Hay demasiadas cosas importantes que ningún profesor me enseñó nunca. Por eso tengo una lista de correo, donde hablo de todas esas habilidades que me ayudan a trabajar mejor y a vivir mejor. Más información, aquí


Cómo dar feedback útil: 6 claves y un guion

Introducción

Recuerdo bien cuando un directivo con el que trabajé un tiempo (y al que llamaremos Antonio) se acercaba a la zona donde estaba ubicado su equipo. Se dirigía a alguien y le decía: «ven a mi despacho, Fulanito, que te voy a dar un feedback».

Desde luego, no sonaba nada bien.

El feedback es uno de los conceptos más utilizados en el mundo de los negocios, y del desarrollo personal y profesional. Y sin embargo, según mi experiencia, es uno de los que peor se entiende y aplica.

En este artículo te voy a contar qué es el feedback y por qué es importante. Pero sobre todo, te voy a dar unas pautas muy prácticas para que puedas dar feedback de una manera clara, sencilla, respetuosa y sobre todo útil para quien lo reciba.

Qué es el feedback y para qué sirve

How to give a useful feedback? | Futile Mais Nécessaire

Imagina que acercas tu mano a una llama encendida. Salvo que padezcas de insensibilidad congénita al dolor… te va a doler, y en consecuencia vas a retirar la mano. Incluso si padecieses esa insensibilidad, es posible que algo te oliese a quemado… y también acabarías retirando la mano.

O imagina que tocas una cuerda de una guitarra. Tu oído capta el sonido, y valora si suena «bien» o si suena «mal». Y si suena mal, entonces buscas cambiar la posición de los dedos hasta que consigues que suene bien.

Eso es feedback: una respuesta de nuestro entorno a nuestra conducta. Si hacemos algo, el entorno responde. Y así nosotros sabemos si tenemos que seguir haciendo lo mismo, o si tenemos que corregir.

Y para eso sirve: para aprender, para que la siguiente vez intentemos hacer las cosas un poco mejor.

Por qué es importante dar y pedir feedback

El feedback es clave para aprender y mejorar

A veces, como en el caso de la mano en el fuego o la cuerda de la guitarra, el feedback llega de forma inmediata a tus sentidos.

Otras veces, sin embargo, las consecuencias de lo que haces no son tan evidentes. Y eso pasa mucho cuando tratas con otras personas, tanto en el ámbito personal como en el profesional.

Imagina, por ejemplo, que vas a dar una charla. Terminas, y te quedas con la duda. ¿Habrá gustado? ¿O no?

Puedes intentar sacar conclusiones de los indicios que te llegan («¿me han aplaudido mucho o poco?» «¿he visto a alguien bostezar?»). Pero serán unas conclusiones cogidas con pinzas, basadas en suposiciones, y tampoco demasiado específicas. Si mañana tuvieras que repetir la charla… ¿sabrías qué cosas han funcionado bien, y cuáles tendrías que cambiar?

Puedes poner cualquier otro ejemplo: ese informe que le presentas a la jefa (¿le habrá servido?), cómo le has hablado a ese cliente, cómo te has comportado durante la reunión del equipo… ¿qué cosas has hecho bien, y qué cosas podrías hacer mejor la próxima vez?

Si no recibes feedback, vas a ciegas; no tienes elementos de juicio para saber qué tienes que cambiar.

Por eso el feedback es tan importante, y acostumbrarse a darlo, a pedirlo y a recibirlo es una habilidad muy importante.

¿Cuándo pedir feedback?

Pues voy a ser muy radical en esto: si tienes una verdadera inquietud por hacer las cosas cada vez mejor, deberías estar pidiendo feedback siempre. Todo el rato, a todo el mundo.

Vale, quizás estoy exagerando.

Pero entiendes por dónde voy, ¿verdad?

Pedir feedback no debería darnos miedo. ¡Es la «piedra de toque» definitiva! Una herramienta fundamental que nos ayuda a mejorar ¿Por qué nos cuesta tanto hacerlo?

Diría que hay dos grandes motivos.

Uno tiene que ver con la sensación de que, cuando pedimos feedback, estamos molestando. «Ay, es que la gente tiene otras cosas que hacer, no les quiero hacer perder el tiempo». Pero fíjate que, cuando pides feedback, en realidad lo que estás preguntando es… «¿cómo puedo hacer que mi relación contigo sea mejor? ¿cómo puedo hacer para que la próxima vez que interactuemos tú sientas más satisfacción?».

Te estás poniendo al servicio de la otra persona. Así que no te confundas, pedir feedback no es egoísta… ¡es altruista!

El otro gran motivo por el que nos cuesta pedir feedback tiene que ver, claro, con el ego.

Y es que nos cuesta mucho mostrarnos vulnerables, que alguien nos señale cosas en las que podemos mejorar. Nos lo tomamos como un golpe a nuestra autoestima y eso, si no se enfoca adecuadamente, hace pupa… Así que mucha gente hace como el avestruz: «ojos que no ven, corazón que no siente». Y así pueden salvaguardar su propia imagen.

¿A costa de qué? A costa de engañarse a uno mismo y de perder una gran oportunidad para mejorar.

¿Tú quieres ser de ese tipo de personas?

¿Cuándo dar feedback?

Desde mi punto de vista, hay solo dos situaciones en las que cabe dar feedback:

  • Cuando te lo han pedido: si alguien abre la puerta a que le des feedback, ¡adelante! Te está ofreciendo una oportunidad de mejorar las cosas, ¡aprovéchala! Hazlo con prudencia, siguiendo los pasos correctos (para no entrar como elefante en cacharrería) pero hazlo.
  • Cuando, después de haberte ofrecido para dar feedback, la otra persona te lo acepta. Imagina alguien cuyo comportamiento tiene impacto sobre ti (un compañero, alguien con quien convives, tu jefa…), y quieres trasladarle tu punto de vista sobre cómo eso te afecta o algunas ideas para mejorarlo. Pues bien (y esto es importante) lo que tienes que hacer es ofrecer el feedback («oye, hay algo que me gustaría hablar contigo»), y solo cuando hayas recibido permiso de la otra parte, entonces darlo.

¿Y qué pasa si tienes algo que decir, pero la otra persona no está abierta a recibirlo?

Puedes lanzarte a dar el feedback, pero estarás básicamente perdiendo el tiempo. Estás enviando un mensaje a alguien que no quiere recibirlo. Quizás te sirva como desahogo, pero poco más.

En definitiva, es importante que para dar feedback exista una «autorización» por parte de quien lo va a recibir. Si no, lo que vas a generar es resistencia, mal rollo… y poco o ningún cambio.

Feedback bueno, feedback malo

Solemos pensar en términos de «feedback bueno» (cuando es de reconocimiento, de decir cosas positivas a otra persona) y de «feedback malo» (cuando es de reproche, de mejora, de cambio, de decir cosas negativas).

Pues mira, no estoy de acuerdo con esa clasificación.

Desde mi punto de vista, lo que hay es feedback útil y feedback inútil.

El feedback útil es el que te ayuda a saber cómo comportarte en el futuro. Es detallado, es concreto. Y puede ser de cosas que ya haces (y que por lo tanto reforzarás y seguirás haciendo), o de cosas que estaría bien cambiar.

Insisto, las dos cosas son útiles y, por lo tanto, son buen feedback.

Por otro lado, el feedback inútil es el que no te da demasiadas pistas sobre cómo comportarte en el futuro. Es genérico y, por lo tanto, inservible. Y en ese sentido (y sé que te va a sonar extraño) tanto da «eres genial, gran trabajo» como «vaya desastre, siempre todo mal».

Obviamente uno te deja mejor sabor de boca que otro, pero a la hora de la verdad ninguno te sirve para demasiado.

Cuando vayas a dar feedback, o a recibirlo, no pienses tanto en si es «positivo» o «negativo». Piensa mejor en si es «útil», si ayuda a saber cómo actuar la próxima vez.

En los bloques siguientes te voy a dar indicaciones para dar feedback útil, tanto si es para reforzar como si es para proponer cambios.

Seis claves para un feedback útil

El feedback útil es una conversación, no un monólogo

From one-way criticism to two-way conversations | Training Journal

Hay mucha gente que, cuando piensa en dar feedback, se imagina un monólogo en el que cuenta su opinión, su punto de vista, y «hala, ahí lo llevas».

Y no es eso.

Dar feedback es una conversación. En la que, sí, uno plantea su punto de vista. Pero también:

  • pregunta al otro «cómo lo ve»
  • escucha lo que el otro tiene que decir
  • pregunta para entender bien lo que el otro está diciendo
  • promueve las preguntas del otro
  • responde las preguntas que el otro pueda tener, clarifica, da detalles

En definitiva, un diálogo en el que importa tanto afirmar como preguntar y escuchar.

El feedback útil va de comportamientos concretos, no de generalizaciones o etiquetas personales

Detectives - Consultorio Jurídico

«Eres un desastre», «siempre estás igual», «eres lento», «eres torpe».

¿Te fijas? Son generalizaciones, además atribuyéndole a la otra persona casi «rasgos de la personalidad».

Ojo, exactamente igual que «eres genial», «da gusto trabajar contigo», «me encanta lo que haces».

También son generalizaciones y, por lo tanto, inútiles.

Al dar feedback debemos intentar buscar ejemplos concretos de acciones y comportamientos. No se trata de lo que la otra persona «es», sino de lo que la otra persona «hace». Y no de lo que «hace siempre», sino de lo que «hizo en esta situación puntual».

Cuando usamos etiquetas personales y generalizaciones ponemos a la otra persona en una situación incómoda: no solo le estamos endosando ese «rasgo de personalidad» («entonces, si ‘soy’ así… ¿no puedo cambiar?»), sino que abrimos la puerta a un comportamiento defensivo (en el que la persona se sentirá injustamente tratada, porque no estamos teniendo en cuenta las veces en que «fue» de otra manera).

Con los ejemplos concretos de acciones y comportamientos lo que hacemos es quitarle peso personal al feedback (y por lo tanto darle más margen de maniobra al otro) y focalizar en un caso específico en el que hay menos oportunidad para el desacuerdo.

El feedback útil mira al futuro

Feedback vs Feedforward — improve your performance | by Max Casal | Medium

El gran objetivo del feedback es conseguir que la próxima vez las cosas sean distintas que la vez anterior.

Y sí, se utilizan ejemplos del pasado para expresar lo que uno quiere decir. Pero no se queda ahí, no busca un desahogo sin más.

El feedback útil siempre es constructivo, porque trata precisamente de construir una realidad diferente para el futuro.

A veces se utiliza el concepto de «feedforward» para remachar esta idea, y creo que es un buen matiz para tener siempre en mente.

El feedback útil acaba en un compromiso

Fíjate lo que estoy diciendo: un compromiso.

Un compromiso no es que yo te digo lo que tienes que hacer, y tú aceptas porque no te queda más remedio. A eso se le llama dar una orden (por mucho que queramos envolverla en buenas palabras), y tiene un efecto distinto.

Y no veas la de veces en las que, el que da feedback, lo hace esperando que simplemente el otro acepte sus «recomendaciones».

No: para llegar a un compromiso de verdad hace falta estar abierto a que la solución no sea la que uno traía en mente.

De hecho, para llegar a un compromiso de verdad hay que conversar sin tener una solución concreta en la mente. Uno expone su punto de vista, lo que observa, lo que interpreta, lo que siente, lo que necesita… y a la vez explora lo que observa, interpreta, siente, necesita… la otra persona.

Y a partir de ahí, entre los dos, definen una solución que sea razonablemente satisfactoria para ambas partes.

Cuando uno da feedback es para abrir la conversación (y ver a qué acuerdo se puede llegar), no para que el otro diga «si, bwana».

El feedback útil es respetuoso

Rafael Echevarría, el creador del «coaching ontológico», definía la ética del respeto como «aceptación del otro como diferente a mí, legítimo en su forma de ser y autónomo en su capacidad de actuar».

Y esa idea está detrás de todo este proceso de dar feedback que te estoy describiendo aquí.

Es entender que el otro no está subordinado a mí. Ni aunque yo sea su jefe, o su padre, o lo que sea. Que no tiene por qué aceptar mi punto de vista. Que ni siquiera podemos estar seguros de que yo lleve la razón; pero aunque la lleve, el otro tiene que verlo por sí mismo.

Por eso hablamos del feedback como conversación y no como monólogo. Por eso hablamos de compromisos, y no de órdenes.

Quizás sea éste el elemento clave sobre el que pivota el «cambio de chip» a la hora de dar feedback. Y es algo con lo que recurrentemente veo (en cursos, talleres, etc.) que las personas tienen más dificultades. Porque, en el fondo, van a dar feedback esperando que la otra persona «tome nota» y «les haga caso». Algunos lo hacen de manera más brusca, otros con más amabilidad y paciencia… pero tarde o temprano sale la pulsión del «artículo 33», de «hazlo porque soy tu jefe y no me hagas perder más el tiempo».

El feedback útil requiere tiempo

Daylight Saving Time 2021: When Does the Time Change? | The Old Farmer's  Almanac

Es posible que, mientras estabas leyendo los puntos anteriores, estuvieras pensando: «buf, como tenga que hacer todo eso cada vez que quiera dar feedback… ¡no hago otra cosa en todo el día!».

Y ese es uno de los grandes problemas: que pretendemos que las conversaciones de feedback se resuelvan en dos minutos, «yo te digo lo que te tengo que decir y ya tú te las arreglas». Conversaciones de pasillo, «aquí te pillo, aquí te mato».

La cuestión es que hay que elegir: o damos feedback bien, para que resulte útil (y eso implica una serie de cosas), o damos feedback mal… y entonces no sirve para casi nada.

Guión para una conversación de feedback

A continuación te ofrezco un guion para tus conversaciones de feedback. Te planteo una serie de pasos, y de elementos a tener en cuenta en cada uno de ellos:

  • Antes de empezar: cómo pedir u ofrecer feedback
  • Hablar sobre los hechos
  • De los hechos a las interpretaciones y las emociones
  • Necesidades, negociación y compromisos
  • ¿Y después qué?

Además, usaré un ejemplo concreto. Por supuesto, siéntete libre de adaptarlo a tu forma de expresarte. Lo importante es que veas la lógica y los puntos clave.

Puede que te interese revisar mi artículo sobre comunicación no violenta, ya que es una idea que está detrás de toda esta forma de abordar el feedback.

Antes de empezar

Si vas a pedir feedback

  • Explica por qué y para qué estás pidiendo el feedback: así le das a la otra persona un motivo por el que es importante para ti.
  • Acota el tema sobre el que estás buscando feedback: así ayudas a la otra persona a centrar el tiro.
  • Explica por qué le estás pidiendo el feedback a esa persona en concreto, y por qué su punto de vista es relevante.
  • Pregunta si le parece bien, abriendo la puerta a que te diga que no.
  • Cierra un compromiso en términos de cuándo y cómo te gustaría recibir el feedback.

Ejemplo: «Hola, Menganito. Me gustaría hablar contigo. Verás, últimamente estoy dándole vueltas a cómo mejorar en los documentos que hago para ti. No estoy muy seguro de hasta qué punto te están resultando útiles, o de si hay cosas que podría mejorar. Lo que yo quiero es tener más claridad de lo que es importante para ti, y centrar mi energía y mi tiempo en eso, porque a veces tengo la sensación de que no estoy dando en la tecla. ¿Crees que podrías ayudarme con esto? ¿Cuándo y como sería la mejor manera de hablar de ello? Si ves que no te cuadra no pasa nada, pero tener tu punto de vista me ayudará mucho.»

Si quieres dar feedback

  • Explica de dónde nace tu inquietud por dar el feedback: así la otra persona sabe a qué viene.
  • Centra el tema sobre el que te gustaría dar feedback: así la otra persona reduce su ansiedad, sabe a lo que atenerse y puede valorar si quiere recibirlo o no.
  • Pregunta si a la otra persona le parece bien, abriendo la puerta a que te diga que no.
  • Cierra un compromiso en términos de cuándo y como tendréis ese intercambio.

Ejemplo: «Hola, Fulanito. Verás, el otro día estuve pensando en los informes que me has presentado, y me gustaría poder hablar contigo de ellos para darles una vuelta, y que así me resulten más útiles a mí y más sencillos de hacer para ti. Mi objetivo es darte claridad en la información que yo necesito, y que tú puedas centrar tus esfuerzos en eso. ¿Crees que podremos encontrar un hueco? ¿Cuándo y cómo sería la mejor manera de hablar de ello?»

Si te fijas, tanto en un caso como el otro, los puntos que destacan son:

  • Concretar el ámbito sobre el que pides o quieres dar feedback. Eso ayuda a que la otra persona tenga más contexto, y sepa a qué atenerse.
  • Se dice por qué es importante que la otra persona te dé el feedback
  • Hay petición/oferta; y por lo tanto espacio para decir que no
  • Se busca acordar cuál es el mejor momento/canal para hacerlo

Hablar sobre los hechos

Más arriba hablaba sobre la importancia de utilizar ejemplos concretos de comportamientos y acciones. Éste es el punto en el que vamos a ponerlos encima de la mesa.

Es importante que, cuando hablemos de comportamientos concretos, lo hagamos de la forma más aséptica posible. Es decir, sin meterle juicios y valoraciones.

Un ejemplo tonto: no es lo mismo decir «hoy hace 5ºC» que «hoy hace frío». Lo primero es un hecho (objetivo, verificable, sobre el que es fácil llegar a un acuerdo), lo segundo es un juicio/opinión… ¡y cada uno podemos verlo de una forma! Para alguien del sur de España 5ºC es un frío inaguantable, para alguien de Noruega es una temperatura agradable. ¿Ves la diferencia?

Otro ejemplo: no es lo mismo decir «ayer teníamos una reunión convocada a las 9:00, tú llegaste a las 10:00» que «ayer llegaste tarde a la reunión». Lo primero son hechos objetivos sobre los que podemos discutir, lo segundo ya es un juicio.

Las diferencias son sutiles, pero están ahí. Y a medida que lo practicas, te das cuenta de lo fácil que caemos en emitir juicios.

Lo bueno de los hechos objetivos y asépticos es que podemos hablar de ellos sin que nos afecte personalmente.

En esta fase, además de exponer los hechos «desde mi punto de vista», también hay que preguntar a la otra persona cuál es el suyo. Porque a lo mejor hay hechos que nosotros no conocíamos (p.j. «tuve que llevar a mi hijo al médico a las 9:00») o incluso que estemos en desacuerdo con los hechos («yo no había recibido convocatoria de la reunión»).

Lo importante aquí es llegar al punto en el que resolvamos discrepancias en cuanto a los hechos y tengamos una visión compartida para poder continuar con la conversación.

De los hechos a las interpretaciones y las emociones

Una vez que estamos de acuerdo en los hechos, pasamos a hablar de los juicios e interpretaciones.

Y aquí es importante recordar que las interpretaciones son subjetivas. Dependen de nuestra experiencia, nuestras motivaciones, nuestra forma de pensar… y las mías no son iguales que las tuyas, ni que las del de más allá.

Por lo tanto, en esta fase se trata de que yo expongo «mi interpretación»… pero no pretendo que sea la única interpretación posible. También te pregunto a ti cuál es «tu interpretación», y te hago preguntas para entenderla mejor.

El objetivo es entendernos el uno al otro.

En nuestro ejemplo, imaginemos que hemos llegado al acuerdo de que «llegaste tarde a la reunión». Yo te puedo explicar que para mí la puntualidad es muy importante, y que una falta de puntualidad la interpreto como una falta de profesionalidad, y una falta de respeto a mi tiempo.

Y a lo mejor tú me dices que no pensabas que fuera para tanto, no eras consciente de que la reunión fuese tan importante, que creíste que estaría ocupado con otras llamadas, que como total nos vemos todos los días pues podríamos vernos en cualquier otro momento.

En este punto entra también la expresión de las propias emociones. Sí, porque las emociones forman parte también de la conversación. Si me siento enfadado, o triste, o temeroso, o contento… es el momento de ponerlo encima de la mesa. Y también de dar la oportunidad a la otra persona de que exprese las suyas.

Tú me escuchas a mí (y respetas mi interpretación y mi emoción), yo te escucho a ti (y respeto las tuyas), y como consecuencia nos entendemos mejor. Porque, insisto, ése es el objetivo: entendernos mejor para sentar las bases de lo que viene después.

Necesidades, negociación y compromiso

Una vez que nos hemos expresado y entendido uno al otro, llega el momento de pensar en el futuro. ¿Cómo vamos a actuar la próxima vez?

El primer paso para ello es que cada una de las partes exponga sus necesidades.

En nuestro ejemplo: «yo necesito aprovechar lo mejor posible mi tiempo», «yo necesito dar una buena imagen hacia los clientes». Y por la otra parte: «yo necesito tener flexibilidad a primera hora para poder gestionar imprevistos con los hijos» o «yo necesito tener más contexto de las reuniones para saber cuáles son importantes».

A partir de aquí, se abre una ronda de negociación en la que se proponen y se discuten posibles formas de actuar.

El objetivo, recuerda, es que las dos partes vean razonablemente satisfechas sus necesidades.

Y voy a insistir en esto: las dos partes. No se trata (como sucede demasiadas veces) de que una parte impongan sus necesidades a la otra. Eso no suele acabar en un compromiso real, sostenible, y duradero.

Que es lo que nos interesa.

En nuestro ejemplo: «pues a mí me resultaría útil que las reuniones importantes las tengamos a media mañana, para así evitar posibles retrasos con los niños», «pues a mí me resultaría útil que, si no vas a poder llegar a la reunión, me mandes un mensaje», «pues a mí me resultaría útil que al principio de la semana repasásemos cuáles son las reuniones importantes que tenemos».

De lo que se trata es de llegar a una serie de acuerdos, aceptados por ambas partes, que sirvan para saber cómo actuar mejor en el futuro. Un verdadero compromiso (puedes ver más sobre esto en mi artículo cómo llegar a un buen compromiso)

El otro día pasó esto: ejemplo concreto, separar hechos de juicios, «¿cómo viste tú la situación?»

¿Y después qué?

Una parte importante de las conversaciones de feedback, y de los compromisos que se asumen en ella, es hacerles seguimiento a lo largo del tiempo.

Es decir, que las dos partes puedan recordarse la una a la otra los compromisos alcanzados, vigilar que se cumplen, reclamarse cuando no sea así… e incluso renegociar más adelante si ven que hace falta.

Se trata de que haya coherencia y consistencia a lo largo del tiempo. Que, efectivamente, merezca la pena el tiempo que se ha dedicado a definir esas formas de actuar.

En resumen

El feedback es una herramienta fundamental para relacionarnos de manera sana con los demás, y para mejorar la forma en la que actuamos.

Un feedback útil es, precisamente, el que nos ayuda a entender cómo debemos comportarnos en el futuro.

Y para que un feedback sea útil hay que tener en cuenta una serie de principios elementales.

Dar feedback (y recibirlo también) es una habilidad que todos podemos practicar y perfeccionar. Al principio cuesta más, pero a medida que interiorizas esos principios elementales… cada vez sale mejor.

Feedback is a gift

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