Uno de nuestros «ladrones de tiempo» es estar pendientes, cada pocos minutos, de la bandeja de entrada. Miramos a ver si tenemos nuevo correo, lo leemos, nos liamos a contestar, a hacer las cosas que nos piden en él… y de esta forma interrumpimos nuestro flujo de trabajo, siendo mucho más ineficientes.
Ante esta tesitura, una de las soluciones que se recomiendan es disciplinarse a consultar el correo una o dos veces al día, nada más. El resto del tiempo, como si no existiera. Y, además, informar mediante una respuesta automática a los que te envían algo de este hecho: que ya mirarás su email, que no esperen respuesta inmediata, y que si es algo urgente que te contacten por el móvil. Había oído hablar de esta técnica de gestión del correo, pero hoy por primera vez me he encontrado con ella.
La sensación al principio es de un cierto rechazo («pues vaya, mira tú qué bien») pero la inmediata posterior es «yo debería hacer algo así». Porque, si hacemos un análisis racional, la inmensa mayoría de las veces los correos que recibimos no requieren nuestra atención ni nuestra acción inmediata. Hay muy pocas cosas (por no decir ninguna) que no pueda esperar unas horas. Y sin embargo, nosotros mismos caemos en la trampa de encelarnos con ellos.
Aquí está el texto de respuesta que he recibido:
«Estimados xxxxxx:
Debido al gran volumen de trabajo que tengo actualmente estoy contestando al correo dos veces al día a las 11 de la mañana y 4:30 de la tarde (hora Madrid). Si necesitas hablar conmigo con urgencia (por favor valora si es de verdad urgente), no dudes en llamarme al móvil al xxxxxxxxx.
Mi intención es ser más eficaz, concentrarme de verdad y sacar más adelante para atenderte mejor.
Ten un día estupendo,
Fulanita»
¿Nos atrevemos a hacerlo?
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Estoy de acuerdo con que estar constantemente pendiente del correo es obsesivo, pero mirarlo sólo 2 veces al día también me parece exagerado… Creo que cada hora o cada 2 horas sería algo más lógico.
Yo reconozco que tengo el Gmail notifier y el aviso de nuevos mensajes en el Outlook del trabajo. Pero tampoco tengo problemas en cerrarlos si necesito un determinado nivel de concentración en lo que estoy haciendo (el nivel depende de lo activos que estén los notificadores y de la concentración que necesite). A mí me viene bien un descanso de vez en cuando para repasar correos pendientes.
De todas maneras, no me acaba de gustar esa respuesta automática (bueno, en realidad no soy muy amiga de las respuestas automáticas en general)… es muy educada, pero no puedo evitar que me parezca un poco falta de respeto. Lo bueno del e-mail es que es asíncrono, es decir, yo te escribo y sé que puedes no contestarme en el momento: si es algo realmente urgente ya te llamo por iniciativa propia, si es algo medianamente urgente y no me has contestado en unas horas ya te llamaré… no sé, veo innecesario avisar de que no contestarás hasta tal hora, porque además si por cualquier cosa llega esa hora y no puedes contestarme, me mosquearé 😛
salu2
Estimada Fulanita:
Debido a que por no leer tu email me has obligado a mi a leer tu respuesta automática, que he leído a las 4:30 de la tarde, te aviso de que el contrato que te comentaba ha expirado.
Así que te aguantas, o mejor, te aguantarás mañana a las 11 de la mañana.
Tu ex-cliente
Ni loco hago yo eso que propones. La gente no tiene ni idea de lo que es importante o no. Bastante suena ya mi móvil.
Pues a mí el correo de «fulanita» también me suena agresivo. Es como si te dijera: «mi tiempo es muy importante y escaso, estoy muy ocupada, así que ya te haré caso cuando a mí me de la gana».
Yo creo que tener el correo abierto cuando estás intentando hacer un trabajo que requiere concentración puede ser un incordio, y no pasa nada si una mañana estás «encerrado» y no puedes contestar un correo. Pero de ahí a establecer una norma diaria tan rígida va un trecho. ¿Esta chica nunca tiene reuniones a las 11 que le impiden contestar su correo?
Estoy de acuerdo con Lady Madonna. Si consultas el mail dos veces al día ya contestaras en alguna de ellas. El mensaje que sí me parece útil es el de fuera de oficina, pero en él se debe dar una alternativa para casos de emergencia; porque ¿qué es hoy la oficina?
Muy buen tema para reflexionar Raúl, enhorabuena.
Un saludo,
Carlos M.
A mi también me parece algo «agresivo», como dice Lady Madona el correo electrónico es asíncrono y no se espera una respuesta inmediata, por lo que la autorespuesta no tiene demasiado sentido. Si realizas operaciones importantes (urgentes) por correo electrónico y es parte de tu trabajo, no creo que dedicarle 5 minutos cada hora, no para contestar sino para priorizar, sea demasiado. Luego solo contestarás a los que son realmente urgentes y no te resulten un cambio de contexto grande. Lo demás puede esperar.
Más organización es la solución.
A mi no me parece tan radical leer el correo sólo a unas determinadas horas del día, es más, lo comentaba esta semana en una entrada en y creo que es algo normal. Como norma general, el correo considero que es para temas que no requieren mi atención inmediata, por lo menos en mi caso. Habrá gente que necesite estar todo el día pendiente para temas que requieren una cierta urgencia, pero no es mi caso, por lo que creo que podría llegar a una solución similar a la que comentas en el post, aunque sin llegar a enviar la respuesta automática.
Para emergencias o temas que requieran cierta agilidad que no da el correo, tenemos el teléfono. Con este medio, me sucede que cada vez me gusta menos atender ciertas llamadas y las desvío al correo («envíame un email y ya te diré algo…»): Sí, suena borde, pero es que hay ciertas «chorradas» con las que me fastidia que me interrumpan, aunque esté tirado en el sofá descansando.
Bueno, cada uno se organiza como mejor cree.
Pero me parece una idiotez el «avisar» de cuando lees los emails.
Ese tipo de mensajes solo tienen sentido cuando estás fuera. De ahi a dar explicaciones de cuando consultas tu bandeja o de cuando vas a contestar… Eso sin entrar a valorar lo del movil.
A buenas horas dejo yo un movil en general, por si es urgente. El que lo necesita ya lo tiene, y el que no lo tiene es por algo 🙂
Es cierto que una buena técnica de administración del tiempo, es que cada uno sepa priorizar y dosificar la gestión de su e-mail. Es un gran metido para controlar este terrible «ladrón del tiempo».
Pero, poner una respuesta automática como la que propones, podría resultar muy negativo paraa ti, máxime cuando la mayor parte de las veces lo que decimos es: no me llames al móvil que igual ando ocupado. Mejor me pasas un mail y ya te contesto cuando saque tiempo.
Estoy un poco sorprendido. ¿Hablamos de correo, no? Por un momento creía que nos referíamos a un chat, un SMS o llamadas telefónicas.
Lo bueno del e-mail es que es asíncrono. Si lo conviertes en una vía para «colar»/ahorrar una llamada de teléfono estás pervirtiendo su naturaleza.
Yo creo que si hiciera esto aún tendría más interrupciones que mirando el mail cada cierto tiempo…
Si, quizás tenéis razón. El «reply» automático es en exceso «agresivo», y tampoco aporta mucha más información, más allá de que «tu correo ha llegado sin novedad» (algo que, a día de hoy, no debería ser algo reseñable).
Me da un poco de temor teniendo 25 clientes a cargo! 😀
Sin embargo si hay que aceptar que es un poco adictivo… igualmente la atenciòn que le pongo a mi blog… pero bueno, algo se puede intentar!
Saludos!
Eduardo.
Hay que ser disciplinado en todo, un@ abre el ordenador cuando el tiempo lo requiere. Si bien es verdad tambien que recibimos cantidades de correos inecesarios.