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El pozo sin fondo de las redes sociales

No sé si te habrá pasado (aunque apostaría a que sí). Te sientas frente al ordenador dispuesto a hacer cosas útiles y productivas. Pero antes quieres dedicar un momentito a echar un vistazo a twitter. Revisas tu timeline, haces click en un par de artículos que parecen interesantes, te los lees… quizás te metas en una discusión sobre el tema del momento… Venga, y ahora a Facebook, a ver qué hay de nuevo. Un par de likes, un par de comentarios… ¿Y las stories de Instagram? Será solo un momentito… Ah, y un vistazo rápido a la prensa del día: El Mundo, El País, El Confidencial… El Marca…

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Y así, en esta ensalada de actualizaciones, comentarios, likes, scroll infinito y vídeos de gatitos (¡son tan monos!) se te ha ido su buena media hora. Y no contento con eso, cuando acabas la ronda… la empiezas de nuevo, a ver si alguien ha respondido a tu comentario, a ver si hay algún like nuevo, o alguna “noticia urgente”…

O sacas el móvil, quizás alertado por una notificación. Abres una aplicación, abres otra… y “uy, se me ha ido la mañana”.

Durante ese rato algo en tu cabeza te dice que deberías dejarlo. Que tienes cosas que hacer. Que no es una forma útil ni productiva de emplear tu tiempo. Argh, eres débil. Pero bueno, no pasa nada, mañana lo harás mejor. Al fin y al cabo, “no procrastinar” es uno de tus buenos propósitos del año. Y todo el mundo sabe que los buenos propósitos se cumplen…

¿Tienes un problema?

Mucho se habla de “adicción a las redes sociales“, o del síndrome FOMO (o del NOMO). Yo no sé si es una adicción o no. Pero si la situación que he descrito antes es algo que te pasa con frecuencia, si te impide concentrarte, si reduce tu capacidad de sacar cosas adelante… quizás tengas un problema.

“Bah, no es para tanto”, puedes pensar. ¿Alguna vez has medido el tiempo que pasas navegando en las distintas webs, o en las diferentes apps de tu móvil? ¿Alguna vez te has forzado a estar sin ellas durante un tiempo largo? Quizás te sorprendas, y no de forma positiva, de hasta qué punto tiene un impacto en tu día a día.

Hypnosis+and+Social+Media+Addiction+Seri

Si te sirve de consuelo (no debería), no es del todo culpa tuya. Las “redes sociales”, los contenidos de internet… son una golosina muy apetecible. Te dan un montón de estímulos gratificantes con muy poco esfuerzo, en forma de novedades, comentarios, likes… Además, las tienes a un clic de distancia, o directamente en tu bolsillo; no tienes ni que mover el culo de la silla. ¡Y gratis! Añádele el interés de todos los productores de contenidos en atraer tu atención y mantenerla durante el máximo tiempo posible… y el cóctel es irresistible. Como tener un suminis tro permanente y gratuito de la droga de tu elección sin tener que salir de casa.

Así que ahí caemos una y otra vez, como moscas en la miel. Lo malo es que somos nosotros los que pagamos las consecuencias, aunque no nos demos cuenta.

En busca de una solución

Si realmente llegas a la conclusión de que esto supone un problema… ¿qué puedes hacer para solucionarlo? ¿Cómo evitar caer en la tentación, y deslizarse por esa pendiente resbaladiza que te hace desaprovechar tanto tiempo, atención y energía que podrías estar usando para otras cosas?

Hay quien busca aferrarse a la motivación, a la fuerza de voluntad, a los buenos propósitos. “Hoy sí voy a estar concentrado y no me voy a despistar”. Lamentablemente, la fuerza de voluntad no funciona. Puede que sí durante un día o dos. Pero más pronto que tarde nos relajaremos… y antes de que nos queramos dar cuenta volveremos a las andadas.

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Nuestro cerebro ha generado unos automatismos a los que recurrirá en cuanto nuestro “yo consciente” (que es más listo, pero que consume más energía y por eso no está activo todo el tiempo) baje la guardia. Y si además es solo cuestión de hacer clic… no tienes ninguna posibilidad. No es que seas débil, o que te falte carácterEs como funciona nuestro cerebro, nada más.

Por eso hay que buscar otras soluciones. Soluciones que tienen que ver con “ponérselo difícil” a nuestro “yo inconsciente”. En nuestros momentos de lucidez (cuando nos damos cuenta de que tenemos un problema, y que queremos solucionarlo) podemos poner en marcha estrategias y herramientas para que luego, cuando nuestro cerebro funcione en automático, vaya por el buen camino.

Bloqueando webs y aplicaciones

En el caso de las redes sociales y de los contenidos en internet, una herramienta que puede ser muy útil son los bloqueadores de sitios, como por ejemplo Blocksite (que es el que yo utilizo, aunque hay otros). Se trata de aplicaciones que puedes instalar en tu navegador, y también en tu móvil, y que monitorizan tu actividad impidiéndote el acceso a los sitios que tú les hayas dicho.

El funcionamiento es muy sencillo. Simplemente tienes que crear un listado con las URL’s que quieres bloquear. En mi caso, por ejemplo, tengo bloqueados facebook, twitter, distintos diarios digitales… todo aquello a lo que me he dado cuenta que recurro “en automático”. Además, puedes especificar un calendario semanal en el que está activo el bloqueo: en mi caso, he activado el bloqueo de 9:00 a 20:00 todos los días de la semana. Pero tú puedes adaptártelo a tus necesidades.

Blocksite también tiene una aplicación para móvil, en la que puedes replicar el mismo comportamiento y además incluir apps que quieres bloquear.

De esta forma, cuando intento entrar en alguna de las webs bloqueadas (y te sorprendería ver la cantidad de veces que lo intento a lo largo del día, de forma inconsciente… ¡es alucinante!), te salta un aviso de que “no puedes entrar”.

Más difícil todavía

Claro, el problema del bloqueador es que se puede activar/desactivar con un clic. Es decir, que sigue en mi mano el decir “levanta las restricciones”. Es verdad, has puesto un paso intermedio (tienes que “desactivar”), pero es tan sencillo… que tu “yo inconsciente”, que está ansioso por recibir su descarga de dopamina a base de estimulos, likes y similares, te engaña con facilidad: “Venga, es solo un momentito, luego lo vuelves a activar”, “por una vez no pasa nada, te lo has ganado, ¿no?”, “es por un buen motivo, de verdad que esta vez es necesario”. Así que desactivas el bloqueo… y sin darte cuenta vuelves a estar donde estabas.

Para evitar esto, se trata de ponerle al cerebro un “más difícil todavía”. Blocksite tiene la opción de proteger con contraseña la activación/desactivación del bloqueo. De esta forma, no será tan sencillo como “desactivar”, sino que tendrás que meter una contraseña para hacerlo. Una barrera más. Aunque claro, si la contraseña te la aprendes y eres capaz de teclearla sin pensar… no es una barrera demasiado efectiva.

Así que lo que yo hice es crearme una contraseña difícil, con un generador de contraseñas: 16 caracteres aleatorios, con números, símbolos, mayúsculas y minúsculas… todo el lote. Básicamente imposible de memorizar. Lógicamente la apunté, la tengo en una nota de Evernote, por si en algún momento necesito entrar a la configuración del bloqueador. Técnicamente podría desactivar el bloqueo: me voy a Evernote, busco la nota en cuestión, copio la contraseña, la pego y desbloqueo. Pero ya es un paso más, y no especialmente cómodo.

Crear fricción para cambiar tu comportamiento

Antes hablaba de tu “yo consciente” (el que es capaz de razonar y de tomar decisiones, pero que consume mucha energía y por eso no está activo la mayor parte del tiempo) y de tu “yo inconsciente” (el que toma decisiones automáticas la mayor parte del tiempo). Estos “dos cerebros” los describe muy bien Daniel Kahneman en su “Thinking Fast and Slow”, y son la clave para entender por qué nos comportamos como nos comportamos en muchas situaciones.

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Si queremos cambiar un comportamiento (como en el caso del acceso a las redes sociales), se trata de ir poniendo barreras cada vez más altas a mi “yo inconsciente”. Hay que impedirle que siga su tendencia natural, y hacer que vaya por un camino mejor. Creando puntos de fricción lo que haces es desincentivar el comportamiento que quieres eliminar. Y no se trata de hacerlo a base de “fuerza de voluntad”, sino de automatismos. Por cierto, si te interesa este tema (y cómo aplicarlo a otros ámbitos de tu vida), está muy bien el libro “Atomic Habits” de James Clear.

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Un mejor uso de tu tiempo, tu atención y energía

Lo que yo busco con estas estrategias es liberar el tiempo y atención que normalmente se me va en estos contenidos. Y así poder dedicarlo a otras cosas más productivas: sacar mi trabajo antes y mejor, leer más deliberadamente, producir más contenido, utilizar herramientas de aprendizaje que refuercen mis habilidades… en definitiva, un uso mejor de mis recursos.

Como decía más arriba, te sorprendería ver la cantidad de veces que me descubro intentando entrar en los sitios bloqueados. Como una mosca dándose golpes contra un cristal. Y la absurda ansiedad que me entra al pensar que “hasta las 8 de la noche no voy a poder entrar a ver si ha pasado algo en mis redes” (de hecho, me está pasando mientras escribo esto). Es absurdo, pero pasa. Hasta ese punto los comportamientos se llegan a automatizar y a generar dependencia.

Así que si tú sientes que tienes un problema parecido, y de verdad quieres ponerle solución… ¡manos a la obra!

Qué es GTD: conceptos básicos para principiantes

¿Qué es GTD?

GTD son las siglas de Getting Things Done. Se trata de un libro que escribió David Allen en 2001, en el que explica un método para «organizarse con eficacia». Para mí supuso un antes y un después en mi visión de «cómo organizarme». Me hizo darme cuenta de algunas cosas muy importantes que estaba pasando por alto, y me proporcionó una «guía de actuación» que me ha ayudado mucho a lo largo de los años (y de hecho es algo de lo que he hablado de vez en cuando en el blog). Luego puedes entrar en matices y discusiones un poco bizantinas (y los «expertos en productividad» son muy dados a ello), pero para mí sigue siendo un punto de partida más que interesante.

GTD te ayuda a tener «bajo control» todas las responsabilidades y compromisos que tienes en tu vida (la profesional y la personal), y te da herramientas para que esas responsabilidades se transformen en «tareas para hacer». De esta manera, te facilita que luego las hagas efectivamente y, así, avances hacia tus objetivos.

El método puede parecer de primeras algo complejo (luego verás que no es para tanto), pero se basa en una serie de ideas fundamentales que no es difícil incorporar. Mi objetivo en este artículo es hacer un repaso de alto nivel, resaltando esas ideas clave. Y si te pica el gusanillo y quieres profundizar, te invito a que te leas el libro y sigas tirando del hilo a partir de ahí.

¿Estamos preparados? Pues empecemos.

El punto de partida: tienes mucho lío

¿Cuántas cosas tienes en tu cabeza? La reunión de trabajo de la semana que viene, el viaje que tienes que organizar a no sé dónde, el informe que tu jefe te lleva pidiendo dos semanas, alguien que te dice que «tenemos que hablar» en el pasillo, el IRPF, renovar el carnet de conducir, arreglar el desagüe del baño, comprar un teléfono nuevo que el que tienes se está quedando estropeado, pensar en las vacaciones de verano, una lista interminable de libros por leer, una llamada pendiente, la bandeja de entrada del mail a rebosar… Te agobia solo pensarlo, ¿verdad?

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Algunas de estas cosas son demandas externas: la llamada que te entra, el mail que recibes, la petición de tu jefe, el plazo para presentar la declaración… cosas que caen en tu plato y a las que tienes que responder. Pero también hay otra serie de cosas que responden a una iniciativa interna: eres tú quien quiere hacer un viaje en vacaciones, o buscar un nuevo trabajo; nadie te lo pide. Pero sea por un origen o por otro, la situación es la misma: si quieres que los temas avancen, tienes que hacer algo al respecto.

Esta sensación de «tener mucho lío» puede llegar a ser muy agobiante. Especialmente si todas esas responsabilidades «están en nuestra cabeza», luchando por nuestra atención, con el riesgo de que nos olvidemos de ellas. Nuestra memoria a corto plazo tiene una capacidad limitada, y en ella entran y salen ideas a toda velocidad. Un montón de «tengo que…» sobre los que rumiamos unos segundos para pasar enseguida a otro tema… sin haber hecho nada al respecto.

Y ése es el problema: la cantidad de «ciclos mentales» que dedicamos a rumiar cosas sin hacer nada con ellas. Y es que la cabeza no es el sitio en el que almacenar, porque las ideas se quedan flotando ahí agobiándonos… o peor aún, se nos olvidan y es como si no las hubiéramos tenido nunca.

Capturar para sacar de tu cabeza

El primer hábito fundamental que propone GTD tiene precisamente que ver con esto. Si tu cabeza no es un buen sitio para mantener las ideas… lo que tienes que hacer es sacarlas de ahí y llevarlas a otro sitio. Este hábito de «capturar» (en papel, o en una aplicación… o donde sea) es el primer paso para transformar tus pensamientos en realidades.

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Se trata de capturar tus pensamientos tal y como se producen. Acabas una reunión con una serie de ideas… pues las pones negro sobre blanco y las llevas a tu «bandeja de entrada». Alguien te recomienda una serie… pues la apuntas para que no se te olvide. Vas de paseo escuchando un podcast y mencionan un concepto en el que quieres profundizar… pues lo anotas. Alguien te pilla en el pasillo y te dice que quiere hablar contigo… pues lo apuntas.

La gracia de capturar es que no tienes que «hacer nada» en ese momento. No tienes que decidir si es importante o no, no tienes que dar una respuesta, no tienes que asumir ningún compromiso, no tienes que ejecutar nada. Se trata únicamente de apuntar para que no se te olvide, y para que el pensamiento no esté flotando en tu cabeza.

Es la hora de procesar y organizar

De nada serviría capturar todas tus ideas si luego no haces nada con ellas. Así que tienes que dedicar tiempo a procesar esas ideas, decidir qué significan para ti, y qué vas a hacer al respecto.

Esta fase de procesado es fundamental, ya que es la que te permite pasar de una masa informe de ideas a, en su caso, acciones concretas y tangibles que luego ya estarás en condiciones de ejecutar. Y es que ésa es una de las ideas clave de GTD: que tú solo puedes «hacer» tareas muy concretas. No puedes, por ejemplo, «planificar las vacaciones»: pero sí que puedes hacer un listado de posibles destinos, puedes tener una conversación con tu pareja de qué fechas tenéis libres cada uno, puedes ir a la agencia de viajes a pedir información, puedes hacer un listado con el equipaje que necesitas, puedes llamar a tu amigo Menganito que estuvo allí para que te recomiende sitios…

Uno de los grandes problemas que tenemos en nuestra organización es precisamente ése: que nos cuesta procesar las ideas generales en cosas concretas, tangibles… y accionables. Y para conseguir esto hace falta dedicar tiempo y tomar una serie de decisiones.

Para empezar, ¿es algo con lo que yo quiera hacer algo?

Esta es la primera pregunta que hay que hacerse cuando uno toma un elemento de los que ha capturado. Puede que haya caído en tu «red de captura», pero eso no implica que tú vayas a hacer nada con ello.

Aquí se trata de ser también bastante consciente de los compromisos que asume con otros, y también con uno mismo. A veces sentimos que tenemos «demasiadas cosas que hacer» porque no hemos puesto pie en pared y no hemos dicho «NO» a tiempo. Dentro de GTD éste es el momento en el que decidimos qué cosas se convierten para nosotros en un compromiso de acción, y qué cosas no.

Sello, Aprobar, Goma, Pasar, Rechazan, Cuadro

Hay muchas cosas que, directamente, son para tirar. Hace poco en mi buzón físico entró un folleto de Testigos de Jehová… ¿qué significa para mí? ¿quiero hacer algo al respecto? No. Tirar, no hay nada más que hacer. Sucede también con muchas posibles peticiones que te hacen: hace un tiempo me invitaron a ir a un programa de televisión a dar mi opinión sobre un tema que no tenía nada que ver conmigo. Pues nada, a tirar (con breve mail de rechazo de por medio). No quiero dedicarle ni medio segundo más de atención.

A veces las cosas no son directamente para tirar. Hay ideas que capturas con las que no vas a hacer nada ahora, pero puede que sí algún día. En ese caso, conviene almacenarlas en un sitio (una carpeta «quizás/algún día») que podamos revisar con cierta frecuencia por si nos apetece retomarlo (o con un recordatorio si queremos ponerle fecha a esa revisión). Un ejemplo paradigmático para mí son las recomendaciones de series: en una conversación, o en redes sociales, alguien menciona una serie interesante que está viendo. Yo capturo el nombre de la serie. Y cuando voy a procesarla, pienso «ahora no la voy a ver, pero me interesa tenerla en la recámara». Así que la meto en mi lista de «quizás/algún día». Y así, cuando esté pensando «qué nueva serie empezar a ver», me voy a mi lista y elijo. Esto pasa con un montón de ideas que se te ocurren, posibles proyectos, planes, conversaciones… que hoy no están lo suficientemente madur as como para hacer algo con ellas, pero que no quieres olvidar.

Finalmente hay otro tipo de elementos con los que no vas a hacer nada, pero que te interesa tener bajo control. Sería el «material de referencia». A mí, por ejemplo, me gusta guardar viñetas o frases que encuentro (y que quizás utilice en un artículo o en una presentación). O el manual de usuario de la televisión. O la clave del wifi. Son materiales con los que no tengo que hacer nada, pero que me interesa tener a mano por si un día tengo que consultarlos.

Si voy a hacer algo… ¿qué es lo que voy a hacer?

Bien. Imaginemos que el elemento de la bandeja de entrada que estamos procesando ha pasado ese primer filtro. Sí, queremos hacer algo con ello. La pregunta es… ¿qué?

Joven, Mujer, Niña, Dama, Mujeres, Trabajo, Estudio

Parece una pregunta obvia, pero muchas veces nos la saltamos. ¿Cuál es el resultado que queremos conseguir con nuestra acción? ¿Cuál es nuestra visión de futuro? ¿Qué pasará si tenemos éxito? ¿Cómo podría alguien desde fuera verificar que efectivamente hemos tenido éxito? Es lo que Covey dice de «empezar con un fin en mente»Si tenemos claro a dónde queremos llegar, será más fácil decidir cuáles son los pasos que tenemos que dar para llegar allí. Y la cuestión es que muchas veces no dedicamos unos minutos a clarificar nuestra visión.

Imagina que quieres «arreglar los pilotos del coche» (no es por mí, es por un amigo :D). ¿Cuál es para ti el resultado final? Tener los pilotos del coche arreglados, ok… ¿y te imaginas yendo al taller a que te los cambien? ¿O te imaginas comprándolos tú por internet y hacer la reparación tú mismo? ¿O depende de cuánto te cueste una u otra opción? ¿Es una posibilidad dejarlos sin arreglar, si ves que el coste es demasiado alto? ¿Tienes todo el tiempo del mundo, o estás pendiente de pasar la ITV? Fíjate cómo, a medida que vas concretando tu visión de futuro, se abren distintos cursos de acción: no es lo mismo «llamar al taller a pedir cita» que «hacer una búsqueda en internet buscando el recambio» (para lo cual posiblemente antes tengas que «ver cuál es el modelo concreto de recambio que necesitas»).

Como ves, si no dedicas un tiempo a clarificar qué significa para ti eso que tienes entre manos, y a tener una visión muy concreta de por dónde quieres avanzar, va a ser muy difícil que hagas nada al respecto. «Arreglar los pilotos del coche» seguirá siendo un «pendiente».

¿Cuál es la siguiente acción?

Y es que GTD hace mucho énfasis en que el objetivo final de la fase de procesado es llegar a tener acciones concretas que puedas ejecutar después. Y para llegar al nivel de «tarea ejecutable» hay que hacer todo ese procesado previo, porque solemos llamar «tareas» a cosas que no están en ese nivel de maduración.

Una tarea ejecutable es algo que se puede «accionar». Algo que haces con tus dedos, con tu boca, con tus pies. Es algo físico, corporal. Son tus dedos marcando un número de teléfono. Es tu mano escribiendo algo en un cuaderno, o tecleando el texto de un email. Son tus brazos llevando algo de un sitio a otro. Es tu garganta formando palabras.

Problema, Pregunta, Solución, Respuesta, Tarea

Ocurre que muchas veces nos da pereza llegar a ese nivel de concreción. Nos quedamos en genéricos como «pensar», «hacer», «preparar», «impulsar»… Y el problema es que, si no lo hacemos, luego cuando nos pongamos a «ejecutar» nos faltará información. Y como resultado, no haremos.

Para mí, la prueba del nueve de una tarea accionable es que pudieras delegársela, en el extremo, a alguien «que no piensa». Dejarlo en un formato de «instrucciones para tontos» en las que no hubiese necesidad de aportar criterio ninguno. Tú ya has hecho la labor de pensar «lo que hay que hacer» con todo el nivel de detalle, y se lo das a otro para que lo haga sin posibilidad de error. Porque en realidad eso es exactamente lo que queremos hacer: darle esa tarea a alguien «tonto», que es nuestro «yo» del futuro. Alguien que simplemente se va a poner a ejecutar lo que otro (nuestro «yo» del presente) ya se ha encargado de pensar.

Esta separación entre «el momento de pensar» y «el momento de ejecutar» es para mí otra de las claves de GTD. Si somos capaces de hacer la fase de procesado al completo, estaremos liberando a nuestro «yo» ejecutor para que se centre en sacar tareas una detrás de otra, sin necesidad de estar replanteándose las cosas.

Tareas vs. proyectos

Un proyecto es, en GTD, cualquier resultado deseado que exija más de una acción física.

Hay tareas que, por sí mismas, ya nos dan el resultado que deseábamos obtener. Por ejemplo, «enviar un mensaje por whatsapp de feliz cumpleaños a mi hermana». Ya está, es una única acción, y resuelve el tema. No hay nada detrás.

Lista De Comprobación, De Verificación, Lista, Marcador

Pero por ejemplo «arreglar el piloto del coche» no es una tarea, es un proyecto; porque seguramente requiera varias tareas (p.j. llamar al taller para pedir cita, llevar el coche al taller, recoger el coche del taller, hacer transferencia al taller por el importe de la factura).

En caso de que identifiquemos que el elemento que estamos procesando es uno de estos casos, tenemos que tomar nota de ese proyecto en una lista propia (la lista de proyectos). ¿Por qué? Porque ahora mismo se trata de identificar solo una «siguiente acción» relacionada con ese proyecto, pero sabemos que habrá más. Y necesitaremos un recordatorio de que ese proyecto sigue vivo, de que tenemos que seguir generando «siguientes acciones» hasta que lo demos por terminado.

¿Qué hacemos con la acción?

Suponemos que ya hemos avanzado en el proceso. Hemos definido claramente cuál es el objetivo que queremos conseguir, y hemos definido una «siguiente acción» de manera muy concreta que nos ayudará a avanzar hacia ese objetivo.

¿Qué podemos hacer con esa siguiente acción? GTD nos plantea cuatro escenarios:

  • Si es una tarea que podemos hacer de forma inmediata, en menos de dos minutos… hagámosla directamente, y nos dejamos de historias. Pim, pam, resuelto. Tardamos menos en hacerla que en apuntarla. Pues hecho, y a otra cosa mariposa.
  • Si es una tarea que tiene una fecha concreta para hacerse, pongámosla en el calendario. «Ir a casa de mis padres a comer» es una tarea concreta, pero no la puedo hacer en cualquier momento… sólo el domingo a las 14:00, que es cuando he quedado. Pues esa tarea va al calendario, y la haremos en el momento en el que toque.
  • Si es una tarea que no vamos a hacer nosotros sino que se la vamos a delegar a alguien… se la delegamos, y la registramos en una lista específica de «tareas delegadas». El objetivo es poder hacer un seguimiento de que esas tareas efectivamente se van haciendo (y, en su caso, poder reclamarlas).
  • Y si ni la podemos hacer de forma inmediata, ni va ligada a una fecha concreta, ni la delegamos… entonces forma parte de nuestra «lista de próximas acciones». Se trata de la lista que miraremos más adelante, cuando estemos en «modo hacer».

Un sistema organizado

Fíjate que lo que hemos hecho durante la fase de procesado es tomar un elemento de nuestra «bandeja de entrada» (donde previamente lo habíamos capturado) y «manipularlo» hasta darle forma y decidir qué hacer con ello.

Empresario, Planificación De La Producción, Control

Como en una fábrica, hemos metido un input y a través de un proceso ha ido pasando por distintas máquinas clasificadoras que lo han acabado transformando y llevando a un sitio concreto.

  • ¿Era algo para tirar? Ya está en la basura.
  • ¿Era algo con lo que de momento no queremos hacer nada pero en el futuro puede que sí? Está en el listado de «quizás/algún día».
  • ¿Era material de consulta que nos interesa tener archivado? Ya está en su sitio.
  • ¿Es algo con lo que queremos hacer algo? Hemos pensado en qué queremos conseguir, y hemos definido una siguiente acción.
  • ¿Es algo que requiere varias acciones? Ya nos hemos anotado el proyecto en el listado de proyectos.
  • ¿Es algo rápido de hacer? Ya lo hemos hecho, fin de la historia.
  • ¿Es algo que tiene fecha fija? Ya está en el calendario.
  • ¿Es algo que hemos delegado? Ya está en nuestra lista de tareas delegadas.
  • ¿Es algo que queda bajo nuestra responsabilidad hacer? Ya está en nuestra lista de próximas acciones.

Si hemos llegado hasta aquí, ese elemento de la bandeja de entrada ya ha sido procesado. Y lo que tenemos que hacer es elegir otro más, y repetir el proceso hasta vaciar la bandeja de entrada y tener todo nuestro «lío» perfectamente clasificado.

Y llegó el momento de hacer

GTD es «getting things done». Hacer que las cosas se hagan. Que salgamos del mundo de las ideas y que haya acción, que avancemos hacia nuestros objetivos. Así que todo lo que hemos visto hasta ahora está muy bien, y es parte fundamental del proceso… pero su objetivo era prepararnos para llegar hasta aquí. Ya hemos dedicado todo el tiempo necesario a pensar, ahora es el momento de ejecutar.

Y ejecutar debería ser, como decía más arriba, pura cuestión de «pico y pala». Ya no hay que pensar, eso ya lo hemos hecho antes. Tenemos nuestra lista de «próximas acciones», redactadas de forma muy concreta. Y se trata de ir moviendo nuestras manos, nuestros pies, nuestra garganta… siguiendo las instrucciones que nosotros mismos nos hemos dado. Pim, pam, pim, pam. Una tarea detrás de otra.

Martillo, Empleado, Blanco, Piedra, Hombre, Cincel

A la hora de abordar nuestra lista de tareas pendientes hay una serie de criterios que nos ayudan a decidir cuál de ellas hacer primero (partiendo de la base de que todas son relevantes, porque todas han pasado el filtro del procesado: aquí no hay nada que no queramos hacer, o que no nos sirva para algo que consideramos relevante). GTD habla de contexto, de prioridad, de energía y de tiempo.

Si hay una tarea que tengo que hacer en el supermercado (p.j. comprar leche) pues no tiene sentido que me ponga a hacerla si no estoy en el supermercado. Si hay una tarea vinculada a una reunión de mañana, tendrá preferencia frente a algo que es para dentro de tres meses. Si estoy cansado no tiene sentido que me ponga a hacer una tarea que me exige mucha atención. Y si solo tengo diez minutos no tiene sentido que me ponga con una tarea que me va a llevar media hora.

Al final estos criterios puedes usarlos de manera estricta, o de manera más laxa… en última instancia se trata de que seas capaz de abordar tu lista de tareas con sensatez. Recuerda que el objetivo es «sacar faena».

Revisar

Otro de los elementos clave de GTD son las revisiones. Y es que, así explicado, puede parecer que todo queda muy ordenado. Pero entras en la dinámica del día a día, surgen imprevistos, vas haciendo cosas, cambian las prioridades… y necesitas dedicar un tiempo a asegurarte de que tu sistema está al día, que tienes todo controlado y que no se te olvida nada.

Tablero, Tiza, Retroalimentación, Revisión, Estudio

Hay distintos momentos para hacer revisión, aunque el criterio general es: revisa cada vez que lo necesites para sentir que tienes todo bajo control.

¿Qué tipo de cosas se miran durante la revisión? Pues por ejemplo asegurarte de que para todos tus proyectos tienes definida una «siguiente acción» que haga que el proyecto pueda avanzar. O revisar la lista de «quizás/algún día» por si hay algo que quieras rescatar y poner en acción. O la lista de «tareas delegadas» por si quieres reclamar. O la lista de «siguientes tareas» para asegurarte de que has tachado todo lo que se ha ido haciendo. O el calendario para asegurarte que todos tus compromisos están. O un repaso de «cosas que quiero impulsar pero que todavía no he metido en el sistema», por si hay algo bullendo en tu cabeza.

En todo caso, esta rutina de revisión es la «cinta con la que haces el lazo» a todo el sistema. Sin ella, enseguida el sistema se desborda. Y es que al final se trata de tener en marcha un mecanismo que esté permanentemente al día, y para eso necesita un cierto mantenimiento.

Resumen de las ideas principales de GTD

Hablaba al principio de que, para mí, GTD puede parecer una metodología compleja pero que, sin embargo, tiene detrás algunas ideas esenciales que conviene tener siempre en mente. Las he ido mencionando durante el texto, pero quiero extractarlas aquí a modo de resumen final.

  • La cabeza no es un sitio para almacenar cosas. Transfiérelas a tu sistema externo para reducir tu agobio.
  • Captura todo lo que pase por tu cabeza, porque las ideas se las lleva el viento.
  • Por cada cosa que hayas capturado, decide qué es y qué quieres hacer con ello.
  • Tú eres quien tiene la responsabilidad de qué compromisos asumes contigo y con los demás.
  • Todo lo que proceses tiene un lugar (listas de siguientes acciones, listas de proyectos, listas de tareas delegadas, calendarios…) que te sirve como recordatorio.
  • Si decides que quieres (o «tienes que») hacer algo, ten una visión clara de lo que quieres conseguir.
  • Traduce tu compromiso de acción en tareas concretas, físicas.
  • Hay un momento para pensar y otro momento para hacer.
  • La revisión frecuente te ayuda a que todo esté en orden.

Ah, y te dejo un vídeo de mi canal de youtube en el que cuento, de primera mano, cómo me ha ayudado GTD a lo largo de los años a organizarme mejor y a ser más productivo.

¿Te ha resultado interesante? ¿Te ha ayudado a tener una visión de qué es GTD? ¿Qué necesitarías para tener más claridad?

Cómo dormir bien sin preocupaciones

Supongo que, unos con más frecuencia que otros, todos hemos sufrido esta situación. Por fin llegamos al final del día. Apagamos la luz. Ponemos la cabeza en la almohada… pero nuestro cerebro no se desconecta.

Pensamos en las cosas que pasaron durante el día: «A este le tenía que haber dicho tal cosa… cómo se me pudo olvidar esta tarea… ¿qué será lo que quiso decir Menganita con ese comentario?»

Pensamos en las cosas que tenemos por hacer: «Ay, la reunión de mañana, espero que vaya bien… qué querrá mi jefa, por qué me habrá llamado… que no se me olvide que tengo que ir a la reunión del colegio…»

Se nos ocurren grandes ideas, revisitamos nuestros peores fracasos, aparecen todos nuestros miedos… nuestra mente entra en «modo centrifugadora» y no hay manera de conciliar el sueño.¡Escucha el capítulo del podcast dedicado a «Cómo dormir bien sin preocupaciones»

El sueño como consecuencia

Que seamos capaces de dormir bien es el resultado de muchos factores. Y muchos de ellos comienzan mucho antes de la hora de acostarse.

¿Algunos ejemplos?

  • Cenar ligero y un buen tiempo antes de acostarse.
  • Evitar el alcohol, la cafeína, la nicotina…
  • Haber realizado algo de ejercicio durante el día (tampoco demasiado cerca de la noche).
  • Tener la iluminación y temperatura adecuados en la habitación.
  • Evitar la sobreestimulación de nuestro cerebro (con lecturas exigentes, actividad de trabajo, redes sociales, juegos, etc.) durante un rato antes de acostarse.
  • Apagar las pantallas (emiten un tipo de luz que pone a nuestro cerebro en estado diurno).
  • Generar una rutina que, ejecutada día tras días, mande señales al cerebro de que «es hora de dormir».
  • Alejar la tecnología del alcance de nuestra mano (el clásico «dejo el móvil aquí por si tengo que mirar algo» hace que tu cerebro permanezca en alerta).
  • Evitar utilizar la cama como zona de trabajo o de ocio… es importante que asociemos cama=dormir, de manera que se genere un condicionamiento que nos ayude a descansar.

En definitiva, hay que cuidar una serie de factores de higiene del sueño que ponen las condiciones necesarias (pero no suficientes, como veremos) a un buen descanso.

Cuanto más organización tengas, menos vueltas te dará la cabeza

Gran parte de las preocupaciones nocturnas tienen que ver con tareas que no están perfectamente definidas, con ideas que se nos ocurren, con prioridades que no tenemos claras, con cosas que tememos olvidar… En este sentido, tener una buena organización de trabajo puede descargar a nuestro cerebro de gran parte de ese esfuerzo. ¿Cómo, por ejemplo?

  • Acostumbrándonos a capturar, a lo largo del día, todas las ideas que vayamos teniendo. De esta forma, sabiendo que están a buen recaudo en nuestra libreta o aplicación en el móvil, el cerebro se puede «olvidar» de ellas sin culpabilidad.
  • Procesando todas las ideas que se nos ocurran de forma frecuente: decidiendo qué queremos hacer con ellas, anotando recordatorios (en la agenda, en nuestra lista de «to-do’s»…) que, de nuevo, eviten que sea el cerebro el que tenga que recordar todo eso.
  • Definiendo con mayor claridad las tareas que tenemos entre manos. Si por ejemplo durante el día sabemos que «tengo que hablar con mi jefe», pero no he hecho el trabajo de clarificar de qué vamos a hablar, qué argumentos voy a usar, qué materiales de apoyo, si tengo que buscar alguna información antes o no… el cerebro se va a poner a darle vueltas a todo ello.
  • Definir acciones concretas para resolver los temas que nos preocupan. Se trata de pasar ideas al mundo real. Porque si tenemos una tarea o una responsabilidad sin clarificar, y sin trasladar a acciones en el mundo real… ¿qué va a pasar? Exactamente: que al día siguiente seguirá en la misma situación, no habremos cambiado nada, y nos seguirá preocupando igual.
  • Dejar planificadas, al terminar nuestra jornada, las tareas importantes del día siguiente. De esta manera nos podemos ir a dormir con «los deberes hechos», y con la tranquilidad de que nuestro trabajo ya está definido.
  • Reservando un espacio, al final de cada día, para hacer todas estas cosas. Porque si no tienes ese espacio… adivina cuándo va a ser el momento en el que te salten a la cabeza…

En definitiva, tener un método de trabajo ordenado (quizás te interese el artículo sobre GTD para principiantes) nos puede ayudar a que el cerebro haga su labor en los momentos en los que lo tiene que hacer, y que llegue a la hora de acostarse con la satisfacción del deber cumplido y con menos preocupaciones.

Calmar la mente

Independientemente de que podamos cuidar el contexto del sueño, y organizar nuestro trabajo para que nos dé los menores quebraderos de cabeza, siempre podemos enfrentarnos a una mente inquieta a la hora de dormir.

¿Qué podemos hacer en esos casos?

  • Algo que a mí me funciona bien, cuando siento la cabeza alborotada, es trasladar mis pensamientos a papel. Ponerlos negro sobre blanco hace que se vean mucho menos liados, y que el bucle se detenga. Además, de esta forma los tengo disponibles si quiero revisarlos en un momento de menor agitación. En mi experiencia, esos pensamientos tan agobiantes durante la noche luego son mucho menos amenazadores durante el día, y se pueden gestionar mejor. Y no solo vale para «pensamientos negativos»: si se nos ocurre una gran idea, o un argumento para una conversación, o los detalles de una presentación… es mejor levantarse, apuntarlos, y dejar que nos esperen por la mañana (puedes leer más sobre esto en «Si la cabeza se te alborota, escribe«).
  • La meditación puede a yudarnos a calmar nuestra «mente de mono». Darle al cerebro algo en lo que fijarse (la respiración, un repaso a las sensaciones del cuerpo, ovejitas que contar, imaginar una escena tranquila, rezar el rosario…) ayuda a calmar el flujo de pensamientos. Y en el momento (inevitable) en el que esos pensamientos vuelvan a desbocarse, simplemente tenemos que ser conscientes, no perseguirlos y devolver nuestra atención al método de meditación que hayamos elegido (revisa el artículo «Meditación: primeros pasos» para entender mejor qué es y cómo te puede servir la meditación).
  • En última instancia, si sentimos que «no nos vamos a dormir», es casi mejor levantarse de la cama y buscar otro lugar en el que estar. El objetivo es, como decía más arriba, mantener la cama como «el sitio donde voy a dormir» y no contaminarla con la experiencia del insomnio.

Dormir bien es vivir bien

Hace tiempo escuchaba en un podcast a alguien hablar de lo ridículo que resulta que nos pasemos la vida buscando «pastillas» para casi todo… cuando hay una serie de «drogas naturales» (el ejercicio, la alimentación, el sol, el bienestar emocional… y sí, el sueño) que están en nuestra mano… y que dejamos de lado.

El sueño forma parte esencial de un sistema de bienestar. Todos tenemos la experiencia de qué pasa cuando no dormimos bien: estamos cansados, desenfocados, despistados, gruñones, desganados, irritables, desconcentrados… ¿Y qué pasa cuando esa situación se prolonga? Un desastre.

Y a la vez, como hemos visto, un buen sueño es el resultado de una serie de buenos hábitos. En definitiva, un círculo (vicioso o virtuoso, según el sentido en el que lo hagamos girar), y que tiene un gran impacto en muchas áreas de nuestra vida.

En este sentido, aunque hay indicaciones generales, no hay «recetas mágicas». Lo importante es que cada uno se dé cuenta de lo importante que es dormir bien y el impacto que tiene… y que a partir de ahí vaya experimentando y poniendo en marcha distintas medidas que, poco a poco, le ayuden a descansar mejor.

Dulces sueños…

Los cuentos del ganador

“Y ahora, recibamos con un gran aplauso a este hombre que no necesita presentación, ¡Fulanito!”. La sala aplaudió a rabiar, los ojos de los asistentes muy abiertos y las sonrisas en las caras, con la sensación de estar asistiendo a un momento mágico. Allí estaba él, Fulanito en carne y hueso, y en los siguientes minutos iba a compartir con ellos los secretos de su éxito.

Fulanito era un reconocido “business angel”. Hizo fortuna en la época de las “puntocom”, cuando una de las pequeñas startups que había ayudado a financiar fue vendida a una gran empresa, una de esas “brick&mortar” que en la época estaban como locas por subirse al carro de la novedad. Desde entonces, Fulanito había ascendido a los cielos del sector: decenas de planes de negocio llegaban a su mesa, era un invitado recurrente en los eventos del sector, y allí donde iba todo el mundo quería conocer dónde radicaba su magia. Y él compartía su conocimiento en forma de consejos: “haced como yo… tenéis que diversificar… tenéis que apostar por los equipos… tenéis que buscar proyectos rompedores… ”

Aquel día, su charla transcurrió por los derroteros habituales. Hasta que al final, durante el turno de preguntas, un hombre al fondo de la sala se levantó y dijo: “Verás, Fulanito. Hace unos años yo empecé a invertir en startups. Hice todo lo que has recomendado: invertí de forma diversificada, aposté por grandísimos equipos, había proyectos muy prometedores… pero ocurrió que ninguno de ellos dio el pelotazo… y la realidad es que perdí toda mi inversión… ¿qué hice mal?”.

Se hizo un silencio incómodo. Fulanito se escabulló con un “bueno, sin conocer el caso concreto no te podría decir, y esto es algo que ahora no podemos analizar… ¿siguiente pregunta?”. Un par de preguntas más, ronda final de aplausos y fin del evento.

Hay una narrativa habitualmente asociada al éxito que resulta muy peligrosa. Cogemos el ejemplo de un triunfador, y pretendemos extrapolar su experiencia. Estamos tan fascinados por la idea del éxito que nos agarramos a cualquier apariencia de método para emularlo. Y muchas veces son los propios triunfadores los que alimentan (con mayor o menor inocencia) esta dinámica: “yo comparto mi historia para que sirva de ejemplo”. Y así, nos parece que si hacemos A, B y C (como hicieron ellos), obtendremos el mismo resultado. Luego vienen la frustración.

Pocos triunfadores son capaces de evadirse de esta poderosa narrativa de control. Logré lo que logré a base de pasión, o de esfuerzo, o de conocimiento, o de sacrificio. Logré lo que logré porque hice lo que hice, y estoy en condiciones de darte lecciones. Pocos introducen en su relato del éxito la influencia de la suerte, o de las centenares de circunstancias sobre las que no tuvo ningún control y que de una u otra forma contribuyeron a llevarle donde está. ¿Qué hay, convendría preguntar, de todos aquellos que hicieron lo mismo que tú hiciste, que se esforzaron, se sacrificaron, se apasionaron, trabajaron… y no consiguieron los mismos resultados? ¿Será entonces que “el método” no es tal?

Dice Scott Adams en su libro “How to fail at almost everything and still win big” (un libro sorprendentemente interesante para venir, como él dice, “de un dibujante de un cómic”) que “la suerte puede ser manipulada”, que si bien no puede ser controlada al 100% sí que puedes tomar decisiones que aumenten tus probabilidades de éxito. Y estoy muy de acuerdo, pero esto implica dos cosas:

  • Que “el camino correcto” no nos lo tiene que marcar un ejemplo concreto, si no la estadística. Hace tiempo hablaba de cómo, para luchar contra la falacia de la excepción, es necesario analizar la realidad por encima de las anécdotas sin dejarse cegar por el brillo del triunfador y su falsa narrativa. Hay acciones y decisiones que tienen más probabilidades de resultar bien que otras, sí, pero no va a ser con uno o dos casos con los que podamos evaluar cuáles son esas probabilidades. Así que, cada vez que alguien nos venda un “método” o un “caso de éxito”… mejor tomárnoslo con un granito de sal.
  • Que incluso si identificamos ese “camino correcto” no podemos asegurar el éxito. Porque estamos hablando de probabilidades. Porque las correlaciones perfectas apenas existen. Porque habitamos un mundo complejo, en el que hay infinidad de factores que escapan a nuestro control y que afectan al resultado final. Así que actuemos, sí, pero siendo conscientes de que el resultado final no está tan en nuestras manos como a veces nos quieren vender. Si las cosas salen mal no es necesariamente porque lo hayas hecho mal; simplemente pasa.

La cara B

Hace unos días me encontraba, navegando por ahí, una publicación en la que entrevistaban a un conocido mío acerca de las bondades de su empresa. Le mandé un mensajito para comentárselo, «eh, qué bien sales en el artículo!». Su respuesta, la siguiente: «Sip… Lo malo es ver que ni el artículo ni los entrecomillados tienen demasiado que ver con la realidad».

Ay, la diferencia entre el escenario y lo que hay detrás de las bambalinas.

Obviamente mi amigo, sujeto a la «disciplina corporativa», no tenía mucha libertad de movimientos. Aunque todos tenemos tendencia a contar siempre lo bueno, y callar lo malo. De endulzar la realidad cuando se la contamos a otros, cuando estamos en público. De pregonar los éxitos a los cuatro vientos, y de barrer los fracasos bajo la alfombra a ver si nadie se entera. De poner la «cara A», y ocultar la «cara B». Y no es por casualidad o por maldad, sino que hay una fuerte presión social para que las cosas sean así; nadie quiere verse «retratado» tal y como es, sino salir guapo en la foto a toda costa, porque si no enseguida es señalado con el dedo. ¿Alguien se imagina cuánto hubiera tardado mi amigo en recibir una reprimenda, o perder directamente el trabajo, si hubiese contado «toda la verdad»?

La cuestión es que, como resultado, la inmensa mayoría de lo que uno lee y escucha por ahí es totalmente irrelevante: porque directamente es mentira, o porque mostrando una visión sesgada nos ocultan una porción importante de la realidad. Puras estrategias de promoción, un juego en el que todos participamos en menor o mayor medida y que dibuja una realidad idílica, pero falsa.

No sé, a mí me atrae más quien me pinta un cuadro con claroscuros, con las partes buenas y con las partes malas, que quien sólo me vende la parte maravillosa. Le doy más valor al primero, con todos sus errores, dudas e imperfecciones, que al segundo, al «perfecto», al «excelente», al «impecable». Porque lo perfecto, lo excelente, lo impecable… no existe.

Quiero cambiar de vida

“¿Te imaginas vivir en el campo? En una granja, alejado del mundanal ruido, viviendo al ritmo de la naturaleza, levantándote con el sonido de los pajaritos, disfrutando de la tranquilidad, cultivando tu propia comida… ¡ah, qué paraíso! Pero aquí estoy, en esta ciudad, siempre con prisas, con agobios, con ruidos, todo lleno de gente… El día menos pensado me lío la manta a la cabeza y…”

Fantasías escapistas para todos los públicos

Ésta podría ser, verbalizada, mi fantasía escapista. Una de ellas, en realidad, porque tengo más. Pero no soy el único. Está el que le encantaría poner un chiringuito en Tarifa, o una chupitería en Benidorm. Los que ojalá pudiera recorrer el mundo con una mochila al hombro. O irme a vivir en una autocaravana. O dedicarme a tiempo completo a ser artista, o fotógrafo, o cantante de rock. Si tuviera pareja entonces sí sería feliz. O si tuviera una pareja distinta de la que tengo. O si no tuviera pareja y pudiera ser libre. Si dejase este trabajo de mierda y tuviese ese otro trabajo maravilloso. Si mi jefe fuese de otra manera, en vez de ser como es. O si no tuviese jefe. O si pudiese trabajar en una gran empresa, en vez de en este chiringo. O si pudiese trabajar en una empresa pequeña, más humana, en vez de en este monstruo impersonal. Si ganase más dinero, o mejor aún, la lotería. Si pudiese tener un coche, o tres. Entonces sí, mi vida sería mucho mejor…

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Tenemos tendencia a imaginar escenarios alternativos para nuestra vida, situaciones que sin duda alguna nos harían estar mejor de lo que estamos. Nuestros problemas y dificultades se evaporarían casi como por arte de magia, todo saldría a pedir de boca. Y sin embargo míranos, aquí atrapados en nuestra realidad infeliz.

El jardín del vecino siempre es más verde

Nos fijamos en los demás, y más ahora que las redes sociales nos abren una ventana a sus maravillosas vidas. Qué viajes tan alucinantes hacen, qué de amigos tienen, qué bien se lo pasan, qué aficiones tan entretenidas, qué familias tan estupendas, qué trabajos tan interesantes. Normal que nos sintamos inferiores. Nos decimos que deberíamos seguir su ejemplo y olvidamos con facilidad que poca gente cuenta su cara B, sus dudas, sus frustraciones, las cosas que les salen mal, lo que les cuesta, lo que no tienen. Nos olvidamos también de todos los que hicieron lo mismo y no les salió bien. Nos enseñan (igual que hacemos nosotros) la cara bonita, nos lo venden como una gran historia. No porque quieran presumir; pero el que quiera divertirse, que se vaya al circo.

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Pero no son sólo los demás los que nos “engañan”. Nosotros mismos también nos engañamos cuando idealizamos el pasado, haciendo una selección de nuestros recuerdos, dulcificándolos e incluso inventándonoslos (y la tecnología cada vez refuerza más esa tendencia). O cuando idealizamos el futuro, dibujando una versión en la que minimizamos los posibles problemas o riesgos y donde todo sale bien, y atribuyéndole a ese futuro la capacidad de proporcionarnos unos determinados niveles de felicidad. Somos ajenos a la tozuda realidad en la que nos adaptamos con extrema rapidez a los cambios, tanto para bien como para mal. Creemos que si hacemos esto y aquello podremos encontrar la felicidad, cuando en realidad la felicidad es algo con lo que tropezamos (y gracias).

El peligro de la fantasía

Las fantasías no están mal, siempre que seamos conscientes de que lo son. Lo malo es cuando actúan como lastre en nuestras vidas, proporcionándonos un elemento de comparación que nos genera frustración en el día a día. Es imposible que nuestra cruda realidad pueda resultar satisfactoria cuando la estamos permanentemente comparando con una potencial alternativa. Si nos empeñamos en hacerlo, estaremos condenándonos a nosotros mismos a un estado de infelicidad.

Y eso no es lo peor. Porque encima, embriagados por los cantos de sirena de ese futuro alternativo, podemos llegar a tomar decisiones radicales en nuestra vida. Si en esa realidad alternativa todo va a ser fácil y satisfactorio, ¿por qué seguir atados a nuestras miserias?

Pero es más que probable que luego, una vez emprendido el camino, nos demos cuenta de que no era oro todo lo que relucía. De que esta realidad alternativa tiene sus cuotas de problemas. Que no todo era tan idílico como parecía en nuestra mente. Y que quizás empezamos a echar de menos cosas que ahora hemos perdido. Quién nos mandaría. Ahora ya tenemos otra realidad alternativa (nuestro “pasado que no estaba tan mal”) para torturarnos.

Pero… ¿no tengo derecho a mejorar?

Por supuesto que tenemos derecho a mejorar. Una vida mejor es una aspiración legítima para cualquier ser humano. Y de hecho nuestros cerebros son máquinas estupendas para visualizar, proyectar, planificar… Gracias a ellos hemos sido capaces de llegar a donde estamos. Lo importante es utilizarlos bien, de forma analítica y racional. Que en nuestra fase de visualización no caigamos en la fantasía y en la idealización, si no que intentemos ser ecuánimes respecto a los pros y los contras que nos vamos a encontrar. Que también seamos ecuánimes en el análisis de nuestra situación actual: no, no todo es un desastre, no todo es malo.

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Y sobre todo, si queremos una vida mejor, debemos orientar nuestro pensamiento a la acción. De nada valen las ensoñaciones, ni los planes, ni los proyectos… si no los ponemos en marcha y les damos continuidad. Si de verdad queremos cambiar nuestra realidad, debemos actuar sobre ella. Porque si seguimos haciendo lo mismo, obtendremos los mismos resultados y seguiremos rumiando hasta el infinito. Menos lamentos, menos “y si”, menos soñar y más hacer.

Ocho herramientas para protegerte de tus fantasías

  • Toma conciencia. La mente nos juega malas pasadas, y es capaz de meternos en espirales muy dañinas. Pero son solo pensamientos. Si somos capaces de adquirir una postura de observador sobre nuestros propios pensamientos, tendremos mayor capacidad de analizarlos con frialdad y de actuar sobre ellos.
  • Haz un análisis de tu situación actual, buscando sobre todo identificar todo lo bueno que sí tienes, y que quizás das por hecho con demasiada facilidad. Fuérzate a realizar una lista exhaustiva de todas las cosas positivas que vives a día de hoy.
  • Identifica también qué cosas concretas son las que te frustran de tu situación actual. Plantéate cuánto tienen de circunstancias externas, y cuánto de cómo te las tomas tú, y hasta qué punto un cambio de escenario puede (o no) resolverlo.
  • Piensa críticamente en la realidad alternativa que te parece idílica. Empieza a buscarle las cosquillas. Oblígate también a buscarle los aspectos negativos que hasta ahora has minimizado o pasado totalmente por altoPonte el sombrero negro para ver todo lo que podría salir mal, todas las lagunas de tu razonamiento. Usa esa lista para reducir la capacidad de fascinación de esa realidad alternativa.
  • Busca información, cuanto más de primera mano mejor, de cómo es esa fantasía en la realidad. Busca testimonios de quienes ya vivan así, de quienes tomaron decisiones parecidas a las que tú quieres tomar. Que te cuenten lo que hay, lo bueno y lo malo, si se arrepienten o no. Esfuérzate en no restar importancia a lo menos agradable. Si además de casos concretos puedes encontrar datos, mucho mejor.
  • Los experimentos, con gaseosa. Antes de volverte loco, y de darle un giro radical a tu vida, haz pruebas. Busca la forma de hacer compatible esas pruebas con tu vida actual. Así podrás ir sacando conclusiones de hasta qué punto tu fantasía estaba idealizada o no.
  • Cambia de forma realista las cosas que no te gustan. Decide qué pequeñas acciones puedes poner en marcha hoy que te acerquen a ese futuro que imaginas. Elimina hábitos que te estén limitando, e instaura nuevas rutinas que te lleven a donde quieres ir. Paso a paso, deja que fluya. Tus acciones son las que construyen tu destino.
  • Asume que no hay solución perfecta. Que lo bueno y lo malo conviven, que todo tiene pros y contras. Elijamos lo que elijamos, con cada elección siempre asumimos también una serie de “contras”. Al final, lo que podemos elegir es con qué “contra” nos quedamos.
  • En todo caso, aprende a ser feliz donde estás. No olvides que, si no eres feliz con lo que tienes, es probable que tampoco lo seas con lo que deseas.

Deberías seguir su ejemplo

No fumo. Nunca he fumado, si exceptuamos el puñado de cigarros experimentales que me llegaron ya (afortunadamente) mayor. Deberías seguir mi ejemplo, y no fumar. Supongo que si esto lo lee un fumador empedernido, de los de paquete o más diario, se revolverá cabreado. “¡Es muy difícil dejar de fumar!”. Qué va, a mí me resulta muy fácil no fumar. Es lo natural para mí.

Deberías seguir su ejemplo. Esa es la frase que nos decimos unos a otros constantemente. Y a nosotros mismos. “Mira a Fulano, deberías intentar ser más como él”. Hacer más deporte, trabajar más, ser más simpático y sociable, ser mejor compañero, ser mejor trabajador, tener más disciplina, tener más hobbies, madrugar más, despistarse menos, ser más constante. Ser innovadores, y productivos. Tener dinero, y tener tiempo libre, y tener trabajos fascinantes. Viajar. Salir. Leer. Miramos alrededor, y todo son ejemplos de cosas que podríamos hacer mejor.

Deberías seguir su ejemplo. Poco importa por qué los demás son como son, qué conjunción de naturaleza y experiencias les han llevado a estar donde están, y a actuar como actúan. Olvidamos que “yo soy yo y mis circunstancias”, y comparamos cosas que no son comparables. Soy como soy por muchas razones, es absurdo aspirar a ser otra persona así, con el chasquido de los dedos.

Deberías seguir su ejemplo. O al menos la parte que vemos, la parte que se nos muestra. La cara B normalmente se esconde. Nos comparamos con una visión parcial, lejana, que idealizamos en nuestras mentes. Esas vidas de revista, esos salones “para las visitas”. La tristeza del payaso se la guarda para el camerino.

Deberías seguir su ejemplo. Pero sólo en lo bueno, no en lo malo. Deberíamos ser creativos como aquel, disciplinados como aquella, buenos padres como los de allí, deportistas como las de allá. Fabricamos un ser ideal con lo mejor de cada uno, y nos comparamos. Y salimos perdiendo, claro. Y nos fustigamos.

Deberías seguir su ejemplo. Ponemos el foco en todo lo que no somos, y olvidamos lo que somos. Aquellas cosas en las que no estamos tan mal, no importan. Hay quien dice que somos un ejemplo para ellos. Qué tontería, no merecemos reconocimiento, tenemos tanto que mejorar, tantos ejemplos que seguir…

Meditación: primeros pasos

Eso de la meditación, ¿qué es?

Hace unos días estaba sentado en mi sofá, con la mirada perdida. Se acercó mi mujer y me dijo: «qué estás, ¿meditando?». «En realidad no, solo estaba un poco abstraído», le respondí. «Ya, bueno… de todas formas… eso de la meditación… ¿qué es exactamente?»

No es una mala pregunta. De hecho, yo mismo conviví con ella durante la mayor parte de mi vida. Oías «meditación», y a la cabeza se te venían distinto tipo de imágenes: monjes budistas vestidos con túnicas de color azafrán y diciendo «ommmm», música new age, mente en blanco, incienso, una cosa llamada «iluminación» que no sabías bien qué era… Lugares comunes que, francamente, a mí me hacían «arrugar el morro».

Tampoco me ayudaba el hecho de que, en castellano, también se use «meditar» para reflexionar. «Voy a meditar sobre ello» implica que vas a pensar (muy sesudamente, claro, poniendo cara de esfuerzo y todo) sobre un tema. ¿Era eso meditar?

No fue hasta hace pocos años que decidí investigar un poco más y hacerme una idea más precisa de qué era eso de la meditación.

Meditar no es dejar la mente en blanco

Esa fue para mí el gran mito que se desveló una vez que empecé a leer. La meditación no tenía como fin «dejar la mente en blanco» (algo que a mí me parecía muy difícil), sino simplemente «observar tus pensamientos». Es decir, no se pretende que la mente deje de funcionar: siempre va a estar generando pensamientos. La cuestión es que normalmente nos enganchamos a esos pensamientos sin darnos cuenta, y entonces toman el control de nosotros, nuestras emociones y nuestras acciones. Como dice este monje, es la mente de mono, todo el rato saltando de aquí para allá.

Lo que nos propone la meditación es salirnos de ese flujo de pensamientos, y observar. Es como si nos situásemos en el borde de una carretera, y los pensamientos son los coches que circulan por ella. Los vemos llegar, pasar delante de nosotros… e irse. Y nosotros quietos, tranquilos, observando. Sin caer en perseguir ese pensamiento que, tal y como vino, se fue.

¿Y para qué me va a servir meditar?

Hace tiempo hablaba de la consciencia como base de la mejora personal. ¿Por qué? Porque habitualmente funcionamos en un esquema de estimulo-pensamiento-emoción-acción que se desarrolla de forma prácticamente inconsciente. Pasa algo, lo interpretamos, y reaccionamos. Visto y no visto. Reacción sin apenas capacidad de intervenir.

La consciencia lo que permite es darse cuenta de cómo se produce esa reacción en cadena. Podemos observar el estímulo, podemos darnos cuenta de qué pensamientos se nos generan a partir de ese estímulo, podemos observar la emoción que se desata, podemos ver la acción con la que parece que vamos a responder… y, cuanto más conscientes seamos de cada uno de esos elementos, más capacidad tendremos de actuar sobre ellos. Ya no reaccionamos, sino que respondemos.

Pongo un ejemplo: llegas al trabajo. Dices «buenos días», y un compañero ni levanta la vista ni, por supuesto, devuelve el saludo. «Este tío es idiota», pensamos. Nos cabreamos. Nos sentamos en nuestro sitio pensando que vaya compañeros tenemos. Y cuando más adelante en el día pide ayuda para algo, respondemos con desgana «no puedo ayudarte» (porque «valiente capullo, después de haber sido un borde y un desagradable ahora viene pidiendo ayuda»).

Ahora pensemos en un ejemplo alternativo, en el que tenemos más consciencia. Llegas al trabajo, dices «buenos días» y el compañero no responde. «Este tío es idiota», te das cuenta que te viene a la mente. Pero te fuerzas a cuestionar ese pensamiento: «Espera, igual está concentrado en lo que está haciendo. Igual tiene los auriculares puestos. Igual ha tenido mala noche. La verdad es que yo hay días que tampoco estoy del mejor humor». Con esos pensamientos, la emoción ya es distinta. Ya no hay enfado. Te vas a tu sitio y trabajas. Cuando más adelante el compañero pide ayuda, piensas «bueno, puedo pasar de él; pero también puedo echarle un cable, y así seguro que mañana está de buen humor; además, así me debe una». En vez de reaccionar automáticamente, elegimos una respuesta.

La cuestión es que la meditación ayuda a entrenar la consciencia. Haciendo ese ejercicio, día tras día, de observar nuestros pensamientos… nos acostumbramos a situarnos al margen. A romper esa cadena de automatismos. A conectar con lo que está pasando aquí y ahora. A ganar margen de maniobra darnos cuenta de lo que está pasando y elegir una respuesta diferente.

Y ahora, piensa en cómo eso te podría ser útil en tu día a día. En tus relaciones contigo mismo y con los demás. En tu ámbito personal y profesional. Si pudieras ganar aunque fuera un 10% de más capacidad de maniobra… ¿qué podrías hacer distinto?

Cómo empezar a meditar

Confieso que para mí lo de meditar tenía muchas barreras. La primera, como digo, era toda la parafernalia que mi mente asociaba al concepto (el incienso, el misticismo oriental, los cuencos tibetanos, etc, etc.), y la dificultad que a priori encontraban en eso de «apagar mi mente» (que, como hemos visto, era algo que yo no tenía bien entendido).

También venían a mi mente imágenes sobre «cómo había que meditar» (posición del loto, silencio monacal, etc…), o sobre «cuánto había que meditar» (una hora sentado con la mente en blanco… uf…)

Y en realidad lo que se propone del ámbito de la meditación es mucho más sencillo, y mucho más accesible. Puedes empezar por algo muy fácil. Puedes empezar ahora. Tal y como estés, donde estés leyendo esto. Hacer una inspiración profunda, y una expiración larga. Repetir. Concentrarse solo en eso, en el hecho de inspirar y expirar. Ya estás haciendo el ejercicio de «domar la atención de tu cerebro». Ya estás ganando músculo.

Luego hay más técnicas (que si la respiración de un tipo u otro, o el escáner corporal, o el etiquetado de pensamientos, o meditar mientras caminas, o mientras dibujas, o…), o un incremento progresivo de la duración de las prácticas, pero en realidad todo forma parte del mismo concepto: ser capaces de parar, de asumir un rol de observador, de darnos más cuenta de las cosas y de ganar capacidad para dirigir conscientemente el foco de nuestros pensamientos.

No tiene mucho más. Quizás sea más importante la perseverancia, el hacerlo (aunque sea un poquito) todos los días, que pensar que existe la técnica maravillosa. Simplemente el hábito, una y otra vez, una y otra vez.

Un par de recursos

A lo largo de los años he leído varios libros que hablan sobre meditación. Pero quizás el que más me ha gustado sea el más atípico de ellos. Porque no viene de un maestro oriental, ni de un occidental que intente explicar la visión oriental.

Se trata de «10% happier», de Dan Harris. El tipo es un periodista americano, que se mueve en el hipercompetitivo mundo de las noticias, reportajes de guerra incluidos. La vida más alejada del misticismo que uno se pueda imaginar. Y en el libro narra su viaje de descubrimiento de la meditación desde ese punto de vista, desde el escéptico resabiado que, sin embargo, encuentra cosas interesantes en el camino.

Me gustó porque me pude sentir identificado. Es fácil empatizar con su punto de partida, y así ir haciendo el viaje con él. Y además lo cuenta de forma muy entretenida, así que da gusto.

También pueden resultarte útiles algunas apps de meditación, como Headspace (que yo usé durante unos meses). Son aplicaciones que te van llevando en tu proceso de descubrimiento, con meditaciones guiadas, vídeos en los que se explican conceptos, etc… sobre todo al principio puede ser útil para ir asentando ideas.

Algo un poquito más estructurado y completo: el curso de MBSR (Mindfulness Based Stress Reduction) de Palouse Mindfulness. Es gratuito, y tiene un buen montón de meditaciones para ir avanzando semana a semana.

Y ya para terminar, una conversación que tuve con mi amigo Alberto Mallo (que tiene un poco más de recorrido con la meditación que yo) en la que exploramos estos y otros aspectos sobre esta práctica.

Comportamientos observables en la gestión por competencias

La gestión por competencias y el PCFútbol

A lo largo de los años he trabajado en varios proyectos de definición de competencias, una de esas “cosas de los de recursos humanos” con las que las organizaciones intentan periódicamente ordenar la gestión de personas…

Y es que, desde un punto de vista conceptual, la gestión por competencias es muy interesante, aunque no siempre es fácil de explicar.

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Pensemos por ejemplo en aquel mítico juego, el PCFútbol. En él, cada jugador estaba definido por una serie de características: velocidad, energía, regate, efectividad, calidad, moral… En cada una de esas características, el jugador tenía una puntuación (del 0 al 99, si no recuerdo mal). Podías sacar la media, pero en realidad lo importante no era la media sino la puntuación en cada una de ellas. Era eso lo que se utilizaba en los distintos algoritmos a la hora de decidir qué sucedía en los partidos y, por ende, en el resultado final. Por ejemplo, un delantero con más efectividad tenía más probabilidades de marcar goles que uno con menos efectividad. Y así con lo demás.

Las características importantes

Imaginemos ahora que, en una empresa, podemos identificar las características que hacen que un determinado trabajador “rinda bien”. Algunas de esas características serán comunes para todas las personas de la organización, y otras específicas para determinadas funciones. En todo caso, se trata de ver cuáles son: quizás “trabajo en equipo”, quizás “liderazgo”, quizás “creatividad”, quizás “comunicación”…

La cuestión es que, una vez que tenemos definidas cuáles son esas características, podemos pensar en cómo utilizarlas para la gestión. Podemos, por ejemplo, ver qué nivel tiene cada persona en cada una de ellas. Con eso podemos ver hasta qué punto el ajuste persona-puesto es el adecuado. Podemos seleccionar nuevas personas que se ajusten a determinadas características, podemos gestionar la movilidad interna, podemos identificar necesidades de desarrollo, y planificar acciones para incrementar ese nivel…

En definitiva, un sistema que de alguna manera transforma la empresa en un PCFútbol. Podemos hablar de hasta qué punto las personas son reducibles a un conjunto de puntuaciones en unas características limitadas, o si esto no es sino una muestra más de la utopía del management, pero no cabe duda de que es una visión bastante extendida entre las organizaciones.

Del dicho al hecho

El caso es que la dificultad no estriba solo en definir y acotar cuáles son esas características relevantes, sino en hacerlo de una manera que sea usable, que vaya más allá de un bonito powerpoint, y que de verdad sirva para tomar decisiones. Y ahí es donde entran los comportamientos observables.

Pensemos en una característica concreta. Digamos que “liderazgo”. Todos podríamos llegar a la conclusión de que “liderazgo” es una característica deseable, especialmente en personas que tienen equipos a su cargo, ¿verdad? Ahora bien… ¿qué es el liderazgo? ¿Cómo sé yo si fulanito tiene o no liderazgo? ¿Cómo sé si las acciones de desarrollo que le planteo están efectivamente mejorando su liderazgo?

El poder de los comportamientos observables

Los comportamientos observables es la manera que tenemos de traducir una característica intangible en algo más manejable. Se trata de responder a unas preguntas: ¿cómo se comporta alguien que tiene liderazgo? ¿qué hace de forma diferente respecto a alguien que no lo tiene? El objetivo es llevarlo al terreno de lo observable: cosas que dice, cosas que hace. Nada de ideas etéreas, sino comportamientos que cualquiera podría verificar si se pone a su lado y le observa durante un periodo suficiente de tiempo. Cuanto más concreto, más fácil de poder valorarlo.

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Volvamos al liderazgo. ¿Qué comportamientos observables podríamos asociar a esa característica? Te invito a ti, que estás leyendo esto, a intentar hacer ese ejercicio. Verás que no es sencillo. Que trasladar conceptos generales a acciones concretas que puedan ser verificables por un observador externo es algo a lo que no estamos acostumbrados. Es fácil quedarse en el nivel de las ideas (“liderazgo” suena muy bien), pero cuando hay que remangarse y ponerse a picar nos entran los sudores.

La dificultad de lo concreto

Es bastante curioso observar cómo reacciona la gente en las sesiones de trabajo que organizamos para precisamente dar este paso. Les haces las preguntas, y notas cómo los cerebros se recalientan. Con frecuencia, vuelven al concepto de alto nivel (“pues alguien que lidera bien a sus equipos, que los lleva bien…”). Ahí el objetivo es guiar la conversación cada vez más hacia el terreno de lo concreto.

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Por ejemplo, utilizando a personas como referencia. “Piensa en una persona con la que hayas trabajado que, en tu opinión, tuviese mucho liderazgo. ¿Qué hacía, en qué se lo notabas? ¿Me podrías dar algunos ejemplos en los que demostró su liderazgo?”. O también llevando a situaciones concretas… “¿Cómo se comporta una persona con liderazgo en una reunión? ¿Cómo se comporta en una situación de crisis? ¿Cómo distribuye su tiempo en el día a día?”.

No es un trabajo sencillo, porque como digo tendemos a “sufrir” cuando nos obligan a pensar en términos tan concretos. Es mucho más fácil quedarnos en las ideas de alto nivel. Y sin embargo es un paso fundamental si queremos que esa gestión por competencias sea medianamente útil, si queremos tener criterios más objetivos sobre los que articular las decisiones que tomemos.

Si no, acabaremos con un bonito manual en powerpoint, y una serie de palabras que suenan muy lógicas y aparentes (“liderazgo, trabajo en equipo, comunicación, capacidad de planificación, adaptación al cambio…”) pero que en el fondo no sirven para nada.

Transformar las ideas en acciones

El mundo de las ideas es fascinante. Realmente entretenido. Lees libros, lees artículos, reflexionas, analizas, das forma, matizas… puedes pasarte horas y horas dándole vueltas a conceptos, emocionándote a medida que van adquiriendo coherencia, y con la sensación de que “ahí hay algo realmente potente”. Es un ejercicio estimulante a nivel intelectual. Y también, reconozcámoslo, bastante intrascendente en sí mismo.

Da igual de lo que hablemos. Productividad, transformación digital, industria 4.0, knowmads, empresas centradas en los clientes, gestión relativa, estrategia, marca personal, storytelling, minimalismo, fotografía, educación… escoja usted la temática que más le motive, o la que más esté de moda. Se pueden llenar estanterías enteras de libros dedicados a rumiar una y otra vez sobre ella, habrá charlas y eventos donde se hable del tema, cursos, “expertos”, cientos y miles de artículos en blogs dando vueltas y más vueltas a conceptos, recomendaciones, presuntos “casos de estudio”…

Es fácil enredarse en esa maraña. Yo mismo lo hago con demasiada frecuencia. ¿Acaso no lo estoy haciendo ahora mismo, mientras escribo esto; y tú, mientras lo lees?

Las ideas son un espejismo. Nos dan la (agradable y placentera) sensación de estar haciendo algo, cuando en realidad no estamos haciendo nada. Estamos dando vueltas y vueltas en el mismo sitio, sin ningún impacto.

Y es trasladar esas ideas a la vida real (de los individuos, de las organizaciones) es difícil. Requiere esfuerzo, tiempo. Mancharse las manos, enfrentarse a personas, a dinámicas preestablecidas. Supone contrastar esas ideas (tan sólidas, tan coherentes en su mundo ideal) con la realidad, mucho más compleja, más árida. Supone, en definitiva, ponerse a prueba con muchas probabilidades de no triunfar. Ser “el hombre que está en la arena, con el rostro desfigurado por el polvo, sudor y sangre; el que se esfuerza valientemente, yerra y da un traspié tras otro pues no hay esfuerzo sin error o fallo”. Demasiado polvo, demasiado sudor, demasiada sangre. Con lo fácil que es todo desde la barrera.

Hay quien hace del mundo de las ideas su “modus vivendi”. Quien se dedica a predicar, pero no a dar trigo. Investigadores, profesores, críticos, escritores de libros, conferenciantes y gurús varios. Elevados en sus púlpitos, desde donde es fácil dar consejos sin tener nunca que poner a prueba lo que aseveran. Como también acostumbran a hacer muchos (demasiados) consultores, y no pocos directivos de empresas. Proyectos que se quedan en conceptos de alto nivel, en “debería hacerse”, en reuniones llenas de divagaciones, en ideas que parecen muy coherentes y muy lógicas, pero que no son nada sin ser traducidas a las tripas, a tocar las palancas que realmente generan impacto. Pensadores que no se dignan a dedicar el esfuerzo y el tiempo necesarios, con su correspondiente cuota de sinsabores, contratiempos y fracasos. A respirar el polvo, a sudar, a sangrar. Todo eso es sucio, incómodo, lento; con lo bonitas y re lucientes que son las ideas. Normal que prefiramos quedarnos calentitos con nuestras pajas mentales.

Pero no hay transformación real si no hay acción. No hay impacto si nos quedamos atrapados en las ideas. El valor no está en las ideas, si no en lo que somos capaces de hacer con ellas.

Ideas. Acción. Transformación. Impacto.