Las reuniones son un arma de doble filo en el mundo corporativo. Nadie duda de que son necesarias y útiles para facilitar la coordinación entre personas. Una buena reunión puede ser tremendamente productiva. Pero, lamentablemente, la mayoría de las veces degeneran hasta convertirse en algo inútil.
¿Cuántas veces has salido de una reunión pensando «menuda pérdida de tiempo»?
A lo largo de todos estos años de carrera profesional he participado ya en numerosas reuniones. Más de las que querría :D. Y he llegado a la conclusión de que uno de los problemas que generan frustración en las reuniones es cuando éstas se convierten en tertulias.
Recuerdo un comité semanal en el que yo participaba. Nos sentábamos alrededor de la mesa y el jefe decía: «Venga, temas». Y cada uno iba diciendo una cosa, mezclada con chascarrillos y risas… Un día se me ocurrió decir que «igual sería buena idea tener una reunión un poco más ordenada». «No seas cenizo, que también se trata de juntarnos un rato y charlar un poco», me respondieron.
¡Charlar un poco! Si queréis charlar, terminamos la reunión y nos vamos a tomar una cerveza…
Reunión o tertulia
Dime a ver si te suena esta situación.
Se inicia la reunión. Alguien toma el turno de palabra: «Hemos venido aquí para hablar de este tema importante. Me gustaría conocer vuestra visión».
Le sigue otra persona, que inicia su discurso: «Para mí hay tres cosas importantes: esto, aquello y lo otro».
Interviene una tercera: «Estoy de acuerdo con Fulanito en lo primero, aunque no tanto en lo segundo. Para mí es más importante este otro factor»
La segunda se siente aludida, y responde: «No, lo que yo quería decir no es eso, si no esto otro. Mira, te pondré un ejemplo».
Una cuarta entra en liza: «Bueno, ese ejemplo no es tan relevante, por esto y aquello y lo de más allá»
Rumores en la sala: «es verdad», «pues yo no estoy de acuerdo», «pues sí», «pues no».
Una quinta interviene: «Volviendo a lo que dijo Menganito al principio, yo creo que deberíamos pensar en este otro enfoque».
La segunda le corta: «Muy interesante, pero creo que deberíamos centrarnos en lo otro».
La cuarta engancha: «¿Recordáis aquella iniciativa que impulsamos hace tres años? Nos pasó aquello y lo otro…»
El caso es que, pasados unos minutos, la conversación ha tomado vida propia. Va y viene enganchando argumentos sin dirección conocida, bifurcándose, dando vueltas sobre sí misma, oscilando entre lo genérico y el detalle, enganchándose en intercambios particulares…
Este formato de tertulia, muy ameno cuando uno está pasando el rato con amigos, es completamente devastador para una reunión productiva. Lo más fácil es que termine la reunión sin una visión clara de los temas que se han tratado, sin decisiones tomadas, sin que todo el mundo haya podido participar… y con una abrumadora sensación de haber perdido el tiempo.
Los problemas de la tertulia
Llevar una reunión en formato de tertulia presenta los siguientes problemas:
El hilo de la conversación es único. Y como es único, los temas van encontrando encaje lo mejor que pueden… si pueden. Se salta de uno a otro, se quedan hilos sueltos, ramificaciones que no se pueden perseguir, se enreda en un punto de discusión, se vuelve por terrenos ya transitados… muchos participantes, muchos temas, y una única dimensión en la que darles cabida.
En el mejor de los casos, uno habla y los demás escuchan. En el peor, se forma un guirigay de gente queriendo hablar a la vez. O mientras uno habla los demás están pensando en cuándo podrán meter baza y qué dirán. Total, que comunicación… limitada.
Como sólo uno puede hablar… la participación activa de cada asistente es escasa. Y además los más expansivos/dominantes tienden a ocupar el espacio, por lo que es fácil que las personas más reservadas acaben no participando en absoluto.
¿Cómo evitar que una reunión se convierta en una tertulia?
Partamos de la base de que las reuniones no pueden, simplemente, «suceder». Las reuniones son una herramienta, y hay que usarlas de forma consciente. Las reuniones hay que dirigirlas porque, si se las deja a su aire, tienden a la improductividad.
¿Qué puede hacer quien dirija una reunión para evitar que se convierta en una tertulia?
Tener un objetivo claro para la reunión y compartirlo de manera anticipada con todos los asistentes: «Estamos aquí para esto, y lo que esperamos una vez acabada la reunión es esto, esto y aquello». Así es más fácil que todo el mundo se centre y, si la conversación se va por los cerros de Úbeda, hay un motivo para reconducirla.
Intervenir de manera decidida en la reunión para cortar derivas y comportamientos no deseados. «Este no es el tema», «centrémonos en el objetivo», «si os parece eso lo resolvéis en otro contexto», «apuntamos ese tema para tratarlo otro día»… en definitiva, actuar como un pastor que se encarga de que el rebaño vaya por donde debe.
Dar voz a todos los participantes, especialmente cuando algunos tienden a monopolizar las intervenciones. «Me gustaría que los que han hablado menos tuviesen su espacio», «Cómo lo ves tú, fulanito».
Ir recogiendo, de forma pública, el contenido de todas las intervenciones (p.j. en un flipchart). Se trata por un lado de asegurarse de que todos los «hilos de la conversación» quedan recogidos (incluso aquellos que en ese momento no se pueden abordar, para recuperarlos más tarde) y, en la medida de lo posible, irle dando sentido y coherencia. Así todos los asistentes pueden ver «dónde estamos» en cada momento.
Dirigir la conversación hacia temas que entienda que es necesario cubrir: «Hemos visto una visión general, pero si concretamos… ¿cuáles serían las ventajas de esto?» «Antes de pasar a los inconvenientes, ¿alguien tiene alguna ventaja más?».
Parar y recapitular con cierta frecuencia: «Hasta ahora hemos identificado una serie de ventajas, que son ésta y ésta y la otra; y una serie de inconvenientes. ¿Hasta aquí estamos todos de acuerdo?».
Utilizar algunas herramientas y dinámicas de facilit ación que permitan una mayor participación de los asistentes: dinámicas con post-its, trabajos en grupo, rondas de preguntas, votaciones… en el post que hice sobre visual thinking aplicado en el trabajo se apuntan algunas de esas ideas.
Como decía más arriba, una reunión que no se gestiona tiene a resultar poco productiva, y el «formato tertulia» es la consecuencia más habitual de una reunión que no se gestiona. Así que, si quieres que tus reuniones sean diferentes… haz cosas diferentes.
Bueno, supongo. Porque claro, en realidad no sé a qué te dedicas. Pero me atrevería a decir que, sea lo que sea lo que haces, el visual thinking es útil para tu trabajo. De hecho, apuesto a que ya lo estás aplicando en cierta medida incluso sin saberlo.
Visual thinking es uno de esos términos que pululan por ahí, y que a veces cuesta aterrizar. Desde que empecé a interesarme por el concepto he leído libros, he visto charlas, he hecho algún curso… Y siempre he tenido la sensación de no encontrar una explicación «que vaya al grano». Que te expliquen qué es y sobre todo cómo lo puedes usar sin irse mucho por las ramas, ni centrarse demasiado en la habilidad de dibujar…
Así que eso es precisamente lo que me planteo hacer con este post: contar en base a mi experiencia qué es para mí eso del visual thinking, por qué me parece importante y, sobre todo, cómo puedes usarlo en tu trabajo.
¿Qué es visual thinking?
Para mí, la esencia del visual thinking se resume en «pensar con ayuda de elementos visuales».
Todos (salvo los ciegos… y ni siquiera estoy muy seguro de eso) pensamos con los ojos. Más allá de las palabras leídas o escuchadas, los elementos visuales tienen significado para nosotros. Piensa, por ejemplo, en una señal circular roja con un rectángulo blanco en el medio. ¿A que tiene un significado? Piensa en una flecha pintada en la carretera, o en alguien señalando en una dirección. O en un ceño fruncido. Sin necesidad de palabras, estamos percibiendo significado a través de lo que vemos.
Podrías pensar que bueno, eso son asociaciones aprendidas. Que si nadie nos enseña qué es una señal de «prohibido el paso», no sabríamos qué significa. Y es cierto. Pero también es cierto que hay señales visuales que parecen innatas en nosotros. Si ves cinco elementos iguales, y uno desigual… te va a llamar la atención. Si ves que una cosa es más grande que otra, le atribuyes más importancia. Si ves varios elementos agrupados en un sitio, y separados de otro grupo diferente… tu cerebro interpreta que los elementos del primer grupo tienen alguna relación entre sí. Y no necesitas «pensarlo», y nadie te lo ha enseñado; tu cerebro lo interpreta solo (y muchas veces de forma inconsciente).
Se suele decir que «una imagen vale más que mil palabras», y algo hay de cierto. Los elementos visuales tienen una gran capacidad de transmitir significado. Y si aprendemos a usarlo en nuestro favor, nos puede servir de mucha ayuda.
Visual thinking: mucho más que dibujos
Como ves, todos estamos dotados para el «visual thinking». Y es probable que ya lo estés aplicando en cierta medida en tu día a día. Lo que pasa es que muchas veces se asocia «visual thinking» con «hacer dibujitos». Y cuando digo «dibujitos» me refiero a representaciones más o menos bien hechas de muñecos, de objetos, de ideas… en definitiva, a algo «bonito» y casi artístico.
No ayuda, la verdad, el hecho de que todas las personas que hablan, escriben, dan cursos… sobre visual thinking dibujan muy bien. Ponen el listón muy alto (aunque digan que «dibujar no es lo importante»), porque luego te pones tú a hacer garabatos y monigotes… y no están a la altura. «Yo no sé dibujar», te dices, «así que el visual thinking no es para mí». ¡Error! En el visual thinking no hay que «saber dibujar bien». «Dibujar mal» también vale. De hecho, se pueden hacer muchísimas cosas útiles sin dibujar (ni bien, ni mal). Ése es uno de los mitos que juegan en contra de la adopción de más «visual thinking». ¡No dejes que te detenga!
El resultado y el proceso
Muchas veces, el resultado de un ejercicio de visual thinking puede ser bonito. Puedes encontrar por internet centenares de ejemplos de mapas mentales, de sketchnotes, de graphic recording… que son verdaderas maravillas. Pero no te dejes engañar: ¡la gracia del visual thinking no está en el resultado!
Cuando lo hagas tú puede que te quede bonito, o que te quede un churro. Da igual, porque ése no es el factor clave de la utilidad del visual thinking. Lo importante es el proceso que te lleva allí.
Un proceso que empieza con ideas en tu cerebro, muchas veces difusas, que plasmas sobre un papel de la mejor manera posible. Algo que te obliga a rumiar, a organizar, a sintetizar…
Y entonces lo que hay en el papel alimenta de nuevo a tu cerebro: encuentras patrones, cosas que te chirrían, elementos que echas en falta. Y reflexionas un poquito más, y vuelves a plasmar una nueva versión en el papel. Y así una y otra vez, hasta que consigues algo satisfactorio.
De esta forma, el resultado final es un reflejo de lo que piensas (¡bien!), y además el camino que te ha llevado hasta allí te ha servido para clarificar lo que piensas (¡mejor!).
Me gusta mucho cómo lo expresa Brandy Agerbeck en este vídeo: un puente de ida y vuelta entre lo abstracto y lo concreto, entre las ideas en ebullición y la plasmación de esas ideas en algo tangible.
Cómo te ayuda el visual thinking
Como su propio nombre indica, una de las funciones principales es que te ayuda a pensar. Y esto sucede tanto en un entorno individual (cuando estás tú contigo mismo intentando poner orden en tus pensamientos), como en un entorno colectivo. Ahí el visual thinking tiene un enorme potencial. Fíjate, si a veces te resulta difícil aclararte tú solo… ¿cómo de difícil es poner de acuerdo varios cerebros diferentes?
Una pizarra, una pared llena de postits… hacen tangible el pensamiento de varias personas a la vez. «Yo no quiero decir eso», «a mí lo que me falta ahí es…», «para mí como tendría sentido es de esta otra forma», «¡ah, ahora veo lo que querías decir!». El mismo proceso que describía más arriba (del cerebro al papel, y del papel al cerebro) sucede aquí también, con el añadido de que involucra a varias personas.
Así, el visual thinking ayuda a recoger las distintas perspectivas sobre un problema. Y a servir de base para una conversación productiva para alcanzar un entendimiento común. Esto lo puedes aplicar a procesos de creatividad, de resolución de problemas, de toma de decisiones, de aprendizaje… ¡a casi cualquier cosa!
Otras ventajas (aunque ya no son estrictamente «thinking») tienen que ver con la capacidad de comunicar y de facilitar la retención. Efectivamente, como veíamos más arriba, el lenguaje visual permite transmitir significado de una manera muy poderosa.
¿Cuántas veces un esquema, una infografía bien hecha, un texto bien maquetado, una imagen evocadora… nos han ayudado a entender un concepto complejo? Y no sólo a entenderlo, sino también a recordarlo. Y es que a nuestro cerebro le resulta más fácil recordar imágenes que palabras.
Aplicaciones prácticas de visual thinking
Lo importante en esto, como en casi todo, no es la teoría sino la práctica. Así que mejor ver, con ejemplos, distintas formas en las que podemos usar visual thinking en nuestro trabajo:
Generar la estructura de un contenido
Me pasa con frecuencia. Tengo que escribir un artículo. O prepara los contenidos de un curso. ¿Cómo lo hago? En mi cabeza hay un montón de ideas dispersas sobre las que me gustaría hablar, pero necesito darles alguna estructura. Hacerlo «de cabeza» se me hace difícil (porque las ideas van y vienen, se ordenan de múltiples maneras y no hay forma de «congelarlas»). Apuntarlas en un papel directamente me ayuda pero solo en parte, porque una vez que están escritas me resulta difícil jugar con ellas.
Así que lo que hago es escribir cada una de las ideas individuales en un papelito, y luego extiendo todos esos papelitos en la mesa delante de mí. Y empiezo a jugar con ellos: «éste se parece a este otro… por aquí parece que sale otra idea… ¿y ésta? Podría encajar por aquí…» De esta manera, probando distintas configuraciones, va emergiendo una estructura con la que me siento conforme.
A veces, viendo esa estructura, veo «huecos», ideas que no había cubierto en mi primer barrido. ¡Perfecto! Ya tengo una excusa para plantear las ideas que faltan.
Esta técnica, llamada «affinity map«, también se puede utilizar en grupos. Por ejemplo, no hace mucho trabajábamos con un equipo de mandos intermedios en la definición de «cuáles eran las características ideales de un jefe». Cada persona escribía en postits las ideas que le venían a la cabeza. Y luego, a la hora de ponerlas en común, se iban viendo las que eras parecidas entre sí, las que unos habían puesto y otros no… con lo cual el conjunto quedaba muy rico.
Esto no sólo tiene la ventaja de que sales de allí con una estructura interesante y robusta… sino que los participantes sienten que es obra suya, que sus ideas están representadas. No es algo que hayas creado tú, es algo que se ha creado entre todos y con lo que todos están conformes. Hay visión común, hay alineación. Y eso tiene, como te puedes imaginar, un gran valor.
Un mapa mental para tener una visión global de un proyecto
Los mapas mentales son una herramienta básica de «visual thinking» que permiten ordenar, alrededor de un concepto principal, distintos aspectos relacionados que se van a su vez ramificando a niveles de detalle aún mayores. Puede hacerse sólo con conceptos, o reforzarlo con imágenes. Yo mismo he publicado algunos mapas mentales por aquí (como este mapa mental de hábitos saludables o un mapa mental sobre aprendizaje).
El caso es que a mí me resulta muy útil tener un mapa mental que recoja la visión global de un determinado proyecto, con todos los elementos a tener en cuenta. Me viene bien para hacer el seguimiento (y saber que no me estoy olvidando de nada), y también para comunicar.
En más de una ocasión he utilizado mi mapa mental, hecho a mano y «de andar por casa», y directamente le hice una foto y lo usé como base para hacer una presentación al equipo de proyecto. Lo bueno es que en una misma hoja estaba resumido todo lo relevante del mismo, y me permitía explicar cada una de las partes sin perder de vista el conjunto.
Mantener mensajes visuales durante una reunión
Nos pasamos media vida de reunión en reunión. Y en muchas ocasiones la dinámica de las reuniones es que uno habla, los demás escuchan… hay discusión… y pasado un tema, se pasa al siguiente y de lo hablado no queda más recuerdo que lo que cada uno haya apuntado por su cuenta.
El utilizar durante la reunión recordatorios visuales (por ejemplo con papeles colgados en la pared) de los aspectos tratados, del objetivo de la reunión, de las reglas del grupo, de la agenda prevista, de los planes de acción definidos… ayuda a darcontinuidad y coherencia a las conversaciones, e incluso puede ser muy útil para volver a ellos en momentos posteriores.
Visualización de un proceso
Éste es un clásico… cuando tratas de mapear un proceso lo mejor es irlo «dibujando» (o representando con postits) a la vista de quienes te lo están describiendo. Al verlo, y al ir siguiéndolo paso a paso, es posible identificar las inconsistencias, los aspectos peor definidos… Y así ir tomando decisiones para irlo ajustando.
Toma de notas visuales
Ya he hablado en alguna ocasión de la importancia que le doy a tomar notas (de reuniones, de contenidos que consumimos, etc.). Dentro de esa visión, hay quien apuesta por una toma de notas visuales o sketchnoting.
La idea es que, frente a una toma de notas más mecánica, el incorporar elementos del lenguaje visual te obliga a procesar más los contenidos, a identificar lo importante, a buscar la relación entre elementos… y además el resultado tiene mucho más impacto que un montón de letras escritas una detrás de otra.
Hace ya años que leí, por ejemplo, un libro de Schein sobre el que hice mi primer intento de sketchnoting. Pues bien, gracias al ejercicio visual que hice, recuerdo con claridad las ideas clave del libro… mucho más que otros libros más recientes con los que no hice el esfuerzo.
De nuevo, no hace falta hacer «dibujos» para añadir elementos visuales a unas notas. Hacer un pequeño esquema, utilizar iconos para señalar aspectos importantes, utilizar colores para dividir bloques relevantes, añadir una negrita o un subrayado, unas flechas por aquí o por allá… todo contribuye.
Esta «toma de notas visuales» tiene también una dimensión colectiva, el «graphic recording«, en el que una persona va reflejando en un mural las conversaciones e ideas que se van planteando.
Éste es un ejercicio más exigente, que normalmente llevan a cabo expertos (y que, para mi gusto, tiene un valor relativo… porque el que hace el esfuerzo de sintetizar y dibujar es el profesional, no los asistentes).
La creación de modelos visuales
Cuando estuve dando vueltas a cómo contar mis ideas sobre aprendizaje eficaz, pasé muchos ratos emborronando papeles hasta encontrar una forma de representarlas que me satisfizo. Es el modelo Skillopment, que tiene su propia representación gráfica (que me ayuda a recordar y comunicar las ideas con facilidad).
De hecho, dentro del modelo utilizo una serie de metáforas visuales (como el océano infinito del conocimiento, la espiral creciente del aprendizaje o la columna central de la visión) que me permiten explicar conceptos más complejos de una manera sencilla.
Ya hablé en su día del poder de las metáforas para anclar ideas en nuestro cerebro. Si además les damos un carácter visual, su poder se multiplica.
La utilización de organizadores gráficos
No sé si me convence del todo el término de «organizador gráfico», pero a falta de algo mejor… Los organizadores gráficos son esquemas pre-definidos que ordenan el pensamiento. Y hay cientos, desde los más sencillos a los más complejos. ¿Algunos ejemplos?
¿Ves? Cualquiera de estos «organizadores gráficos» ayudan al pensamiento, dirigiéndolo a distintos elementos importantes a tener en cuenta y, en muchas ocasiones, poniendo en relación unas ideas con otras. En vez de pensar «desde cero», te van mostrando aspectos que tienes que tener en consideración. De nuevo, esto puede ser útil a nivel individual, y también en entornos colectivos.
En ocasiones estos organizadores gráficos tienen también un componente de «metáfora visual» (¡doble combo!). Sucede por ejemplo con el «río de la vida«, una dinámica que sirve para representar las distintas decisiones del pasado que te llevaron hasta aquí, y las opciones que se abren en tu futuro… las corrientes favorables que te ayudaron, las cataratas que evitaste, las rocas contra las que te encallaste, las épocas de aguas calmadas, lo que hiciste para llevar el barco por donde querías…
Utilizar imágenes para explorar aspectos difusos
Hace poco, en una sesión de trabajo, queríamos explorar con los asistentes «qué es para vosotros el coaching». Y lo que les propusimos fue… dibujarlo. Sí, como si fuera una partida del Pictionary. «Dibuja qué es para ti el coaching«. Y allí cada uno representó el concepto lo mejor que supo.
Lo curioso no fue el resultado «artístico» (que no lo era), sino los matices y perspectivas diferentes desde las que cada uno abordó la cuestión. Esos dibujos nos dieron un buen rato de conversaciones interesantes, aflorando ideas que de otra manera no habrían salido a la luz.
Hay métodos más enrevesados, que van por el mismo sitio de jugar con imágenes para hacer aflorar ideas. Como por ejemplo, pedir que los asistentes piensen «si el proyecto fuera un coche»… y que dibujen ese coche, y observar cómo lo han dibujado y sobre todo por qué. O «si se hiciese un reportaje en una revista sobre este proyecto, ¿cuál sería la portada?», y que la dibujen con imágenes, titulares, afirmaciones…
Otra herramienta en este sentido son las tarjetas de imágenes. De manera análoga a la de hacer dibujos, se pide a cada participante que elija una imagen que le recuerde al concepto que se esté tratando y que explique por qué. Y de nuevo, lo importante no es la imagen que elige… sino los razonamientos que afloran.
Comunicar
Lo incluyo, aunque desde mi punto de vista no es tanto «visual thinking» como «comunicación visual». Pero tiene relación, y puede ser un campo por el que empezar a trabajar. Nos pasamos el día comunicando: presentaciones, informes, mails… ¿por qué no darles un carácter más visual a nuestras comunicaciones?
Como ya he dicho más arriba, no se trata de hacerlo todo con dibujos, ni tampoco de hacerlo muy bonito. Podemos enriquecer visualmente nuestras comunicaciones con cosas tan sencillas como negritas y subrayados, estructura de párrafos con bullets en distintos niveles para marcar la jerarquía de las ideas, títulos que destaquen, líneas que separen unos temas de otros, imágenes y metáforas visuales que refuercen nuestras ideas, datos expresados con gráficas significativas…
En definitiva, se trata de huir del «simple texto», y de apoyarnos en todos esos elementos visuales que nos ayuden a dar significado a lo que decimos.
Tus próximos pasos con visual thinking
En fin, ya has visto que hay muchas formas en las que puedes usar visual thinking en tu trabajo. De hecho, seguro que hay más de una y más de dos que ya aplicabas, y que quizás te has dicho «pues no sabía yo que a esto se le llamaba así». ¡Estupendo!
Es más que posible que haya cosas que tú estés haciendo y que yo no haya mencionado… ¡déjame un comentario y así podré completar el post!
En todo caso, sea cual sea tu nivel, ya sabes que no se trata de que ahora te conviertas en «supervisualthinker», te armes de rotuladores de colores y pretendas llenar todo de dibujitos. Si crees que te puede resultar útil, simplemente identifica un área en la que puedas introducir un poco más de «visual thinking»… y ¡a probar!
Si te ha interesado el tema, te dejo aquí una serie de enlaces que quizás te sirvan para seguir explorando.
El libro The Doodle Revolution es uno de tantos que exploran eso del lenguaje visual aplicado al pensamiento. Sin ser perfecto, me pareció una buena introducción, ligera y estructurada.
El libro Visual Meetings, sin ser «redondo», me gusta porque explora bastante la cuestión de la «facilitación de reuniones con elementos visuales» (postits, organizadores gráficos…) sobre las que otros autores suelen pasar de puntillas.
En la web Gamestorming hay una gran biblioteca de dinámicas para facilitación de reuniones, entre las que se encuentran bastantes que utilizan elementos visuales.
