendo las instrucciones que nosotros mismos nos hemos dado. Pim, pam, pim, pam. Una tarea detrás de otra.

Martillo, Empleado, Blanco, Piedra, Hombre, Cincel

A la hora de abordar nuestra lista de tareas pendientes hay una serie de criterios que nos ayudan a decidir cuál de ellas hacer primero (partiendo de la base de que todas son relevantes, porque todas han pasado el filtro del procesado: aquí no hay nada que no queramos hacer, o que no nos sirva para algo que consideramos relevante). GTD habla de contexto, de prioridad, de energía y de tiempo.

Si hay una tarea que tengo que hacer en el supermercado (p.j. comprar leche) pues no tiene sentido que me ponga a hacerla si no estoy en el supermercado. Si hay una tarea vinculada a una reunión de mañana, tendrá preferencia frente a algo que es para dentro de tres meses. Si estoy cansado no tiene sentido que me ponga a hacer una tarea que me exige mucha atención. Y si solo tengo diez minutos no tiene sentido que me ponga con una tarea que me va a llevar media hora.

Al final estos criterios puedes usarlos de manera estricta, o de manera más laxa… en última instancia se trata de que seas capaz de abordar tu lista de tareas con sensatez. Recuerda que el objetivo es «sacar faena».

Revisar

Otro de los elementos clave de GTD son las revisiones. Y es que, así explicado, puede parecer que todo queda muy ordenado. Pero entras en la dinámica del día a día, surgen imprevistos, vas haciendo cosas, cambian las prioridades… y necesitas dedicar un tiempo a asegurarte de que tu sistema está al día, que tienes todo controlado y que no se te olvida nada.

Tablero, Tiza, Retroalimentación, Revisión, Estudio

Hay distintos momentos para hacer revisión, aunque el criterio general es: revisa cada vez que lo necesites para sentir que tienes todo bajo control.

¿Qué tipo de cosas se miran durante la revisión? Pues por ejemplo asegurarte de que para todos tus proyectos tienes definida una «siguiente acción» que haga que el proyecto pueda avanzar. O revisar la lista de «quizás/algún día» por si hay algo que quieras rescatar y poner en acción. O la lista de «tareas delegadas» por si quieres reclamar. O la lista de «siguientes tareas» para asegurarte de que has tachado todo lo que se ha ido haciendo. O el calendario para asegurarte que todos tus compromisos están. O un repaso de «cosas que quiero impulsar pero que todavía no he metido en el sistema», por si hay algo bullendo en tu cabeza.

En todo caso, esta rutina de revisión es la «cinta con la que haces el lazo» a todo el sistema. Sin ella, enseguida el sistema se desborda. Y es que al final se trata de tener en marcha un mecanismo que esté permanentemente al día, y para eso necesita un cierto mantenimiento.

Resumen de las ideas principales de GTD

Hablaba al principio de que, para mí, GTD puede parecer una metodología compleja pero que, sin embargo, tiene detrás algunas ideas esenciales que conviene tener siempre en mente. Las he ido mencionando durante el texto, pero quiero extractarlas aquí a modo de resumen final.

  • La cabeza no es un sitio para almacenar cosas. Transfiérelas a tu sistema externo para reducir tu agobio.
  • Captura todo lo que pase por tu cabeza, porque las ideas se las lleva el viento.
  • Por cada cosa que hayas capturado, decide qué es y qué quieres hacer con ello.
  • Tú eres quien tiene la responsabilidad de qué compromisos asumes contigo y con los demás.
  • Todo lo que proceses tiene un lugar (listas de siguientes acciones, listas de proyectos, listas de tareas delegadas, calendarios…) que te sirve como recordatorio.
  • Si decides que quieres (o «tienes que») hacer algo, ten una visión clara de lo que quieres conseguir.
  • Traduce tu compromiso de acción en tareas concretas, físicas.
  • Hay un momento para pensar y otro momento para hacer.
  • La revisión frecuente te ayuda a que todo esté en orden.

Ah, y te dejo un vídeo de mi canal de youtube en el que cuento, de primera mano, cómo me ha ayudado GTD a lo largo de los años a organizarme mejor y a ser más productivo.

¿Te ha resultado interesante? ¿Te ha ayudado a tener una visión de qué es GTD? ¿Qué necesitarías para tener más claridad?

Cómo dormir bien sin preocupaciones

Supongo que, unos con más frecuencia que otros, todos hemos sufrido esta situación. Por fin llegamos al final del día. Apagamos la luz. Ponemos la cabeza en la almohada… pero nuestro cerebro no se desconecta.

Pensamos en las cosas que pasaron durante el día: «A este le tenía que haber dicho tal cosa… cómo se me pudo olvidar esta tarea… ¿qué será lo que quiso decir Menganita con ese comentario?»

Pensamos en las cosas que tenemos por hacer: «Ay, la reunión de mañana, espero que vaya bien… qué querrá mi jefa, por qué me habrá llamado… que no se me olvide que tengo que ir a la reunión del colegio…»

Se nos ocurren grandes ideas, revisitamos nuestros peores fracasos, aparecen todos nuestros miedos… nuestra mente entra en «modo centrifugadora» y no hay manera de conciliar el sueño.¡Escucha el capítulo del podcast dedicado a «Cómo dormir bien sin preocupaciones»

El sueño como consecuencia

Que seamos capaces de dormir bien es el resultado de muchos factores. Y muchos de ellos comienzan mucho antes de la hora de acostarse.

¿Algunos ejemplos?

  • Cenar ligero y un buen tiempo antes de acostarse.
  • Evitar el alcohol, la cafeína, la nicotina…
  • Haber realizado algo de ejercicio durante el día (tampoco demasiado cerca de la noche).
  • Tener la iluminación y temperatura adecuados en la habitación.
  • Evitar la sobreestimulación de nuestro cerebro (con lecturas exigentes, actividad de trabajo, redes sociales, juegos, etc.) durante un rato antes de acostarse.
  • Apagar las pantallas (emiten un tipo de luz que pone a nuestro cerebro en estado diurno).
  • Generar una rutina que, ejecutada día tras días, mande señales al cerebro de que «es hora de dormir».
  • Alejar la tecnología del alcance de nuestra mano (el clásico «dejo el móvil aquí por si tengo que mirar algo» hace que tu cerebro permanezca en alerta).
  • Evitar utilizar la cama como zona de trabajo o de ocio… es importante que asociemos cama=dormir, de manera que se genere un condicionamiento que nos ayude a descansar.

En definitiva, hay que cuidar una serie de factores de higiene del sueño que ponen las condiciones necesarias (pero no suficientes, como veremos) a un buen descanso.

Cuanto más organización tengas, menos vueltas te dará la cabeza

Gran parte de las preocupaciones nocturnas tienen que ver con tareas que no están perfectamente definidas, con ideas que se nos ocurren, con prioridades que no tenemos claras, con cosas que tememos olvidar… En este sentido, tener una buena organización de trabajo puede descargar a nuestro cerebro de gran parte de ese esfuerzo. ¿Cómo, por ejemplo?

  • Acostumbrándonos a capturar, a lo largo del día, todas las ideas que vayamos teniendo. De esta forma, sabiendo que están a buen recaudo en nuestra libreta o aplicación en el móvil, el cerebro se puede «olvidar» de ellas sin culpabilidad.
  • Procesando todas las ideas que se nos ocurran de forma frecuente: decidiendo qué queremos hacer con ellas, anotando recordatorios (en la agenda, en nuestra lista de «to-do’s»…) que, de nuevo, eviten que sea el cerebro el que tenga que recordar todo eso.
  • Definiendo con mayor claridad las tareas que tenemos entre manos. Si por ejemplo durante el día sabemos que «tengo que hablar con mi jefe», pero no he hecho el trabajo de clarificar de qué vamos a hablar, qué argumentos voy a usar, qué materiales de apoyo, si tengo que buscar alguna información antes o no… el cerebro se va a poner a darle vueltas a todo ello.
  • Definir acciones concretas para resolver los temas que nos preocupan. Se trata de pasar ideas al mundo real. Porque si tenemos una tarea o una responsabilidad sin clarificar, y sin trasladar a acciones en el mundo real… ¿qué va a pasar? Exactamente: que al día siguiente seguirá en la misma situación, no habremos cambiado nada, y nos seguirá preocupando igual.
  • Dejar planificadas, al terminar nuestra jornada, las tareas importantes del día siguiente. De esta manera nos podemos ir a dormir con «los deberes hechos», y con la tranquilidad de que nuestro trabajo ya está definido.
  • Reservando un espacio, al final de cada día, para hacer todas estas cosas. Porque si no tienes ese espacio… adivina cuándo va a ser el momento en el que te salten a la cabeza…

En definitiva, tener un método de trabajo ordenado (quizás te interese el artículo sobre GTD para principiantes) nos puede ayudar a que el cerebro haga su labor en los momentos en los que lo tiene que hacer, y que llegue a la hora de acostarse con la satisfacción del deber cumplido y con menos preocupaciones.

Calmar la mente

Independientemente de que podamos cuidar el contexto del sueño, y organizar nuestro trabajo para que nos dé los menores quebraderos de cabeza, siempre podemos enfrentarnos a una mente inquieta a la hora de dormir.

¿Qué podemos hacer en esos casos?

  • Algo que a mí me funciona bien, cuando siento la cabeza alborotada, es trasladar mis pensamientos a papel. Ponerlos negro sobre blanco hace que se vean mucho menos liados, y que el bucle se detenga. Además, de esta forma los tengo disponibles si quiero revisarlos en un momento de menor agitación. En mi experiencia, esos pensamientos tan agobiantes durante la noche luego son mucho menos amenazadores durante el día, y se pueden gestionar mejor. Y no solo vale para «pensamientos negativos»: si se nos ocurre una gran idea, o un argumento para una conversación, o los detalles de una presentación… es mejor levantarse, apuntarlos, y dejar que nos esperen por la mañana (puedes leer más sobre esto en «Si la cabeza se te alborota, escribe«).
  • La meditación puede a yudarnos a calmar nuestra «mente de mono». Darle al cerebro algo en lo que fijarse (la respiración, un repaso a las sensaciones del cuerpo, ovejitas que contar, imaginar una escena tranquila, rezar el rosario…) ayuda a calmar el flujo de pensamientos. Y en el momento (inevitable) en el que esos pensamientos vuelvan a desbocarse, simplemente tenemos que ser conscientes, no perseguirlos y devolver nuestra atención al método de meditación que hayamos elegido (revisa el artículo «Meditación: primeros pasos» para entender mejor qué es y cómo te puede servir la meditación).
  • En última instancia, si sentimos que «no nos vamos a dormir», es casi mejor levantarse de la cama y buscar otro lugar en el que estar. El objetivo es, como decía más arriba, mantener la cama como «el sitio donde voy a dormir» y no contaminarla con la experiencia del insomnio.

Dormir bien es vivir bien

Hace tiempo escuchaba en un podcast a alguien hablar de lo ridículo que resulta que nos pasemos la vida buscando «pastillas» para casi todo… cuando hay una serie de «drogas naturales» (el ejercicio, la alimentación, el sol, el bienestar emocional… y sí, el sueño) que están en nuestra mano… y que dejamos de lado.

El sueño forma parte esencial de un sistema de bienestar. Todos tenemos la experiencia de qué pasa cuando no dormimos bien: estamos cansados, desenfocados, despistados, gruñones, desganados, irritables, desconcentrados… ¿Y qué pasa cuando esa situación se prolonga? Un desastre.

Y a la vez, como hemos visto, un buen sueño es el resultado de una serie de buenos hábitos. En definitiva, un círculo (vicioso o virtuoso, según el sentido en el que lo hagamos girar), y que tiene un gran impacto en muchas áreas de nuestra vida.

En este sentido, aunque hay indicaciones generales, no hay «recetas mágicas». Lo importante es que cada uno se dé cuenta de lo importante que es dormir bien y el impacto que tiene… y que a partir de ahí vaya experimentando y poniendo en marcha distintas medidas que, poco a poco, le ayuden a descansar mejor.

Dulces sueños…

Mis propósitos para 2019

Época de buenos propósitos

Con la entrada del año nuevo entramos en territorio de revisión del año anterior y planificación del siguiente. Y hay una gran estrella: los buenos propósitos.
Hay centenares de contenidos en internet que te cuentan cómo deberías hacer una revisión-planificación del año, cómo hacer que tus propósitos se hagan realidad… así que no quiero abundar en lo mismo. Simplemente quiero compartir mi experiencia de cómo he elaborado yo mis propósitos para 2019, y cuáles son.

Reflexión antes de los propósitos

Es fácil «tirar de repertorio» para enunciar los buenos propósitos: ponerse en forma, aprender inglés, dejar de fumar, leer más… clásicos que año tras año aparecen en el «top ten» y que, curiosamente, al año siguiente vuelven a aparecer…

Más difícil es hacer un proceso de reflexión sosegada y enfrentarnos a nuestros propios demonios. Exige calma, orden, ganas de «rascar» por debajo de la superficie… y en definitiva ponernos frente al espejo sin tratar de engañarnos a nosotros mismos. Pero si queremos unos propósitos útiles, es necesario dar ese paso… porque si no ya sabemos lo que pasa.

Recopilando datos del año anterior

¿Qué hice durante el año? ¿A qué proyectos he dedicado mi tiempo? ¿Con qué personas me he relacionado? ¿Qué he leído, qué formaciones he hecho? ¿A dónde he viajado? Una de las cosas de las que me he dado cuenta es que resulta muy difícil hacer un repaso si antes no has sido un poco riguroso registrando la realidad día a día. Hay veces que nos cuesta recordar lo que hemos hecho por la mañana… ¡como para acordarnos de lo que hicimos el febrero pasado!
En este sentido, a mí me ayuda llevar un diario. Después de varios intentos a lo largo de mi vida, este año he conseguido ser bastante constante en la labor de «journaling» (siguiendo la propuesta del 5-minute journaling). Aun así, creo que me vendrá bien hacer el esfuerzo de ir consolidando con cierta frecuencia (mi idea es hacer «revisiones mensuales» en las que poder extraer los hitos relevantes, y así llegar al final del año con parte del trabajo hecho).
También me ha resultado útil revisar la agenda (donde tengo apuntadas reuniones, viajes, etc…). También creo que le puedo sacar más partido en este año entrante a esta herramienta, y utilizarla para apuntar más cosas (incluso a toro pasado).
En mi caso, que tengo una notable producción online (entre el blog, los podcasts, el canal de youtube…) me ha venido también bien echar un ojo a lo que he publicado. Y como nota curiosa, también me ha resultado refrescante revisar las fotos almacenadas en Google Photos (y recordar cosas, momentos… que podrían haberse perdido)
En todo caso se trata de hacer una recopilación objetiva, sin juzgar nada todavía. Simplemente acumular datos.

Lanzando una retrospectiva

Una vez que tenemos los datos encima de la mesa (y las sensaciones que nos genera), toca valorar.
En mi caso, utilizo las categorías que mencionaba en el post sobre la rueda de la vida (físico/salud, desarrollo personal, administrativo/financiero, familiar, social, profesional, hobbies y contribución). Y para cada una de ellas, extraigo tres tipos de puntos:

  • Aquellas cosas que me gusta como van, y que quiero que sigan siendo así.
  • Aquellas cosas que quiero empezar a hacer, o que quiero hacer con más frecuencia/intensidad.
  • Aquellas cosas que quiero dejar de hacer, o que quiero hacer con menos frecuencia/intensidad.

Con esto tengo una visión bastante consolidada, en una única hoja, que me permite ver «por dónde quiero que vayan los tiros».

La rueda de la vida

Después de recopilar, y de analizar… ¿cuáles son las conclusiones? He utilizado la herramienta de «la rueda de la vida» para reflejar mi visión de dónde estoy respecto a dónde quiero estar. Al final se trata de «poner una nota» a cada uno de los aspectos de mi vida, y ver dónde están mis fortalezas y mis áreas de mejora.

Obviamente aquí lo importante no es «la puntuación», sino las sensaciones que tienes y las reflexiones que te han llevado allí. Por eso viene bien hacer este ejercicio después de haber hecho los pasos anteriores… porque así las sensaciones tienen una base.

Y por fin, los propósitos

Después de todo el ejercicio de rumiación, llega el momento de establecer cuáles van a ser las «directrices» para todo el año, las grandes líneas estratégicas que quieres que marquen tu comportamiento a lo largo del año. En mi caso las he destilado hasta quedarme con cuatro, que son éstas:

  • Vida más sana: seguir impulsando comportamientos saludables, relacionados con la actividad física y la alimentación, que me ayuden a acercarme a mi peso ideal y a generar bienestar y energía.
  • Buen humor: ser más consciente de mi estado de ánimo, y de cómo afecta a quienes me rodean, procurando elegir mejor mis palabras, gestos y acciones para proporcionarles mejores momentos.
  • Foco y persistencia: utilizar de manera más deliberada mi tiempo, decidiendo a priori en qué emplearlo y poniendo los medios y herramientas necesarios para aprovecharlo al máximo y que genere un impacto perceptible en mis habilidades, mi actividad y mi vida.
  • Proactividad: dar más primeros pasos. Sugerir, proponer… abrir la puerta a más posibilidades, ofreciéndome a los demás y gestionando la diversidad de reacciones de manera positiva, tanto en lo personal como en lo profesional.


Si te interesa profundizar un poco más en el trasfondo que hay detrás de estos propósitos, he subido un episodio al podcast «Diarios de un knowmad» entrando un poquito más en detalle en cada uno de ellos.

Algunas notas sobre el proceso que quizás te resulten útiles

  • Como ves, he destilado los propósitos y los he dejado en cuatro. Podrían ser 10, o 20… pero creo que es importante hacer el esfuerzo de darle vueltas hasta quedarse con lo esencial. Cuatro es un número manejable, que me va a permitir tenerlos en mente y guiar mi comportamiento sin que se diluya demasiado.
  • Si te fijas, la redacción de los propósitos tiene un tono positivo, propositivo. Están definidos en términos de «lo que quiero conseguir», no en términos de «a lo que quiero renunciar». No dice «perder peso» o «evitar distracciones», sino «acercarme a mi peso ideal» o «aprovechar al máximo mi tiempo». Puede parecer un matiz un poco irrelevante, pero creo que es útil de cara a estar a gusto con tus propósitos.
  • Parte de la gracia del proceso ha sido plasmarlo en formato físico. La rueda de la vida, los propósitos… tienen su espacio en mi cuaderno (y próximamente los pondré como fondo de pantalla y/o en papel en la pared). Al final creo que hay un valor primero en trabajarlos en formato manipulable (más allá de escribirlos en el ordenador), y luego en tenerlos a la vista durante el año (para que no se te olviden).
  • También tiene algo de «exorcismo» el hecho de hacerlos púbicos. De que no sean una reflexión «de mí para mí», sino que queden expuestos (incluso con la parte de «intimidad» que puedan tener). Creo que, de alguna manera, es algo que refuerza el compromiso, y te hace más difícil el escabullirte más tarde.
  • Y por supuesto, esto de los propósitos está muy bien pero no sirve de nada si no se traslada en acciones. El objetivo es utilizarlos como guía para implantar acciones, tomar decisiones, implantar hábitos… y en general como guía del comportamiento. Se trata de hacer cosas de formas diferentes para conseguir resultados diferentes.

¿Y tus propósitos?

Tengo curiosidad… ¿cómo afrontas tú este proceso de revisión-planificación del año? ¿Cuál es tu experiencia? En todo caso, mi deseo es que tengas el mejor año posible, y sobre todo que hagas todo lo que esté en tu mano para que así sea.

Cuando no hacemos lo que hacemos

¿Qué es lo que hacemos?

«Somos buenos cuando hacemos lo que hacemos por todo lo que hacemos cuando no hacemos lo que hacemos»

Espera, ¿qué es este trabalenguas?
Tiene sentido. Creo. A ver si soy capaz de explicarlo.
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Hablábamos el otro día mi amigo/compinche Alberto y yo. Hacíamos revisión de estos últimos meses de trabajo conjunto, y uno de los elementos que salían a la palestra era la «productividad», o mejor dicho, el volumen de horas «efectivamente trabajadas».
En consultoría, a la hora de hacer el reporte de horas, había un concepto que era el de «cargabilidad«. De todas las horas de tu jornada laboral… ¿cuántas son directamente imputables («cargables») al cliente? Obviamente, desde el punto de vista de la empresa, el ideal sería el 100%; ése sería un recurso aprovechado hasta el último segundo. Cuanto más alejado estés del 100%, más problemas… quiere decir que muchas de tus horas «no las está pagando el cliente». Y si eso se generalizaba, o duraba mucho tiempo… estabas en peligro.

Baja cargabilidad

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La cuestión es que, si tomásemos esa medida de «cargabilidad», la nuestra podríamos decir que es baja. O sea, que el tiempo dedicado a sesiones de trabajo con el cliente, a elaboración de documentos, a trabajo «tangible»… podría ser mayor. Hay tiempo dedicado a la lectura, a pasear, a estar con la familia, a rumiar, a explorar, a divagar… y ahí es donde vino la frase: «somos buenos cuando hacemos lo que hacemos por todo lo que hacemos cuando no hacemos lo que hacemos».
«Lo que hacemos» es el trabajo para los clientes. Lo «facturable».
«Lo que hacemos cuando no hacemos lo que hacemos» es todo lo demás. Y la tesis es que, para hacer bien «lo que hacemos», es importante dedicar tiempo a «lo que hacemos cuando no hacemos lo que hacemos».

¿Y qué hacemos cuando no hacemos lo que hacemos?

Si la cargabilidad es baja, si hay muchas horas que no dedicamos a «hacer lo que hacemos»… ¿A qué dedicamos el resto del tiempo?

  • Prepararnos: cada reunión, cada sesión de trabajo, cada documento… conlleva tiempo de darle vueltas, de plantear enfoques alternativos, de planificación. Por eso, cuando llega el momento, las cosas salen bien.
  • Reflexionar: después de cada interacción con el cliente hay un tiempo para pensar, para hacer una retrospectiva y ver qué fue bien, qué podríamos hacer diferente, cómo conseguimos que la siguiente vez sea mejor. Eso beneficia a este cliente en concreto (si hay más interacciones), y a los que vengan después.
  • Formarnos: porque la vida es un aprendizaje continuo, porque no te puedes quedar atrás. Hay que leer, hay que practicar, hay que seguir profundizando en tus conocimientos y habilidades, ampliando tu caja de herramientas… para estar en la mejor disposición posible cuando llegue el momento de ponerlas en acción.
  • Explorar: porque el mundo no deja de girar, y de generar novedades. Hay que estar con un ojo abierto en lo que sucede, para ver por dónde van las tendencias, qué cosas puedes incorporar a tu forma de ver el mundo, cómo afectan a lo que haces…
  • Experimentar: plantearte cosas nuevas, darles forma, ver qué tal salen… algunas cuajan, otras no. Pero si no dedicas tiempo a esto, luego no puedes esperar que las cosas aparezcan de la nada.
  • Diverger: dedicar tiempo a otras cosas que a priori no tienen nada que ver. Satisfacer nuestra curiosidad por otros sectores, otras actividades. Ficción. Música. Viajes. A veces el silencio. Nunca sabes dónde la serendipia te va a ofrecer conexiones; o, simplemente, oxigenas y dejas que el cerebro vaya trabajando en segundo plano.
  • Conectar: cuidar tus relaciones. Tu familia, tus amigos. Tiempo para estar con ellos, para escucharles, para ayudarles, para compartir. Tu red social (la de verdad, no la de las apps) es tu sostén, fuente de energía, y también (a veces) fuente de oportunidades.
  • Reconectar: con nosotros mismos. Con nuestro estado emocional, con nuestros valores, con nuestros objetivos, con nuestros hábitos. Parar, escuchar, y gestionar. Consciencia para dirigirnos a nosotros mismos.
  • Movernos: mens sana in corpore sano. Mover el cuerpo, sacarlo a la calle, ejercitarlo, exponerlo al sol y al aire fresco. Afilar los sentidos y el pensamiento.
  • Descansar: dormir, relajarse, recuperar. Alejarnos del mundanal ruido siguiendo, como decía Fray Luis de León, la escondida senda por donde han ido los pocos sabios que en el mundo han sido.

El delicado equilibrio

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Todas estas cosas contribuyen a que, cuando «hacemos lo que hacemos», salga bien. Estamos descansados, frescos. Equilibrados con nosotros, con nuestro entorno. Preparados, con nuestras herramientas afiladas, con atención plena. Con capacidad de incorporar aprendizajes, evolucionar, mejorar. Y cada vez mejor.
Claro, todo necesita de un adecuado término medio. Porque dedicar todo tu tiempo a «producir» hace que, más pronto que tarde, acabes fundido, obsoleto, desanimado. Pero dedicar todo tu tiempo a «todo lo demás» será muy estimulante, pero no te da de comer.
La cuestión es… ¿dónde está tu equilibrio?
 

Decídete

Dedo arriba dedo abajo
Ese proyecto que tienes empantanado… ¿lo quieres hacer, sí o no? Ese libro que tienes a medio leer… ¿lo quieres terminar, sí o no? Ese plan que te han propuesto… ¿te apetece hacerlo, sí o no?
Decídete.
Y si has decidido seguir adelante… ¿qué debes hacer? ¿Cuál es el siguiente paso? ¿Qué, cómo, cuándo?
Decídete.
Ya, ya sé que decidir es difícil. Hay que pensar, valorar cosas, siempre está el «y si…», el «no pero…». Mejor dejarlo reposar, ¿no? A ver si dejando las cosas pasar suceden por sí mismas, y te quitas el marrón de tener que decidir tú. Y qué decir de llevar las cosas al terreno de lo concreto: ¿de verdad tengo que hacer eso tan incómodo? ¿de verdad tengo que enfrentar ese conflicto?
Escuchaba hoy un capítulo del podcast de Jesús Bédmar sobre productividad que hablaba precisamente de esto: de que GTD (en este caso; cualquier otro sistema de productividad te acabará diciendo algo parecido) va de tomar decisiones. De ponerte frente al espejo, y de obligarte a decir lo que quieres y lo que no quieres. De que revises tus compromisos contigo mismo y con los demás. Es una interpelación constante, ¿esto es importante, sí o no? ¿y qué vas a hacer para lograrlo?
Habla Francisco Alcaide del compromiso como «hacer lo que sea necesario durante el tiempo que sea necesario» para lograr un determinado objetivo. ¿Cuántos de nuestros compromisos responden a un verdadero compromiso? ¿Cuántos de nuestros supuestos objetivos vienen de una decisión tan consciente? ¿Cuántas de nuestras tareas pendientes son fruto de la reflexión, de decidir «sí, quiero hacerlo, y además lo voy a hacer así y así, y asumo con completo conocimiento de causa el coste»?
Nos cuesta decidir, porque implica pensar, e implica optar, e implica asumir unas consecuencias, e implica incomodidad. Nos gusta dejar las cosas en esa nebulosa del «sí pero no», de la decisión pendiente, del «ya pensaré los detalles». Porque ahí es más fácil escurrir el bulto, engañarnos, distraer la atención del hecho de que no estamos haciendo lo que verdaderamente queremos hacer, o de que ni siquiera sabemos qué es.
Decídete. O no. Ésa, en sí misma, ya es una decisión.
PD.- Como ves, he añadido un episodio del podcast Diarios de un knowmad dedicado a este tema. Si te gusta, puedes suscribirte en iVoox y en iTunes, comentar, recomendar, compartir…

Ser efectivo te ayuda a aprender más y mejor


Hace unos días tenía una interesantísima conversación con José Miguel Bolívar en la que hablábamos sobre efectividad y aprendizaje. Realmente, tal y como comento en la entrevista, creo que hay una relación muy importante entre ambas materias: no sólo porque la efectividad sea una competencia susceptible de ser aprendida (que lo es), sino también porque ser efectivo contribuye a que aprendas más y mejor.
Durante la entrevista abordamos este tema, pero creo interesante rescatar cuáles son, desde mi punto de vista, las formas en las que la efectividad contribuye al aprendizaje (nota: haré referencias a GTD como metodología de efectividad, porque es lo que más conozco, pero sólo como excusa para elaborar el argumento).

  • ¿Qué pinta un aprendizaje concreto en nuestra vida? Es fácil ilusionarse por «querer aprender cosas», y meternos en distintos procesos de aprendizaje, pero… ¿realmente es algo que queremos en nuestra vida? Desde una perspectiva de efectividad se hace mucho énfasis en hacer una visión panorámica de nuestras prioridades a medio-largo plazo (los distintos «niveles» de GTD, o las piedras grandes y pequeñas de Covey). ¿Qué lugar ocupa realmente ese aprendizaje en nuestras prioridades? ¿Cómo contribuye a nuestros objetivos a largo plazo? Es una reflexión que puede servir para filtrar lo que realmente queremos aprender y lo que no.
  • La definición de «proyecto» en el ámbito de la efectividad es bastante exigente. Nos obliga a ponernos en «modo visión», en entender bien cuál es nuestro «lugar de llegada». No basta plantearse «aprender inglés», hay que profundizar más… ¿qué nivel quiero alcanzar? ¿Para qué lo voy a usar? ¿Cómo sabré que efectivamente he alcanzado lo que quería alcanzar? Fortalecer y tener constantemente presente esta «visión de llegada» puede ser muy útil para acotar y dirigir nuestros esfuerzos de aprendizaje.
  • El hábito de capturar es otro elemento esencial de las metodologías de efectividad. Constantemente, durante un proceso de aprendizaje, surgen «hilos» de los que ir tirando. Alguien te recomienda un libro, en ese libro se recomiendan otros autores, otro día ves una charla en la que aparecen cinco conceptos nuevos, se te ocurren tres ideas sobre cómo poner cosas en práctica… Ante esto, corremos dos riesgos: uno, el lanzarnos «como pollos sin cabeza» tras cada hilo que aparece, consiguiendo dispersar nuestra atención y nuestros esfuerzos. O dos, «dejar pasar» esos hilos sin apuntarlos («ya me voy a acordar, seguro») sólo para descubrir que al cabo de un rato lo hemos olvidado. Por eso, cultivar el hábito de capturar (solo capturar; ya habrá momento de procesar) puede venirnos muy bien.
  • Procesar es el hábito complementario a la captura. Sí, has identificado un montón de hilos de los que tirar… y ahora es el momento de decidir qué hacer con ellos. ¿Qué es, qué significa, qué me aporta? ¿Cómo encaja en nuestro esquema global de aprendizaje? ¿Los abordamos directamente? ¿Los dejamos para más adelante? ¿Los archivamos? Siempre hay más cosas por hacer que tiempo para hacerlas, así que es necesario aplicar un filtro consciente a todo lo que se nos acumula.
  • Las metodologías de efectividad ponen el foco en la acción. El concepto de «next action» en GTD obliga a ser muy exigente en la definición de tareas. «Aprender inglés» no es una tarea. «Leer el libro de inglés» no es una tarea. «Hacer los ejercicios 1 al 5 de la página 48» sí es una tarea. Si somos capaces de destilar una «intención» hasta convertirla en una acción concreta (que ya habremos valorado si queremos hacer o no, cómo contribuye a nuestros objetivos, etc…), luego seremos mucho más capaces de «ejecutar» sin perder tiempo en replantearnos las cosas.
  • El hábito de la revisión es fundamental de cara a la efectividad. Ser capaces de parar y plantearnos dónde estamos con nuestro proyecto de aprendizaje. ¿Tenemos claro por dónde estamos avanzando? ¿Qué está funcionando y qué no? ¿Sigue siendo relevante este aprendizaje? ¿Por dónde debemos avanzar?

Muchas veces decimos que nos falta tiempo para aprender. Pero como dice José Miguel en la entrevista, «no nos falta tiempo; nos falta foco». La efectividad nos puede ayudar mucho a ganarlo.
PD1.- Si te interesan los contenidos sobre aprendizaje y desarrollo eficaz de habilidadessuscríbete a la lista de correo de Skillopment. O pulsa aquí si quieres saber más sobre el proyecto Skillopment.
PD2.- He editado este contenido como un episodio para el podcast Skillopment. Recuerda que puedes revisar todos los episodios del podcast, y suscribirte al mismo tanto en iVoox como en iTunes.

3 ideas para aprovechar el tiempo que dedicas a aprender

¿No tienes tiempo para aprender? No estás solo…

Cuando hace unos meses puse en marcha la lista de correo de Skillopment sobre aprendizaje y desarrollo eficaz de habilidades, tenía una inquietud. No quería que se transformase en un canal unidireccional, un lugar en el que yo mandaba correos a «la lista de suscriptores» y ya. En la medida de lo posible, quería (y sigo queriendo) que hubiese también un «canal de entrada», alguna forma de escuchar a quienes están en el otro lado. Por eso, una de las cosas que hago en los primeros envíos es lanzar una pequeña encuesta en la que me intereso por ver qué está queriendo aprender cada uno, qué dificultades encuentra, o de qué manera cree que le podría ser útil la lista de correo.

Una de las reflexiones que me encuentro con más frecuencia tiene que ver con la falta de tiempo para aprender. Lo expresa así por ejemplo José Manuel, cuando dice que «cumplir con mis actuales clientes me deja poco tiempo para avanzar». O Samara, que cuenta que «trabajo así que no dispongo de mucho tiempo». Antonio lo expresa así: «Me falta tiempo para todo: aprender, desarrollar, trabajo, familia, tiempo libre…». Y Agustín dice que «no les llamaría dificultades, pero sí un factor de retraso como lo es el tiempo que se tiene para poder estudiar si trabajas y tienes hijos, como es mi caso».
No es difícil sentirse identificado, ¿verdad? Una cantidad de tiempo limitada, y muchas prioridades tirando de nosotros…

¿Cuánto tiempo tienes realmente?

Si lo pensamos bien, tiempo tenemos todos el mismo: 24 horas al día. 1440 minutos que, como decía un anuncio de hace unos años, se nos dan al iniciarse el día y que nosotros decidimos cómo gastar. A qué dedicas tu tiempo es el reflejo de cuáles son tus prioridades, tanto si lo haces de forma consciente como si no.
Obviamente, hay una serie de cuestiones sobre las que tenemos un control limitado. Nuestro cuerpo nos pide dormir, necesitamos recursos así que tenemos que trabajar (aunque cuántos recursos necesitamos y cómo los conseguimos también nos da un margen de maniobra), tenemos familia (porque decidimos tenerla) y tenemos que dedicarles tiempo (porque queremos ser de una determinada manera), etc.
Pero ojo, también dedicamos el rato a navegar en internet, mirar Facebook, andar con el whatsapp o hacer zapping en la tele. Lo que cada uno dedique a cada una de estas cosas es, claro, asunto suyo; quizás la lástima sea pensar en cuántas de esas dedicaciones son fruto de una decisión consciente, y cuántas son debidas a inercias y hábitos de los que a veces ni nos damos cuenta. ¿Alguna vez has hecho una auditoría seria sobre en qué se te va el tiempo, sobre hasta qué punto es lo que quieres que sea, y cómo podrías gestionarlo mejor?
En todo caso, hay una cosa clara: unos por unas cosas, otros por otras… de forma más meditada o más inconsciente… la realidad es que el tiempo disponible para aprender es limitado. Incluso alguien que dedicase el 100% de su tiempo a aprender, seguiría teniendo el límite de los 1440 minutos.

Si tienes poco tiempo… ¡aprovéchalo al máximo!

Quizás sea ésta una de las ideas principales a tener en cuenta de cara a un aprendizaje eficaz. Dado que tienes poco tiempo disponible para aprender… ¡habrá que hacer todo lo posible por aprovecharlo al máximo! No nos sobran las horas, así que hay que extraer de ellas todo el jugo que sea posible. Si puedes sacar diez minutos al día, esos diez minutos tienen que ser exprimidos al máximo. Si puedes sacar una hora a la semana, que sea la hora mejor aprovechada del mundo. Si puedes sacar una tarde al mes, que realmente merezca la pena.

3 ideas para aprovechar mejor el tiempo de aprendizaje

Te propongo tres ideas para sacar lo máximo posible del poco tiempo que puedas dedicar al aprendizaje:

  • Concentra tus esfuerzos. Ya lo dice el refrán, «quien mucho abarca, poco aprieta». Ya sé que hay muchas cosas que llaman tu atención, muchas cosas que quieres aprender. ¿Recuerdas el océano infinito del conocimiento? Puedes aprender cualquier cosa, pero no puedes aprenderlo todo. Lo siento, no puedes, no tienes tiempo. Y si lo intentas, verás cómo se diluye tu esfuerzo y acabas no llegando a ningún sitio. Elige, pon el foco en una cosa y dedica tu escaso tiempo a desarrollarla. Más vale pájaro en mano que ciento volando.
  • Planifica tu actividad. No hay nada peor que encontrarte con esos quince minutos al día, con esa hora a la semana, con esa tarde cada mes… y tener que ponerte a pensar «y qué hago ahora». Cuando te quieres dar cuenta y te has centrado, se te ha acabado el tiempo. Y al final acabas dedicándote a ir saltando de recurso en recurso, pasando hojas, sin un objetivo claro, sin una estructura… malgastando el poco tiempo que tienes. Prepara con antelación a qué vas a dedicar tu próximo hueco, y cuando llegue métete directamente en la tarea. Puedes usar la guía de autoaprendizaje eficaz para tu planificación.
  • Dedica tiempo a consolidar. Puede parecer contraintuitivo… si tengo poco tiempo, ¡tendré que darme prisa para meter más contenidos!. Y sin embargo, ¿de qué sirve que «aprendas» una cosa nueva cada vez, si resulta que al cabo de unos días, de un par de semanas… no la recuerdas? ¡Entonces sí que habrás perdido el tiempo! Merece la pena dedicar parte de ese tiempo escaso a ir consolidando lo que vas aprendiendo, para que sea un aprendizaje de verdad. Mejor poco, pero bien consolidado, que mucho y volátil.

Si quieres más…

He subido este contenido en versión podcast, y también un pequeño vídeo en youtube.

[Entrevista] AJ Masiá, aprendizaje y procrastinación


Ah, la procrastinación… esa bonita palabra que yo francamente, hasta no hace demasiado tiempo, pensaba que nos habíamos inventado… y que resulta que se remonta hasta los romanos. Procrastinar, o el arte de «dejar para mañana lo que podrías hacer hoy». Un comportamiento tan familiar, y tan frustrante, y que tanto daño hace a nuestra capacidad de conseguir objetivos de todo tipo, incluyendo los de aprendizaje.
Leí hace tiempo una serie de posts sobre la procrastinación. Me pareció un tema interesante, y dado que ya había puesto en marcha la idea del podcast… qué demonios, decidí proponerle a su autor, Antonio José Masiá, si le apetecía que tuviésemos un ratito de charla sobre el tema. Antonio José Masiá, es consultor artesano en efectividad centrada en las personas, autor del blog cambiandocreencias.com y uno de los miembros de la red Óptima Lab. Y no puedo por menos que agradecerle que haya tenido la amabilidad de compartir esos minutos conmigo. El resultado, una charla muy enriquecedora (que, como hemos convenido al final, es una de las maneras más agradables de aprender). Podéis escucharlo aquí mismo, y también se puede acceder a él en ivoox y en iTunes. Recuerda que puedes revisar todos los episodios del podcast, y suscribirte al mismo tanto en iVoox como en iTunes.

Estos son los temas que han ido saliendo en la conversación:

  • 1:35 – Antonio José cuenta su relación con el aprendizaje, y cómo (al igual que tantos otros) pasó muchos años dejándose llevar por el sistema de educación tradicional, como alguien le dijo que «la informática no tenía futuro», hasta que un día decidió tomar las riendas y convertirse en su propio «jefe de estudios». Hablamos de lo difícil que resulta, de lo poco que ayuda el entorno, y sin embargo de lo crucial que es.
  • 8:58 – Comentamos lo difícil que es, especialmente para los adultos, desembarazarnos de nuestra «mochila de experiencias» y adoptar una mentalidad de aprendiz que nos permita, primero, «desaprender» para luego poder adquirir nuevos conocimientos.
  • 11:22 – Las creencias son los cimientos sobre los que se sustentan nuestras acciones, y también nuestras limitaciones. Hablamos sobre el difícil camino para ser capaz de identificarlas, analizarlas y cambiarlas. Una pista: el blog de Antonio José se llama «Cambiando creencias».
  • 14:08 – Rutinas, hábitos, persistencia… como elementos imprescindibles a la hora de transitar el camino del aprendizaje.
  • 15:54 – Entramos en materia sobre la procrastinación y su funcionamiento. Hablamos de las ideas de Piers Steel (investigador sobre la procrastinación), y del funcionamiento dual (frío / caliente) de nuestro cerebro, y cómo en realidad estamos programados para procrastinar.
  • 21:40 -¿Cómo podemos reconducir la tendencia natural de nuestro cerebro a procrastinar? Hablamos de gestión de la atención, actuaciones sobre el entorno e implantación de hábitos.
  • 25:20 – La ecuación de la procrastinación, y su relación inversa con la motivación. Vemos cómo actúan algunos factores como la expectativa respecto al resultado que obtendremos, el significado/sentido que le otorgamos, nuestra tendencia a la impulsividad/cortoplacismo… y recuperamos las ideas de Daniel Pink sobre maestría, propósito y autonomía.
  • 28:05 – Coincidimos en la importancia de «la visión» como columna vertebral que sostiene todos los demás elementos tácticos del aprendizaje, y cómo la «falta de visión» es la raíz de muchos de los problemas del aprendizaje.
  • 32:15 – Recuperamos el hilo de los hábitos, y algunas tácticas para poder implantarlos con eficacia. La clave: reducir la fricción.
  • 36:30 – Reflexionamos sobre la «ingeniería del aprendizaje», cómo es necesario diseñar, planificar, adaptar… todas nuestras acciones si queremos ser capaces de sostenerlas a largo plazo.
  • 41:53 – Analizamos algunos paralelismos entre el «aprendizaje eficaz» y la «efectividad personal», especialmente los relacionados con la necesidad de articular una visión y las rutinas de planificación/revisión.
  • 48:57 – Le damos una vuelta a la «efectividad del aprendizaje», cómo muchas veces el aprovechamiento que hacemos del tiempo que dedicamos a aprender es muy escaso, y cómo puede mejorar aplicando una serie de técnicas.
  • 51:27 – Nos acercamos al cierre hablando de la «efectividad personal» como habilidad clave y de impacto transversal, de la capacidad que tenemos todos de poder desarrollarla, y de cómo abordar su enseñanza.
  • 55:00 – Reivindicamos la idea del compromiso como elemento clave para el aprendizaje eficaz.
  • 1:00:45 – Cerramos hablando de Rafa Nadal y del valor de los ejemplos, y de la importancia de centrarse no tanto en el resultado que consiguen, si no en los procesos que ponen en marcha para crecer.

 

Cuestión de prioridad (¿es?)

La primera vez que entré en aquellas instalaciones me llamaron la atención sus paredes, cubiertas con enormes carteles en los que, con letras bien grandes, estaban escritos los «valores» de la compañía. Uno mencionaba «la máxima satisfacción del cliente». Otro «la importancia de la rentabilidad». Un poquito más allá se hablaba de «la contribución a la sociedad».
Vaya, una gran declaración de principios. ¿Quién, en su sano juicio, no se adheriría a ellos? ¡Por supuesto, yo también los suscribo!
Y sin embargo, pasado el tiempo, te dabas cuenta del problema. Porque se daban situaciones en las que esos principios entraban en conflicto. A veces, para conseguir la máxima satisfacción del cliente ponías en riesgo la rentabilidad. Y si defendías la rentabilidad, a lo mejor perjudicabas al cliente. En caso de duda, ¿cuál de los principios «oficialmente establecidos» mandaba?
Estoy leyendo el libro «Esencialismo», de Greg McKeown. En él cuenta la historia de la palabra «prioridad», y cómo en su origen, y durante muchos siglos, significaba «lo que va primero». En singular, porque solo una cosa puede ir primero. Fue después, cuando haciendo un ejercicio de voluntarismo, se empezó a usar «prioridades» en plural, como si fuera posible tener varias de un mismo rango. Y así es como hemos acabado en el mundo de las múltiples prioridades y de la consecuente confusión. Porque la razón de ser de una prioridad es ayudarnos a actuar en caso de duda. Y si hay varias prioridades que entran en conflicto no hay una guía clara de actuación.
Me gusta la formulación de las tres leyes de la robótica ideadas por Isaac Asimov. Precisamente porque deja claro cuál es su orden de preponderancia. Hay una primera ley, una primera prioridad (redundante, ¿verdad?). Luego hay una segunda que será aplicable salvo que entre en conflicto con la primera, porque entonces la elección está clara. Y una tercera, que sólo es aplicable si no entra en conflicto con las anteriores. No son tres leyes a las que se les da el mismo rango, y si hay conflicto allá tú con cómo lo resuelves.
Así debería suceder con las «prioridades» tanto a nivel corporativo como a nivel individual. En el caso con el que abría el post, debería estar expuesto que «lo importante es la rentabilidad», y luego que «procuraremos la máxima satisfacción del cliente a no ser que ponga en peligro la rentabilidad», y luego que «contribuiremos a la sociedad siempre que estemos dando la máxima satisfacción al cliente y tengamos rentabilidad». Y así, en caso de duda, todo el mundo sabría a qué atenerse.

GTD para niños

«Otra vez que tu hijo lleva los deberes sin hacer».

La pelea de todos los días. No sé si es algo exclusivo de esta casa, algo me dice que no. Un día falta una tarea, otro día «se me ha olvidado traer el libro». ¿Has preparado la mochila? «Sí, al 100%». ¿Has planificado las tareas del día? «Sí». Y luego es que no.

Desde que descubrí «el apasionante mundo de la productividad», y más concretamente el método GTD de David Allen, soy un convencido de que una adecuada autoorganización es una habilidad fundamental. Tener claras tus prioridades, descargar tu mente en un sistema externo, la revisión continua… te permite tener una visión clara de qué «tienes en tu plato» en cada momento, y tener la sensación de que independientemente de que tengas mucho por hacer, lo tienes todo de alguna manera bajo control.

Así que, sobre la base de este convencimiento, intento inculcar y desarrollar esa habilidad en los críos. Con escaso éxito, hasta ahora :S

Por ejemplo, batallamos mucho con lo de «apunta todo lo que tengas que hacer», el equivalente al «inbox» en GTD. Tienen una agenda escolar, en la que pueden y deben apuntar las tareas que tienen cada día. Bueno, pues la mitad de las veces no apunta las cosas en la agenda. «Es que lo tengo todo en la cabeza», dice cuando se lo hacemos notar. Así que cuando algo se le olvida, insistimos: «¿Y no sería mejor apuntarlo en la agenda, así no dependes de si lo tienes o no en la cabeza?». «Sí», responde compungido. Pero no coge el hábito. También tiene un «repositorio secundario», que es la plataforma tecnológica donde los profes apuntan deberes y exámenes.

Bueno, pues también le cuesta la rutina de «entra en la plataforma y revisa lo que está ahí puesto». Que tampoco le soluciona las cosas, porque la plataforma no refleja siempre el 100% de lo que le piden… pero al menos tienes una base.

Le pedimos (especialmente los fines de semana) que haga una «planificación» de todo lo que tiene que hacer (la lista de «next actions»), para que se pueda distribuir el tiempo, ver cuánto va a necesitar para cada cosa, que decida dónde hacer los descansos, dónde tener los ratos de ocio, ver cuánto tiempo tiene disponible… pero es una pelea, lo considera un «engorro» y se lo quita de encima (cuando no supone la primera pelea del fin de semana).

Otro tema con el que tenemos problemas es con la visión de medio plazo. Los deberes de hoy está claro que son de hoy. Pero si son deberes «para la semana que viene», o «una ficha que hay que entregar a final de mes», o «unos materiales que te mandaron llevar la semana pasada»… pierde fácilmente la visión. O no se acuerda, o piensa «ya lo haré». Y luego nos pilla el toro, cuando sería más o menos sencillo mantener la visión de medio plazo. Sería el equivalente a la «revisión semanal» del GTD, ir pasando «proyecto a proyecto» para ver en qué estado está todo.

Un último problema que seguimos padeciendo: la mochila diaria. ¿Llevas los libros que necesitas? ¿Llevas el estuche? Y para la vuelta, tres cuartas partes de lo mismo. «Acuérdate de traer todos los libros que necesites para la tarea». Pues nada. Llegamos a hacer un «check list» y colgarlo junto a la puerta, para que repasase… pero como suele suceder con los checklists, enseguida se entra en modo automático y ya no se hace un repaso exhaustivo (eso me recuerda que debería quitar el papel de la pared, porque no vale de nada).

Hoy teníamos un debate en casa, de «qué podemos hacer». Mi idea es que, por mucho que nos fastidie, nadie hace nada que no quiera hacer. Mientras él no tenga una motivación interna para hacer las cosas, da igual lo que le digamos (es más, por «reactancia» tenderá a oponerse). Joder, si es que de hecho son muchos los adultos que están en la misma situación. Y hasta que no «lo ven» por ellos mismos, no van a poner en marcha las medidas correctoras. No es la falta de sistemas y de herramientas lo que provoca que no se hagan las cosas, si no la falta de motivación y de constancia. No va a funcionar la presión, ni los premios/castigos, ni el embutirle las herramientas a la fuerza. Poco a poco, acompañándole, reconociéndole los pequeños éxitos, haciéndole ver los fallos y cómo se podrían solucionar…

A veces se nos olvida que son niños de diez años. Yo desde luego no tengo el recuerdo de que en 4ºEGB tuviese tantos deberes, ni tantas cosas que apuntar, ni tanta gaita. Ni que hiciese falta GTD para niños. Como todas las habilidades, se irán desarrollando poco a poco a lo largo de su vida. Lo importante es, como a las plantas de tomate, servirle de «guía» a medida que va creciendo.