Imagínatelo: estás preparando una presentación, y le estás dando vueltas. ¿Cómo lo hago? ¿Qué cuento? ¿Qué ideas, qué ejemplos, qué imágenes, qué gráficos?
Entonces llega alguien, y te dice: «Te ofrezco un millón de euros, pero con una condición: cuando acabe tu presentación, escogeré a cinco personas de tu audiencia y les pediré que me digan cuáles eran tus tres ideas clave. Si responden correctamente, el dinero es tuyo».
¿Cómo sería tu presentación si te ofreciesen este reto? Seguro que te dejas de florituras, y vas mucho más al grano. Seguro que defines los mensajes de forma clara y concisa. Y te encargarás de machacarlos una y otra vez para que queden bien claritos. ¿A que sí?
Una presentación es eficaz cuando consigue transmitir un mensaje de forma clara y contundente. Cuando la gente que la escucha se lleva a casa, al terminar, unas pocas ideas clave. ¿De qué narices sirve si no la presentación? De nada.
Por lo tanto, a la hora de plantear cualquier presentación, la pregunta principal es: ¿qué tres cosas quiero que mi audiencia se lleve sí o sí?. A partir de ahí ya vendrá la estructura, el diseño, las imágenes, el storytelling y lo que queramos. Pero siempre subordinados a esas ideas clave que nos obsesiona transmitir… como si nos jugásemos un millón de euros.
PD.- Esta idea la leí en un artículo de Joey Asher en FastCompany, y me encantó. Joey Ascher es el presidente de Speechworks
presentaciones
La clave para hablar en público
En la entrevista que hice hace unas semanas a Gonzalo Álvarez Marañón, entre las muchas cosas de las que hablamos, surgió esta reflexión que se me quedó dando vueltas respecto a una de las claves para hablar en público. O para comunicar, en términos generales.
Decía Gonzalo que la comunicación eficaz se produce cuando acertamos con el «sweet spot», esa intersección entre dos cosas: lo que a ti te apasiona contar y lo que les aporta valor a quienes te escuchan.
La primera parte es fundamental. Si lo que vas a contar no te interesa a ti… ¿cómo narices pretendes interesar a otros? Puede parecer algo de perogrullo, pero si lo piensas bien… ¿cuántas veces tienes la sensación de que el que da una charla lo hace «por compromiso», «porque le ha tocado»? De hecho, ¿cuántas veces te ha pasado a ti? Que te has visto medio obligado a preparar una charla de algo que en realidad te ilusiona más bien poco… Así que el primer paso es ser un poquito autocríticos y selectivos. Decir NO a la idea de dar una charla «por compromiso», y solo subirse a un escenario (o hacer una entrevista, o colgar un vídeo en youtube o escribir un post…) cuando realmente tengas ganas de contar tus ideas.
Pero claro, eso hay que combinarlo con la otra parte. Porque esto no va de «gustarse a uno mismo». Si comunicas no es por ti, si no por los demás. Si no les aportas ningún valor, es como si no hubieras hecho nada. Tiempo perdido, una bala desperdiciada. Así que hay que esforzarse por ponerse en el lugar del otro (aquello de «conoce a tu audiencia»), y pensar qué puedes ofrecerles tú que les aporte valor. Ahí es donde está la clave.
Sobre eso, entonces sí, puedes construir. Pensar en el diseño de tus diapositivas, en tu lenguaje no verbal, el storytelling, la apertura y el cierre, y otros tantos elementos «tácticos» que harán mejor tu comunicación. Pero no olvides que el alma, los cimientos, lo que va realmente a marcar la diferencia… es esa intersección entre tu pasión y el valor que recibe quien te escucha.
[Entrevista] Gonzalo Álvarez Marañón y el Arte de Presentar
Hace unas semanas estaba comiendo con un buen amigo, y le contaba mi aventura de Skillopment. Y de repente me dijo: «te tengo que poner en contacto con una persona… estuve haciendo un proceso de coaching con él para temas de hablar en público y hacer presentaciones… y los ejercicios que hacíamos iban mucho en esa línea que me cuentas. Mira, se llama Gonzalo Álvarez, y su web es algo así como El Arte de Presentar»…
Lo que mi amigo no sabía es que yo a Gonzalo le tenía ubicado desde hace casi diez años. Por aquel entonces él empezaba su aventura con su blog «El Arte de Presentar«, y yo no hacía tanto que había dejado de ser el «consultor anónimo». Seguía interesado por los temas de «presentaciones eficaces», escribía sobre ello… y de hecho por ahí anda un comentario de Gonzalo en este mismo blog de aquella época :).
Lo cierto es que no habíamos tenido mayor contacto en estos años. Pero a raíz de la conversación con mi amigo, pensé que podía ser interesante tener una charla con él. Tenía curiosidad por ver cómo aplica él en concreto, cuando trabaja con sus clientes ayudándoles a desarrollar las habilidades de comunicación, los principios de los que yo hablo de forma más genérica en Skillopment. Se lo propuse, y aceptó muy amablemente.
El resultado es esta conversación, que quizás sea el inicio de una nueva aventura «podcastera». Lo cierto es que ha sido un rato muy agradable, Gonzalo es (como podréis escuchar, y como posiblemente no podría ser de otra manera) un excelente comunicador, ameno e interesante. Así, la verdad, da gusto estrenarse.
Os dejo aquí insertado el audio; también podéis encontrarlo en Ivoox y en iTunes. Recuerda que puedes revisar todos los episodios del podcast, y suscribirte al mismo tanto en iVoox como en iTunes.
Éstos son los temas de los que hemos estado hablando:
- 1:20 – La historia de Gonzalo, o de cómo un Ingeniero de Telecomunicaciones experto en seguridad y criptografía acaba formando en habilidades de comunicación.
- 5:10 – La importancia de la habilidad de comunicación para casi cualquier profesional, y el contraste con lo poco y mal que se cultiva tanto en el ámbito académico como en el empresarial.
- 17:00 – El objetivo de la comunicación, y cómo las metáforas que utilizamos («enfrentarnos al público») revelan nuestro modelo mental. Deberíamos considerar la comunicación como «hacer un regalo» (me recordó a Tamariz en esto), en el espacio de intersección entre la pasión y la aportación de valor.
- 24:22 – No hay aprendizaje sin esfuerzo y sin dedicación. No hay pastillas mágicas. De nuevo, aquello de las verdades incómodas y las mentiras reconfortantes.
- 27:42 – No todo el tiempo que pasamos practicando es igual de eficaz. La práctica deliberada, de nuevo a escena.
- 30:58 – Estamos rodeados de ejemplos, y a veces puede ganarnos la ansiedad de «no ser tan bueno como…». Pero no todos tenemos que ser el número uno; cada uno tenemos nuestros objetivos de aprendizaje, y podemos disfrutar igual a nuestro nivel.
- 34:10 – El talento vs. el trabajo, y las distintas mentalidades con las que afrontamos este dilema. La mentalidad de crecimiento y la mentalidad fija a las que aludía Carol Dweck en su «Mindset«, y cómo para crecer, para diferenciarnos… hay que asumir riesgos y aceptar la posibilidad del error sin complejos. Pero siempre riesgos controlados, suficientes como para hacernos crecer pero no tan grandes como para garantizarnos el fracaso.
- 45:35 – La importancia de tener referencias externas que nos sirvan para ir probando cosas, pero también de irnos llevando las cosas a nuestro terreno, destilando nuestra propia manera de hacer las cosas.
- 48:48 – La figura del maestro, en dos roles diferentes: la figura que nos inspira, que nos impulsa a ser como él; y la que desde su conocimiento y su experiencia nos ayuda a corregir lo que hacemos mal.
- 49:54 – La eficacia del aprendizaje, lo importante que es obtener el máximo rendimiento al tiempo y al esfuerzo que realizas, y hacerlo de forma que ese aprendizaje se consolide y sea real; porque si no sabes aplicarlo, en realidad no lo has aprendido.
- 51:55 – Cómo se equilibran las acciones formativas puntuales (cursos) con la necesidad de persistir en el esfuerzo para un desarrollo real de las habilidades.
- 54:58 – Cómo se plantea habitualmente la formación en las empresas, y cómo a veces se pone más énfasis en indicadores fácilmente controlables más que en lo que de verdad importa.
- 58:04 – Consejos para mejorar tus habilidades de comunicación, con dos grandes protagonistas: cambiar el concepto de la comunicación tradicional (el del emisor y el receptor) por un enfoque mucho más centrado en la empatía, en ser capaz de ponerse en el lugar del otro y, desde ahí, entender qué mensajes necesita y cómo podemos hacérselos llegar. A nivel táctico, grabarse y verse en una cámara (superando el primer trago de «qué mal nos vemos») ayuda a observarnos desde una posición externa, y a mejorar desde ahí.
- 1:05:45 – El aprendizaje como proceso en el que, más que ser «ingeniero», hay que ser constante y enfrentarse a una serie de miedos, y cómo en ese proceso el papel protagonista corresponde al aprendiz mucho más que al maestro (recupero mi «modelo curling de desarrollo«), y donde lo que puedes aportar al que aprende es gradualidad y acompañamiento.
Me encanta que los planes salgan bien
¿Qué tal funcionó mi charla del otro día? Bueno, recibí reacciones positivas tanto en directo como en la red, pero asumo que eso no es significativo. Seguro que también hubo a quien no le convenciera, y no dijo nada (tampoco me tiraron tomates, eso es verdad). Yo desde luego estoy satisfecho, como siempre pensando en cómo hacerlo mejor la próxima vez. Pero hay algo de lo que estoy seguro: salió exactamente como estaba previsto que saliese.
Seguí el guión que tenía planificado. No divagué, ni me perdí, ni me dejé ningún punto relevante en el tintero. Encajé un par de chascarrillos. En definitiva, trasladé el mensaje que quería trasladar, y me ceñí rigurosamente al tiempo previsto, sin tener que hablar deprisa, ni saltarme ningún trozo, sin dar vueltas en bucle para ganar unos segundos porque me hubiese quedado corto.
¿Casualidad? No. Tampoco talento. Simple preparación, algo que está al alcance de cualquiera.
Hace semanas que empecé a pensar «qué quería contar«, cuál era la idea principal que quería transmitir y cómo montar el hilo argumental que me permitiera darle soporte. Porque de eso se trata, uno se sube a un escenario para contar algo. Sobre esa base he ido profundizando, afinando el discurso, añadiendo un poco de aquí y quitando un poco de allá, buscando datos y anécdotas, intentando darle equilibrio, coherencia y sentido.
En paralelo he ido trabajando el aspecto gráfico de la presentación: sencillo pero aparente, visual, coherente con el discurso. Lejos de las «plantillas estándar», cuidando un poco los detalles. Aplicando algunos criterios básicos de diseño que no cuestan nada.
Muchos días antes recibí las instrucciones de la organización: 20 minutos, 11 slides, una plantilla estándar. Contrasté con ellos si el asunto de la plantilla era «negociable». Lo era, así que pude seguir con mi plan original. Si no lo hubiera sido, hubiese tenido tiempo más que de sobra para adaptarme, nada de sorpresas de última hora. La restricción de minutos y slides sí me hizo aligerar la charla, y busqué cómo hacerlo manteniendo el espíritu y la lógica argumental; algo más sencillo cuando la diseñas «de arriba abajo», puedes eliminar niveles de detalle manteniendo los grandes bloques.
Pasé la charla a dos o tres personas de confianza, para que me dieran su feedback. Incluso pregunté en twitter por un par de matices, a ver qué tal sonaban. Cambié un par de cosas en función de las aportaciones recibidas; es algo que me cuesta en general, pero cuatro ojos ven más que dos, y alguien «de fuera» puede ver tu trabajo con más claridad que tú mismo.
Y ensayé. Cogí la presentación, y la recité durante varios días, varias veces en mi cabeza, otras más en voz alta. Primero leyendo, luego siguiendo de memoria. Midiendo tiempos, siendo consistente en lo que contaba y en cómo lo contaba, asegurando que siempre tardaba más o menos lo mismo en cada bloque y, por extensión, en el total. Tomando referencias que me permitiesen saber, en vivo y en directo, si iba ajustado o no y corregir si fuese necesario.
La presentación la envié a la organización con varios días de antelación a la fecha límite. No había lugar a cambios de última hora, ni a volverles locos. El trabajo ya era de puro repaso, y así fueron los últimos días: asegurarse de que todo estaba en mi cabeza y que salía con fluidez. Incluso durante el viaje pude repasar mentalmente el hilo otro par de veces.
Y llega el momento de subirse al escenario. Y claro, hay nervios, porque da igual las veces que lo hayas hecho un auditorio con decenas de personas impone respeto. Pero empiezas a contar lo que has contado ya tantas veces en tu cabeza, y entras casi en «modo automático». Y mientras hablas, como lo tienes automatizado, tienes tiempo para ver reacciones, para controlar el tiempo, para meter una pequeña improvisación. Y miras al reloj y ves que vas justo sobre el timing previsto. Y llegas al final y ves que quedan 30 segundos, los justos para hacer el cierre. Y después de un par de preguntas, te bajas satisfecho pensando que has hecho justo lo que querías hacer.
Habrá quien piense que «menudo repelente», que qué asco doy :D. No podría importarme menos. Para mí era importante que saliese bien, por prurito profesional y por respeto a quienes me van a escuchar. Y por eso le dediqué tiempo y cariño a la preparación. No quería, en una presentación de 20 minutos, excederme 10 o quedarme 5 por debajo. No quería dejar cojo el argumento porque me olvidase de algo. No quería hacer una presentación frankenstein a última hora, mientras iba en el tren. No quería hablar muy rápido y atropellando ideas porque intentas meter en 20 minutos una presentación diseñada para 50. No quería amontonar texto en una diapositiva para que todo encajase. Simplemente, quería que saliese bien.
Decía Bill Walsh que, con la adecuada preparación, «score takes care of itself». La mayor parte en esa preparación no hay magia, ni talento especial, ni herramientas maravillosas… solo diligencia. Woody Allen lo expresa diciendo «80% of success is showing up». Las cosas pueden salir mejor o peor, pero que no sea porque tú no has hecho tu parte.
Run to the hills: aprender (más y mejor) como estrategia de supervivencia profesional
En noviembre en Sevilla «estrené» la charla que he había estado preparando durante semanas. «Run to the hills: aprender (más y mejor) como estrategia de supervivencia profesional»
Run to the hills: aprender (más y mejor) como estrategia de supervivencia profesional from Raúl Hernández González
La idea fuerza es que vivimos en un mundo complicado, que nos obliga a reinventarnos constantemente. Y que, en este escenario, desarrollar nuestras habilidades es una estrategia que incrementa nuestras posibilidades de que nos vaya bien. Pero es importante definir «qué aprender», y sobre todo, «cómo aprender» para que los resultados sean los mejores posibles.
La charla pivota sobre varias de mis «obsesiones» últimamente: la tecnología y su relación con el empleo (aunque no es solo la tecnología; es la demografía, es la globalización, es el ritmo acelerado de la innovación…), y el desarrollo profesional como respuesta. Pero no «cualquier desarrollo profesional», si no uno que de verdad permita expandir nuestras capacidades.
Creo que el resultado está bastante bien armado. Estoy disfrutando al profundizar en esta temática, y además creo que es uno de los «grandes temas» del futuro. Mi enfoque, además, se centra en lo que podemos hacer cada uno de nosotros, aquí y ahora.
Mi objetivo es seguir tirando de este hilo. La charla, tal y como la tengo, permite hacer intervenciones cortas (como los 20 minutos de esta charla) o profundizar más en sesiones más largas. Estoy buscando activamente ocasiones para darle visibilidad (tanto en el ámbito educativo como en el profesional; creo que en ambos contextos tiene sentido como llamada de atención y como guía de actuación), así que si lees esto y crees que puede resultar interesante estaré encantado de que hablemos.
También he puesto en marcha un espacio en Facebook (Skillopment) para compartir allí recursos, enlaces y demás cosas de interés relacionadas con esta idea (como dicen los youtubers, «like & suscribe» :D).
Irán viniendo más cosas. De momento, me gusta el color que está cogiendo :).
No empieces una charla hablando de ti
Hace algún tiempo asistí a una conferencia. El ponente comenzó contando algunas cosas sobre sí mismo. «He hecho proyectos por prácticamente medio mundo: España, México, Estados Unidos, en media Europa, en…». Continuó hablando de los sectores en los que había trabajado, «casi en cualquier sector que os podáis imaginar: finanzas, industria, hostelería…». Pantalla de logos de un montón de empresas. Añadió menciones a los libros que había escrito, los eventos en los que había estado… Sí, aquí estoy yo, y he venido para compartir mi experiencia y mis conocimientos con vosotros.
No me gustó. Ya no entro a cuestionar hasta qué punto lo que allí contaba era más o menos verdad (aunque yo tiendo a ponerme en alerta cuando alguien se esfuerza mucho en contarme lo bueno que es y el montón de cosas que ha hecho), simplemente me parece una forma errónea de empezar una charla.
Sé, claro, cuál es el objetivo. Posicionarse en tu mente como «el experto», y así condicionar tu percepción de los contenidos de la charla. «Si lo dice él, que es el experto, será verdad». Principio de autoridad (la misma razón por la que en los anuncios de televisión ponen a un señor de bata blanca para venderte un producto, «uy, si lo dice un científico…»), con un poquito de «social proof» (si le han contratado todas esas personas, si ha trabajado con todos esos clientes, yo también debería…)
Sin embargo, creo que dedicar un bloque de varios minutos al inicio de la charla para jugar esa carta establece una barrera con la audiencia. Soy de los que cree que los protagonistas de las charlas son los asistentes, no los ponentes. Que lo que importan son sus situaciones, sus problemas, no tú. Que se trata de montar una narrativa en la que tú no eres más que el vehículo. Si eres tan bueno, si tienes tanta experiencia… con más facilidad podrás articular un discurso que capte la atención, que dé en el clavo, con el que se sientan identificados, de forma muy orgánica sin necesidad de autoafirmarte al inicio. Porque además, cuando te pones en un escalón superior estás de alguna manera marcando las distancias, dificultando que te vean como a «uno de los nuestros». Eres el catedrático en su estrado, el cura en su púlpito. Escuchadme y hacedme caso, que por algo yo estoy aquí arriba y vosotros allí abajo.
Esto no significa que haya que renunciar a jugar con el principio de autoridad. Pero es algo que se puede hacer de forma más sutil, introduciendo un comentario casual aquí, metiendo una anécdota allá. Elementos secundarios, matices que enriquecen el relato sin restarle protagonismo. Porque lo importante, insisto, no eres tú; son ellos.. Y eso debería notarse desde el primer momento.
Elige la historia que quieres contar
Hace unos días veíamos en casa una peli, comedia española sin demasiadas pretensiones; las peripecias que rodean a la celebración de una boda (se llama «Ahora o nunca«, por si alguno la quiere buscar).
Los guionistas tenían mucho material entre el que elegir. Podían centrarse en la personalidad del novio, un tipo cuadriculado y obsesionado con hacer planes. Podían centrarse en las peripecias del novio, su padre y su suegro intentando llegar al lugar de la boda con el vestido de la novia. Podían centrarse en la novia y sus amigas, cada una con su caracter. Podían centrarse en la relación de la novia con la suegra manipuladora. Podían centrarse en el rol de la suegra «nueva rica» en contraste con sus orígenes humildes. Podían centrarse en la familia de la suegra. Podían centrarse en las diferencias entre las familias de él («ricos») y de ella («humildes»). Podían centrarse en la despedida de soltera (ella le pone los cuernos con un discjockey en la despedida de soltero, éste le chantajea). Podían centrarse en el viaje de los invitados (van todos en un autobús). Podían centrarse en las diferencias culturales (la boda se celebra en Inglaterra). Podían…
En cada una de esas opciones podría haber habido un tema principal para una película digna, una historia que contar. Y sin embargo, ¿qué hicieron? Pues meterlo todo; un batiburrillo de ideas, ninguna de ellas desarrollada en profundidad, y todas compitiendo por su minuto de gloria llevando la atención del espectador de aquí para allá. Como resultado, un pastiche bastante petardo.
Acabó la peli, y me quedé pensando en cuántas veces sucede lo mismo cuando vamos a comunicar algo, hacemos una presentación, damos una charla, escribimos… Tenemos muchas ideas, queremos meterlas todas, no apostamos por una porque nos da miedo que resulte «insuficiente», o que sea aburrido. Llenamos y llenamos espacio olvidándonos del hilo argumental, de la idea fuerza que queremos transmitir. Y el resultado es un mensaje diluido, flojo, intrascendente… y una audiencia que no sabe muy bien qué es lo que queríamos decir.
Así que ya sabes. La próxima vez, decide de antemano qué historia quieres contar, y cíñete a ella.
¡Simplifica el gráfico!
Estaba dando una vuelta por LinkedIn cuando me he topado con un gráfico que alguien compartía. El típico gráfico de «consultor que se ha venido arriba». Una tabla con 6 elementos en un eje, y 13 en el otro. Cada casilla de cruce entre los dos ejes pintada de uno de 4 colores, con un significado que pone abajo en la leyenda. Y estas casillas unidas entre sí por flechas (algunas que van de derecha a izquierda y otras de izquierda a derecha, unas más largas y otras más cortas). Adicionalmente, dos o tres explicaciones con llamadas en determinadas intersecciones.
Me puedo imaginar al consultor que hizo el gráfico. Yo he estado ahí. Esa sensación de triunfo cuando consigues, después de darle muchas vueltas, reducir un montón de información a una sola hoja. «¡Toma, he conseguido meter 15 cosas en una sola diapositiva! ¡Soy la repolla! Joder, es que es brillante, ¡está todo aquí!»
Sí, amigo. Está todo ahí. PERO NO SE ENTIENDE. A ti, que llevas rumiando la información semanas, te puede parecer autoexplicativo. Pero para alguien que se enfrenta a la información por primera vez (como posiblemente sea el caso de quien se cruce con tu gráfico de las narices) es un auténtico jeroglífico difícilmente comprensible.
El objetivo de presentar una información de forma gráfica es facilitar su comprensión. Si un gráfico tienes que explicarlo, entonces es un mal gráfico. Ocurre como con los esquemas, o con los mapas mentales; muchas veces son un ejercicio de síntesis fantástico, pero solo sirven a quien los ha elaborado. Son el resultado de un proceso; pero lo valioso es el proceso, no el resultado.
Así que, si vas a hacer un gráfico para un tercero, piénsalo bien: ¿qué idea es la que quieres transmitir? ¿cómo puedes hacerlo de la forma más directa y simple? ¿se entiende de un primer vistazo? Si no, tendrás que trabajarlo más. Porque muchas veces cuesta más trabajo lo simple que lo complejo.
Deja que otros hagan sus diagramas
El otro día veía cómo un contacto en mis redes compartía la presentación que había utilizado en una charla reciente. Muy aparente, sin duda. Y con unos cuantos de esos diagramas-resumen que tanto nos gusta meter en las presentaciones: unos círculos por aquí, unos bloques apilados, unas flechas que unen unas cosas con otras, unas pocas sabiamente elegidas…
Y me hizo pensar.
Cuando uno es el que «prepara la presentación», estos diagramas son prácticamente la culminación del proceso. «¡Sí! ¡Por fin! Aquí está condensado todo mi conocimiento, todos los aspectos clave perfectamente interrelacionados entre sí, todo resumido en un único gráfico que cualquiera puede llevarse a casa. ¡Lo conseguí! ¡Es brillante! ¡Me deberían adorar!»
Sin embargo, visto desde fuera, lo que se observa es demasiada información, demasiado resumida, con conexiones no tan evidentes. El significado para el uno y para los otros es muy diferente.
Ocurre con estos diagramas como con los resúmenes, como con los mapas mentales, como con el sketchnoting. Y es que cada uno tenemos nuestra propia forma de interpretar una información, que depende de nuestro contexto, de lo que ya sabíamos (del tema del que se trate o de otros con los que podemos relacionarlos), de cómo funciona nuestro cerebro a la hora de asociar ideas o representarlas…¿Qué nos ha resultado interesante? ¿Cuáles son las relaciones que hacen que todo tenga sentido? ¿Cómo nos parece más útil organizar la información?
Ocurre entonces que lo que para el que elabora la presentación es el no va más de la perfección, no le dice absolutamente nada al que está al otro lado.
Tendemos a pretender que el otro vea el mundo exactamente como nosotros lo vemos; pero eso es absolutamente imposible. Mejor centrémonos en darle datos, en resolver sus dudas. Dejemos que él se haga su composición de lugar, su resumen, su diagrama. No será igual que el nuestro… pero para él tendrá mucho más significado.
Cómo presentar a un CEO
Digo CEO, pero en realidad quiero decir «cualquier directivo con mucho poder, de esos a los que en muy raras ocasiones tienes ocasión de presentarles algo y un día te toca hacerlo». Eso, dependiendo de la organización en la que estés, y del nivel que ocupes en ella, puede ser una cosa u otra. Pero las conclusiones son muy parecidas. Vamos allá:
- Sé consciente del desequilibrio. Para ti es una reunión «estrella», especial, la más importante de la semana, del mes, puede que del año; para él es una de las muchas que tiene a diario, y muy probablemente ocupa un nivel modesto (con suerte) en su lista de preocupaciones. Para ti supone hablar del trabajo que ocupa gran parte de tu tiempo, para él supone escuchar una de tantas cosas que reclaman su atención. Tener en cuenta este desequilibrio ayuda a ponerse en situación.
- Sé breve. Tendemos a pensar «ésta es mi oportunidad, voy a aprovecharla» y queremos meter muchas cosas en el tiempo previsto de la reunión, demostrar lo mucho que hacemos y lo mucho que valemos… y corremos el riesgo de abrumar. Evítalo. Cuenta lo que tienes que contar, ni más ni menos; si encima consigues acabar antes, el directivo y su agenda (siempre sobrecargada) te lo agradecerán. Si llega el final de la reunión (o entre medias, si se da el caso) y su agenda se lo exige, el directivo se va a levantar de la mesa sin dudarlo (y le va a dar igual si tú has dicho todo lo que tenías que decir). Así que sé muy consciente del tiempo que tienes, y úsalo sabiamente.
- Da contexto. Tu proyecto es tu «día a día», pero para el directivo es uno de tantos del que probablemente hace siglos que no tiene noticia. Aprovecha el principio de la reunión para «refrescarle la memoria», recordarle en qué consiste el proyecto, por qué lo estás haciendo, en qué estado está, cuáles son sus objetivos… como si se lo contases a alguien de la calle.
- Ve al grano, no te pierdas en detalles. Es difícil, porque «el detalle» es nuestro día a día, y ser capaz de resumir y concretar todo nuestro trabajo en unos pocos puntos clave es muy difícil, y siempre tenemos la sensación de que nos dejamos «algo importante». Pero no, ese cuadro complejísimo no es importante, esa tabla de datos hipersegmentados no es importante. No te centres en eso, sino en los mensajes clave. Hílalos bien, que se vea claramente la lógica de la presentación y del proyecto. Si por lo que sea se produce una discusión sobre un punto concreto, intenta volver cuanto antes al hilo conductor. El directivo no va a seguirte en los detalles; lejos de impresionarle, va a desconectar y vas a perder la oportunidad de que se quede con lo relevante.
- Aún así… prepara el detalle. Una presentación al CEO es como un iceberg; tú tienes que centrarte en «lo que sobresale» (los mensajes clave), pero tienes que estar preparado para responder sobre «todo el detalle que está debajo». La mente del CEO es imprevisible; a lo mejor, quién sabe por qué, en un momento determinado te pregunta por un detalle concreto (un dato, los entresijos de un procedimiento, o del funcionamiento de algo) y hay que saber responderle con seguridad. Nada pone a un CEO más nervioso que la sensación de «esto no está bien atado». Se supone que es tu proyecto, que lo tienes bien acotado… pero lleva materiales de apoyo, hazte acompañar de las personas de tu equipo que controlan el detalle que a ti se te escapa… por si acaso.
- Busca enfatizar la coherencia con el resto de la compañía. El CEO es el responsable de todo. Tu proyecto no debe ser un ente aislado, sino que tiene que tener relación con la estrategia, con otras áreas de la empresa, con otros proyectos en marcha… si te esfuerzas en poner en valor esa relación, ese encaje, ese impacto… el CEO quedará más tranquilo. Como detecte incoherencia, se va a poner nervioso. Y un CEO nervioso no nos gusta.
- Atento a sus reacciones. Así como otros interlocutores pueden ser más amables o discretos, los directivos suelen ser bastante expresivos. Si se están aburriendo, lo notas. Si han perdido el interés, lo notas. Si tienen prisa, si algo no les cuadra, si toman una nota, el tono en el que hacen un comentario… todo ello son pistas que te pueden servir para la propia presentación (para avanzar más rápido, para obviar los detalles, para volver sobre un punto que no haya quedado claro), y también para el futuro (a veces una ceja levantada por un CEO es el feedback más poderoso del mundo). Es importante ser consciente de esas reacciones, y ser capaz de reaccionar con flexibilidad.
- Consistencia en las formas. No se trata de hacer la cojopresentación con gráficos alucinantes, despliegue de medios y de sonido. Basta una presentación aseadita. Pero que el tipo de letra sea siempre el mismo, que los títulos estén siempre en el mismo lugar, que los gráficos sean del mismo estilo, que se vea suficientemente bien… Las plantillas son tus amigas (pero si puedes evitar la plantilla «por defecto», o los colores de los gráficos de Excel «por defecto», mejor). A lo mejor soy yo, pero tengo la sensación de que una presentación descuidada está transmitiendo que ese mismo nivel de «descuido» lo tienes en tu trabajo.
- Evita los errores tontos. Una errata, un fallo ortográfico, una frase mal redactada, un gráfico incoherente, una tabla de datos que no suma bien, unos porcentajes que no suman el 100%… seguro que son detalles sin importancia, a todos nos pasa, pero curiosamente parece que los directivos tienen un ojo clínico para detectarlos. Y un error de ese tipo puede hacer que toda tu credibilidad se venga abajo. Así que toca repasar varias veces, pedir a alguien que revise… que no se nos escape ninguna de esas tonterías.
- Ojo con los compromisos. Por mucho que les cuentes cosas cualitativas, los directivos tienen tendencia a fijarse en datos cuantitativos. Cuál va a ser el ahorro que vamos a obtener, cuánto nos va a costar, en qué fecha lo vamos a tener, a cuántas personas va a afectar. Y esos datos se les van a quedar grabados, y a partir de ahí te van a medir en función de ellos. Así que sé muy prudente con los datos que les proporcionas, cúbrete tanto como puedas, y sé consciente de que eso ha quedado cincelado a piedra en su mente.
- No te lo tomes demasiado en serio. Es difícil, porque el CEO es el CEO, y su opinión puede ser (insisto en el «puede») muy importante. Puede cargarse tu proyecto, tu equipo, tu propio trabajo… de un plumazo. O puede darle un impulso definitivo. Pero no deja de ser una valoración externa. Tú conoces tu trabajo, sabes lo que haces bien, sabes lo consistente que eres, la relevancia de lo que estés haciendo. Tu trabajo merece la pena más allá de esa presentación. Tampoco le otorgues a la reacción del CEO más importancia de la debida; puede tener un mal día, puede tener un carácter visceral… pero es posible que en cuanto salga de tu reunión (incluso durante la misma) su cabeza se centre en otras muchas cosas y se olvide de ti. Acabada la reunión, tú sigue con lo tuyo.
Al final, por encima de todo, lo importante es transmitir la sensación de que tú eres un buen profesional, que el trabajo que estás haciendo tiene sentido y que lo estás realizando diligentemente. Si es así, el CEO (que tiene otras mil cosas de las que preocuparse) te dará inconscientemente espacio y tiempo para trabajar. Si alguna de las cosas anteriores falla, entonces pasas a transformarte en fuente de preocupación… y eso nunca es bueno.